現在、社長の秘書をしている者です。
「重役秘書リナ」というマンガを読んで、自分も
ボスがより前向きに仕事をできるようにするための
サポートをしよう、とは思ったのですが、はたして
『秘書としてどのような能力を高めていけば良いのか』
と悩んでいます。秘書検定などを受けることも最低限の
ラインをクリアーしておという意味ではいいかな、とも
考えたのですが…
結局自分がどのような秘書になりたいか、ということに
尽きるのだろうとは思いますが、よろしければどなたか

「『秘書』としてこんな勉強・努力・心がけをしている」
「『秘書』というからにはこれくらいは身につけておくべきだ」

といったご意見・ご経験をお聞かせください。お願いします。

A 回答 (5件)

この前の回答で、連絡先が規準により編集されていましたので補足します。


これからサラリーマン全盛の時代から独立起業家の多い時代になると思われますが、そのとき秘書の存在は才能ある起業家の能率を倍加する重要な可能性を持っています。
大企業の重役秘書とは少し違った個人事務所の秘書像も、やりがいがあるものとして視野に置かれてはいかがでしょうか。
企業の実際としては、秘書検定の資格を考慮して採用した時期があったが全く関係がなかったと聞きます。(私、企業のコンサルタントもしています)
紹介する秘書研修はその点、秘書の状態がガラリと変わると評判です。
上司とペアでの受講も勧められている珍しいセミナーです。

参考URL:http://members.tripod.co.jp/nwy
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秘書業務の中で、各種実務知識や技能ではなく、秘書としての動き方の基本原則について集中的に指導しているセミナーがあります。


過去の秘書学の参考書の、意見に過ぎないような記述の多さに問題を感じ、役に立つ部分の抽出・凝縮をはかる仕事において派生した研究から生まれたプログラムだということで、二日間です。
秘書の本には「秘書は気が利かなくてはいけない」と書いてあるが、どうしたら気が利くのかは書いてないものです。この秘書研修は逆にそこを解明して指導しているのが特色ということで、私は受講していませんが知人が何人か受けました。著作権の管理が厳しく、習ったことをみだりに漏らさない誓約書を出させられます。
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4年間だけ秘書のしごとをしました。


自分が完璧だったとは決していえません。
本当に多くの事を勉強させてもらえました。

心がけていたことは、

○ボスの知りたいこと、ボスが聞くであろうことを、常に予測しながら動く。聞かれたら、待たせずにすっとそれが出せる状態にしておくことです。
そのために、ありとあらゆる情報は、完全に、システマティックにまとめて表にしておいたり、ファイリングして常に近くに置いておく。

○多くの経済誌、新聞に目を通す。
その日に起こるであろうことを、朝のうちに予測して、
準備しておく。

○誰に対しても感じよく。喩え頭に来る人がいても、絶対に切れないで冷静に!・・そのうち自分の感情(怒り)とは切り離す事ができるようになってしまいました。

○謝るのが仕事。自分のせいではないのに、かわりに謝ることが多いのが秘書の仕事。これも、自分の感情とは切り離して、でも表面上は、非常に申しわけなさそうに謝る事ができるようになっていました。

○周りの人が話しているビジネスの内容、お客さんの雑談なども、何気なく,すべて聞いておく。
秘書にわざわざ話してくれることは、案外少ないもの。
自分から積極的に、「盗み聞き」すること。

○ちやほやしてくれる人は、自分にではなく、肩越しの「社長に」対してしてくれているので、絶対カン違いしない事。陰で笑われてしまいます。自分は「ただの秘書」を忘れないように。

○宴会、お土産、お祝いに使える、センスの良いお店、お菓子、高級な品物等を、常にアンテナを高くして探しておく。

○基本的なコトバ遣いや、お手紙の書き方、食事、その他の作法等。

○そんないまさら、とおもうかもしれないけど、一番大事なのは笑顔。社長の心を和ませるのは非常に大きな秘書の仕事です。
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大手電機メーカーの役員と一緒に仕事をするチャンスがありました。

その経験から言うと・・・

役員秘書は、この会社の場合は女性が多かった。
主に役員同士や事業部長、外部の役員や幹部達への
アポイントやコンセンサスが多かったですよ。

仕事をGETしそうな時などで
会社内部のどの事業部に仕事を振ればよいのか?
などの社内に精通する事も、役員秘書同士で情報交換
していて、役員同士又は対幹部などとの商談を
スムーズに運ぶ為のあらゆる仕事と言えばいいのでしょうか?

また、外資系では、
EAという会社のトリップホーキンスとビジネスアライアンスを組んだ時の体験では、

役員秘書は、役員=その事業を任せられているCOOが多く、その為に、予算編成、スケジュール調整、部下への師事命令情報提供、ミッションの報告書を収集整理と役員への報告レポート、テープに声を吹き込んだ内容などをライティング、簡単な説明や情報収集などは秘書が代行、さまざまな事を幅広く行うみたいでした。

役員達は、腕の立つ秘書をいかに側近におけるのか?などについても、色々とあるみたいですね。

日本の役員と、米国企業の役員との決定的違いは、決定までの判断と時間でしょう!
役割が非常に明確な為、自分で判断できる事、そうで無い事などが自分で正確に理解できている為に判断が速いのです。

どちらのこの仕組みが良いかは、CEOの考えややり方によって変わると思うので一概に言えませんが、決断の遅さは定評ある日本ですので、そろそろ仕組みを変える決断をされてみてはどうでしょうかね。。。

また、秘書には雑務は絶対にさせないのが鉄則です。
もし、秘書でも雑務をさせる所であれば貴方の本来の秘書の仕事は徐々に出来なくなるでしょう!
理由については、CEO教育コースなどで勉強してみて下さい。秘書になる上で非常に有益かと思いますので。。。
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「社長の不得意な分野をカバーするよう努める」


「社長の知りたそうな情報を集めておく」
というのはいかがでしょうか。

そうすれば少なくとも社長には喜ばれますし、
ビジネスもうまく進むと思います。

fj1さんの将来を狭めるような意見ですが、
とりあえずそういう観点でキャリアを積むのも
いいかと思います。

以上、部長秘書を毎日見ている平社員のQuickCでした。(^^;
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