共有する書類の整理の仕方について（サイズばらばら）

Question

教えてください。地図をお客様からFAXしてもらい、それを元に仕事を割り振ります。

用紙のサイズは地図によってさまざまで、枚数も一件につきバラバラです。B3,4,5・A4,3で１～５枚位です。

現状は、主任が、送られたFAXを「引出し式書類ケース（5段）」に入れていってます。

問題は「未使用」「使用」と引き出しに分類されてますが、すぐに必要なとき探すのにとても時間がかかることで、電話の問い合わせに「ちょっと待ってください」と言わざるを得ないことです。。

お客様ごとに地図があるので、中を広げて（A様は○○市..）と確認しなければいけなくて、主任が留守の時は、全部広げてみて発見することもしばしばです。

スキャナを使うのが一番でしょうか？ただ主任のパソコンは98でとても重いので、地図データをファイルで管理するのを嫌がります（自分は何枚目にあるか分かってるんで）

その地図を持って営業社員が出向くので、穴を開けてファイルするのも面倒になるし、サイズが大きく違うこともありますし・・。

何か良い案があれば教えていただきたいです。お願いします。

sou99 · Accepted Answer

こんにちは、こんな方法はどうでしょうか？

　まず、同じ（強調）サイズのクリアホルダーを使う。（折ってもいいならＡ４ダメなら最大サイズのＡ３）クリアホルダーなら数枚でも穴を開けずにまとめられて、営業の人も持ち歩けますし、多少の汚れも防止できます。

　カラーのクリアホルダーを使ったり、インデックスをホルダーにつけたりして振り分けたい種類で区別する。（お客様の名前か地域別とか）
　ポイントは、インデックスやホルダーは質問者さんが用意したとしても、主任さんに送られた地図を必ずホルダーにいれて箱に入れてもらいます。これで地図が送られてきたと同時に仕分けも完了します。

欲を言えば、ホルダーに最低限の情報（顧客名：住所：担当者）のメモか情報カードを入れておくと良いですね。そうすれば地図を出さずに問い合わせの際に返事ができます。

引き出し方の書類ケースで整理されているとのことですが、引き出す動作は手間を増やしています。ファイルボックスなどをつかって本棚のように縦置きしたほうがいいですよ。

ネックはおそらく主任さんだと思います。しかし、会社の複数の人間が使用する地図ですから誰が見てもわかるようにするのは主任さんの義務です。がんばって協力してもらってください。

jyamamoto · Answer

足元の解決策にはならないかも知れませんが、長い目で見た解決策として、パソコンに地図ソフトを入れて、パソコン上で管理することを検討されてはいかがでしょうか？

最近は、住宅まで入った地図ソフトもずいぶん安くなっています。一度入力すれば、ずっとデータは残りますし、必要な場合は、その箇所だけ好きなサイズに印刷可能です。
また、一度出向いたお客さんの近くであれば、一緒に印刷すれば場所もわかりやすいでしょうし・・。

一度、どなたか本格的に研究されたらいかがでしょうか。

sirayukihime · Answer

初めまして。
コピー機を利用して用紙の大きさを統一してはいかがですか？
あと各地図ごと或いは顧客名ごとに一定の枚数をコピーしておけば、営業さんが一枚ずつ持って出たら、その枚数分、補充しておくだけで済みますし。
そのうえで「引出し式書類ケース」を必要なだけ購入してもらって、地図の種類ごと或いは顧客名ごとに引出し一段を使用する。
その引出しの前面に「あいうえお」順なり「ＡＢＣ」順なり一目で分かるようにシールを貼っておく。

yetinmeyi · Answer

お客様名を『あいうえお順』にしてファイルしておくのはどうですか?

共有する書類の整理の仕方について（サイズばらばら）

こんにちは、こんな方法はどうでしょうか？

足元の解決策にはならないかも知れませんが、長い目で見た解決策として、パソコンに地図ソフトを入れて、パソコン上で管理することを検討されてはいかがでしょうか？

初めまして。

お客様名を『あいうえお順』にしてファイルしておくのはどうですか?

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