他人とのデータのやりとりについて

Question

初歩的な質問で恐縮です。

パソコンで他人と
メールやファイルのやりとりをする場合、
自分がどんな環境だということを説明すれば、
相手の方は助かるのでしょうか。

もれなくお教えいただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

info22 · Accepted Answer

>私の使っているメールソフトはOutlook Express 6 ですが、メールソフトによって
開けるファイル形式や添付ファイルの圧縮形式は
決まっているのでしょうか。

大きく分けてHTML形式とTEXT形式メールがあり、HTML形式メールを受信できないTEXTメール専用メールソフトやUNIXのメールソフトがある。メールで使われる漢字コードがEUCコード/JISコード/シフトJISコード/UNICODE(UTF-7 or UTF-8)があり、送信側と受信側で漢字コードが異なるとメールが文字化けして読めない。添付ファイルの圧縮形式にもBase64/uuencode/BinHex 4.0の3通りあり、これらを自動認識できないメールサーバでは添付ファイルが開いても文字化けする。WindowsPC同士ならbase64が通常の圧縮形式を使います。
このような約束事が全部合わないと受信されたメールが正しく読めなくなります。
幸いWindowsパソコンでメールソフト（メーラー）としてOutlook ExpressのText形式またはHTML形式でメールをやり取りしているといえば、送受信相手もOutlook　Expressを使ってくれれば正しくメール送受信ができます。送受信相手がTEXTメールしか受信できない、添付ファイルは読めないというLinuxパソコンでメールを受信しているとすれば、Outlook ExpressでText形式メールに制限し、添付ファイルは使わない。送信相手がMac OS Xというパソコンを使っているなら、漢字コードはEUCコードを使うか、EUCコードに変換してメールの本文を書き、添付ファイルはBinHexで圧縮して送るなどが必要になります。

>メール利用環境とは、
回線の種類やプロバイダ名のことでしょうか。

互いのメールアドレスを持つプロバイダーのメール受信簿のハードディスク容量、受信可能な1通のメールの最大サイズ、メールの分割受信の可否、Webメール/TEXTメーラーのどちらか、添付メールの可否などです。

Windows　PCでは、漢字コードはシフトJIS漢字コードが標準ですが、Mac OS X　PCやLinuxPCやSolaris OS PCではEUC漢字コードコードが標準で、その他のUNIX計算機ではEUCコード/Shift JIS漢字コードが使われ、メールの本文がそれぞれの漢字コードで書かれます。漢字コードが異なる計算機の利用者相互間でメールを送受信する際は、相手の計算機環境でメールが読める形式でメールを送信してやる配慮が必要になります。相互にメールを交換する際の環境が異なる場合、互いに相手の環境にメールの形式を合わせ安いような形式にしてメールを交換するようにします。相手がどの形式のメールなら正しく受信できることが分かっているなら、それにあわせやすくなります。同じOutlook　Expressを使ってメールを送信する場合、相手がWindows　PCで同じ Outlook ExpressまたはMicrosoft Outlookを使っていることが分かっている場合を除いて、TEXT形式のメールでメールを送信するようにします。

info22 · Answer

ANo.5の質問試行の訂正の補充です。

>「表示されないように」とは、
「表示されるように」ということでしょうか。

すみません。ミスですので訂正します。
「表示されるように」が正しいです。

info22 · Answer

ANo.4の質問の補充回答です。

>メール受信簿とは、どういう意味でしょうか。
メールボックス（私書箱）とも言います。主にあなた宛に着信したメールを溜めておく場所です。
メールアドレスを発行しているプロバイダーやメールサーバの管理者から割り振られている最大利用可能なメールサーバのハードディスク領域を指します。つまり、あなたがメールサーバに置いている受信メールを保存して置けるディスクスペースのことです。
ここが一杯になるとメールが受信できなくなります。
この受信簿を一杯にしてしまうような大きなメールや大量のメールを一度に送らないように互いに気をつけます。この領域にはメールを溜め過ぎないようにして、自分のパソコンにメールを受信して、ディスクスペースを充分空けておくようにします。

>添付メールとは、
添付ファイルの付いたメールのことでしょうか。
そうです。
デジカメ画像ファイルやワード、エクセル、パワーポイントの文書ファイル、動画像ファイルなどを添付することが多いですね。

>Acrobat Reader のバージョンは、
とくに相手に伝える必要はないのでしょうか。
伝える必要はありません。IEなどのブラウザのセキュリティ対策や最新のPDFファイル作成ソフトで作られたファイルが正常に表示されないように、最新バージョンにしておくことは必要です。

itocon · Answer

そうですね。
あとはオフィスやホテル等から利用の場合は
プロバイダ以外の管理者が介在しますので、
そこの管理者に聞くのも手ですね。

itocon · Answer

「ファイルやメールを送付する途中で止まる」
「送付スピードが遅い」

-＞回線の種類をお互いに知っていると良いかも。
(光／ADSL／ダイヤルアップ)

「添付ファイルが送れない」
-＞プロバイダによっては制限があるかもしれません。

「メール自体送れない。」
-＞相手がケータイだと『ドメイン指定拒否』を使っているかも。

いかがでしょうか？

info22 · Answer

助かりますね。
もちろんあなたも相手の環境を知ってやり取りしないといけませんね。

メールは、相手のメールソフトで受信し、開けるファイル形式や添付ファイルの圧縮形式を使い、相手のプロバイダーのメール受信簿のHDサイズを圧迫するようなファイルの送りつけや1通の受信ファイルサイズ制限以内であること、1通のメールに添付するファイル数、Webメール/Textメールのどちらでの受信を望んでいるのか、添付ファイルについても、添付を開けるファイルの圧縮形式、メールの分割送信の可否、OFFICE（ワードやエクセル）のバージョンを合わせる（相手があなたより古いバージョンのOFFICEしかもっていない場合は相手は文字化けして開けない可能性がある）、相手とあなたの持っているパソコンがMACとWindowsの場合は特に相手が読めるフォントや添付の圧縮形式で送ること、などですね。

逆も真なりで、相手にとってもあなたのメールソフトやメール利用環境、受信データのファイルを開くためのソフトとそのバージョン情報など、相手に伝えておいたほうが、スムーズに情報交換ができます。

他人とのデータのやりとりについて

>私の使っているメールソフトはOutlook Express 6 ですが、メールソフトによって

ANo.5の質問試行の訂正の補充です。

ANo.4の質問の補充回答です。

そうですね。

「ファイルやメールを送付する途中で止まる」

助かりますね。

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