例えば、小さな通信販売のお客さんの台帳を作る場合、アクセスというソフトだと何がよいのでしょうか?エクセルよりも使いやすいのでしょうか?
また、操作はガイドをみれば理解できますか?

A 回答 (3件)

通信販売の業務について良く知りませんので、一般的な話として述べさせてもらいます。


単に名簿を管理する程度のことなら、エクセルでも検索や並べ替えの機能ぐらいは持っておりますし、マクロ(VBA)を活用すればそれなりの自動処理も可能ですので、十分対応できると思います。
ただし、エクセルではお客さんそれぞれの情報を単票として表示したり印刷したりするような使い方には向いていません。このような場合にはデータベースソフトが有用です。
ところで、一口にデータベースソフトと言ってもその中にはかなり簡単な処理しかできないもの(その分とっつきやすく、操作の習得も楽)から、アクセスのように相当の作り込みまでできるようなもの(その分ハードルが高い?)があります。単票処理だけが目的ならば、アクセスよりも(私は使ったことがないので、本当のところは良くわかりませんが)ファイルメーカーのようなカード型データベースの方が使いやすいと思います。場合によっては、たとえば年賀状の宛名ソフトなんかを活用しても、それなりのことはできるのではないでしょうか。
それでは、どんな場合にアクセス(のようなリレーショナルデータベース)が有用なのでしょうか。結論から申し上げますと、『複数のテーブル(表)を関連付けてデータベースを構築する』時に有用となります。
これだけではわかりにくいと思いますので、例をあげてみます。たとえば、お客さんの名前、住所、電話番号などの顧客情報の一覧表があり、別に注文ごとの顧客番号、受注日、商品番号などの受注一覧がある場合、アクセスならこれらの表を関連付けて、たとえばあるお客さんの過去の購入履歴を簡単に表示させたり、あるいは新たな注文がきた時に顧客番号を入力するだけで住所や電話番号が記入された発送伝票を印刷したりすることができます。(エクセルで同じ情報を管理しようとすると、表を一つにまとめることが必要ですので、注文ごとに顧客の名前、住所、電話番号などのデータも入れることになり、表が巨大になって、管理が非効率的です。)
また、品目とその在庫状況のテーブルと仕入元データのテーブルを用意してこれらを関連付ければ、(発送伝票の発行で在庫数を減ずるような細工をすることで)在庫がある数量以下になった時点で自動的に発注伝票を印刷するといったことも可能です。
さらにマクロやVBAを使えば、独自のアプリケーションを比較的容易に(とはいってもプログラミング未経験の人には多少敷居が高いか?)組むことができるのも魅力です。
さて、アクセス習得の難易度ですが、完璧に使いこなそうと思うと相当奥が深いといえます。一方で、とりあえず簡単なデータ管理ということでしたら、ひるむことはないと思います。
そうは言っても、これまでまったくデータベースソフトを使ったことがない方でしたら、データ操作のイメージをつかむために、とりあえず簡単な入門書を購入されることをオススメします。その後はオンラインヘルプ(これが基本)やk_ebaさんがご紹介されているようなサイト(探してみるとけっこうたくさんあります)を利用すれば、独学で十分習得可能だと思います。
アクセスはこの価格帯のデータベースソフトとしては特異的なぐらい高機能で、かなり複雑なアプリケーション開発が可能です。(一方でけっこうバグがあり、動作も多少不安定だったりもしますが、少なくともスタンドアロンで使う場合、十分実用的だと思います。)もしもリレーショナルデータベースが業務に有用と思われたなら、アクセスは個人レベルで使う場合、他に選択肢がないと言えるぐらいお勧めです。
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アクセスの参考hpを紹介します



参考URL:http://www.people.or.jp/~Niki/
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アクセスというソフトは主な機能がデータベースの構築、顧客情報の管理です。


慣れれば、エクセルより使いやすいと思います。特に機能はエクセルよりずいぶん多いのです。
操作ガイドを読めば、使えるでしょう。
一度チャレンジしてみてください!
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