質問

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ビジネスマナーについての質問です。

会社などで、何かを購入(委託)するときに数社から見積もりをとって最も安い業者に発注することってありますよね。
そのとき、契約に至らなかった業者への連絡についてなんですが、どういう言い回しが適切でしょうか?
詳しい方教えてください。

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回答 (4件)

確かに伝えるのが嫌な事ってありますよね。
でも、air blueさんは金額と言う合理的な理由で断れるからまだ良いですよ。中には金額的には他社より低かったのに上からの圧力で断る事になるようなケースもありますから。

さて、契約に至らなかった業者への連絡は、大きなチャンスだと捕らえてやった方が良いと思います。チャンスと言うのは、この機会を上手く使う事によって、その業者から次回より良い条件を得る事ができるかもしれず、更に相手からの信頼を得る事ができるからです。

気を付けることは、
・他社からの条件を明確には言わない。
相手は「どこがいくらで提示したんですか」と聞いてきますが、これに対し明確には答えません。簡単に答える人は逆に他の会社にその業者の見積もりをペラペラ話す人だと思われかねないからです。答え方としては「御社より相当低い見積もりを出された会社が複数ありました。それぞれの会社さんとの信頼関係もあるのではっきりと申し上げる事はできませんが、5%くらい安いレベルと考えてください。」って感じです。

・多少はったりをかます。
上記の答えの中の「5%くらい」と言うところは、曖昧に答えますが、実際より少し多めに言います。7%くらいだったら「一割弱」とか、10.1%くらいだったら「一割以上違いましたよ」とか。これにより、その業者は次回どの程度頑張らなければいけないかと言う設定を多めに行う事になります。但し、嘘はいけません。嘘にならない程度のはったりは許されます。

・最初と最後に必ずお礼。そして最後に次回の期待。
最初と最後は必ずお礼をしますが、電話/面談の中で一回も「申し訳ありません」とか「ごめんなさい」という言葉は発しません。なぜならこちらは悪い事はしていないのですから謝罪は必要ないし、こういう場面で謝罪する人は本当に謝罪する場合に受け入れられなくなります。
そして最後は次回の期待を持たせる話をして、「またよろしくお願いいたします、ありがとうございました。」と爽やかに話を終わらせます。

頑張ってください。

この回答へのお礼

幸いにも私の例では「合理的な理由」が必ずありますので、そういった意味での断りづらいことはないのですが、世の中にはいろいろなケースがあるんですね。

>電話/面談の中で一回も「申し訳ありません」とか「ごめんなさい」という言葉は発しません。なぜならこちらは悪い事はしていないのですから謝罪は必要ないし、こういう場面で謝罪する人は本当に謝罪する場合に受け入れられなくなります。

ハッと我に返りました。ついつい「申し訳ありません」と言ってしまいがちですが、見積額は、「この金額なら売ります(この金額以下では採算その他の面で折り合いがつかないのでお断りします)」ということですよね。なにも悪いことはしていない、丁寧に伝えれば問題ないように思います。きちんとした対応ができそうな自信(みたいなもの)が出てきました。
ありがとうございました。

No.1のjanvierです、
 なんだ、そうですか、電話で連絡ということなんですね。ならもっと簡単。
 .....この度の○○の件、お見積りを頂いていましたね。あの件のことですが、あれから検討させて頂いた結果、今回は他社さんのお見積りで決定させていただくことになりました、まあ、これに懲りず、次回もまたよろしくお願いしますよ、とりいそぎお伝えします、いやどうも....ぐらいだって十分。

 でも、相手も書面で出して来ているんだから、できれば書面で回答した方が儀礼としていいと思いますが。

変に繕って言うよりは、ストレートに理由を言って次回への参考としてもらう方が良いと思います。

もし、値段で決めたのであれば、
「今回は価格優先で決めさせていただきましたが、残念ながら(価格差を言ってあげるのはケースバイケース)他社さんに決めさせていただきました。次回は何とかお願いしたいと思っていますのでよろしく・・・」という感じでしょうか。
価格以外の理由で決めたのであれば、次回も応札してもらえるように、ストレートに理由を説明してお断りと今後の継続取引への思いを告げるようにしましょう。

お気づきのように、本来は、見積を依頼する時に「見積もり合わせであること」「業者決定のキーポイント」を的確に説明しておくことが大切です。そのことが、断るときに変な遠慮や憶測を排することにつながります。

この回答へのお礼

>見積を依頼する時に「見積もり合わせであること」「業者決定のキーポイント」を的確に説明しておくことが大切です。

そうですよね。見積もり依頼の時点で業者選定の条件は示しているのですから、相手も競争に負けた理由はおおよそ分かっているはずです。しかも「他社の見積もりよりも金額が高かった」という理由であるならばその業者の営業努力が足りないともとれるので、断るときに変な遠慮は不要ですよね。
30そこそこの私が40~50代の○○支店長、○○営業部長と呼ばれる方たちを相手にしているので気後れしてしまうのが一つの原因だと思います。ただ、そういう方々にこそ持って回った言い方は失礼なことだと肝に銘じます。(向こうもプロですもんね)
ありがとうございました。

 こういうこと、これまで何百回もやってきたはずですのに、いまだにどこかスッキリできない、難しいものですね。。。。
 とにかく言葉は丁寧に、しかし、伝えることは簡潔で正確にということしかないと思います。相手の気持を察するあまり持って回った表現をしたくなりますが、これはかえって失礼にあたります。

 あくまでもこの場の即興ですが.....この度当社企画の○○の件に関しまして御社に於かれましてもお見積書のご提示を頂いておりましたが、処条件につきまして詳細にわたり検討させて頂きました結果、今回は他社様ご提示のものを採用することと合いなりました。つきましては大変お手数をお掛け頂きましたことにつきまして御礼を申し上げますとともに、右お伝え申し上げますウンヌン........といった感じでしょうか。

この回答へのお礼

分かりづらい私の質問を、わかりやすく整理していただいたようでなんだか恥ずかしいです。

>相手の気持を察するあまり持って回った表現をしたくなりますが

まさにそのとおりです。ツボにはまりました。
丁寧で、しかも簡潔明瞭に、言いにくい部分をさらりと直球で伝えたい。そう思ってはいるのですが、いざ電話をするとうまく要点を伝えることができず、主旨を話したあとで相手のフォローのつもりで、取り繕ったりしている自分がいて、いつも情けない思いをしています。

janvierさんのアドバイス大変参考になりました。丁寧すぎて私には歯が浮きそうな気もしますが、私なりにアレンジして今後の事務に生かしたいと思います。本当にありがとうございました。

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