要領良く、的確に仕事をこなしたい

質問

要領良く、的確に仕事をこなしたい

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質問者：coocoo277
投稿日時：2006/05/11 23:32
困り度：

　４月から小さな事務所で受付と事務のパートを始めました（４月は週２でしたが５月からは週３です）。基本パート3名で回す職場で、補佐に本社から社員の人が常にやって来てくれます。
　そこでの私の仕事は他の２人の補佐のようなもので、指示がないと動いてはいけない立場です。
　ですが、なかなか完璧に、いえ、それよりも、要領よく仕事を終わらせられません。

　以前お客様からの問い合わせに（良かれと思い）勝手にfaxしたことに注意を受け、
・支持があれば動く
・終わったら報告
・勝手に動かない
などなどを肝に銘じやってきたつもりでしたが、今朝、ラックに入ってないチラシの種類をメールで教えて欲しいといわれ、すぐに調べて送信しました。ですが、昼休憩に入ったときにラックが別の場所にもう１つあるのを思い出し（出勤や退社時に全然見ないため、忘れていた）再度調べてメールを送りました。
　そこで、「最初の報告に”途中経過”の記載がないためあれでは完全報告です」「もう１つのラックを思い出し、調べる前になぜ一言相談がないのか」「報告・連絡・相談がまだ足りない」といった返信があり、またやってしまったと結構落ち込みました。

　私はずっとピアノを続けており、今でもパートの他に演奏で収入を得ています。しかしやはり収入が少ないために今年から、初めて『会社』という場所で働き始めました。
　今の音楽の仕事にせよ、演奏グループでの事務的な仕事にせよ、自分一人で考えて結論を出してこなしてきたため、「ほうれんそう」が身についていないのだと自分でも思います。
　しかしそういう訳にはいきませんよね。
　寝る前や出勤前に色々シュミレーションして頭を整理しているのですが・・・

　仕事って、どういうものなんでしょう？要領良く仕事をこなすコツなどありますか？
　アドバイスお願いします。　

この質問への回答は締め切られました。

回答(2件)

No.2ベストアンサー20pt

回答者：yuriyurisan
回答日時：2006/05/12 23:42

＞・支持があれば動く・終わったら報告・勝手に動かない、肝に銘じていたつもりが～　なぜまた
＞すぐに調べて送信しました。
になったのでしょうか？
そばには誰もいなかったのでしょうか？

もし、相手は大変急ぐと言う、でも、判断を仰ぐ人がいない場合、「今わかるものがいないので、確認でき次第すぐにご連絡致します。」等と言って、返事を待ってもらうのがよいです。

勝手にやってはいけないと言われているのなら、逆に楽だと思った方がいいですよ。
こんなことまで？と思うことでも、すべて誰かに聞いてから行動して下さい。

仕事を長くやっていると、こんなことぐらい自分で判断しろ、と言われるのが世の常。
教えて貰わなければわからないことさえ、自分でやれと言われ、失敗すれば自分だけの責任で、上司は責任をとらない、なんて事ザラにありますから。

しかも、質問者さんはパート。責任の所在は上司（社員）と割り切ったらいいです。
とにかく何でもかんでもすべて、人に聞くようにして下さい。

＞寝る前や出勤前に色々シュミレーションして頭を整理しているのですが・・・
そんな必要はないです。何も考えず聞けばいいだけ。
その内、慣れてきたら「これはこのようにすればいいのでしょうか？」とか
「こうしようと思いますが、いかがでしょうか？」
など、自分なりの考えも交えつつ、判断を仰ぐような聞き方をするといいと思います。

そして、その作業が終わったら必ず報告。
この報告というのは、たとえば、「この封筒を帰りに投函しておいて」と頼まれた場合、次の日に依頼した人に一言「投函しました」と言う。それだけでいいのです。

そうすれば、次第に質問者さんに対する信頼感が生まれます。
そうなると段々と大事な仕事を任せられるようになります。
初めから要領よく仕事をなすコツなどありません。
仕事に慣れること、すると次第に自分なりのやり方がわかってきます。
あせらずに一歩一歩進んで下さい。

＞「最初の報告に”途中経過”の記載がないためあれでは完全報告です」
ただ、この返信は、少しおかしいです。
最初に途中経過を書けるわけありません。
質問者さんは、その時点でラックはそれだけと思ったわけで、後になって他にもあったことを思い出したのですからね。

初めに調べた結果を報告したが、後で気がついた事があり、調べなおして、すぐに報告しなおした。
それは正しい行為です。
一人だけで考え、やってしまったのは確かにまずかったかもしれませんが、落ち込まないで下さい。
仕事は失敗しても後のホロー、対処法が大切なのです。
それをきちんとできる人が仕事のできる人となります。
けして、失敗しない事だけが優れているという訳ではないし、それに全く失敗しない人なんて、世の中いませんから。

メールの難しさは、感情がないことですね。
どのようなニュアンスなのかがわからない。
このメールの人も、「間違えるくらいなら、他の人に聞いてからやってよ。」という気持ちだけだと思います。

私も常日頃、「ほうれんそう」心がけています。
仕事に慣れても、どうしょうかな？と思ったら聞く、報告してしまう。
特に報告は、された側が重要か、不必要かを判断しますから、兎に角、伝えてしまいます。
そうすれば、自分の役目から離れるし、何かあっても「なぜ報告しなかった」と言われずに済みますからね。

長々と失礼しました。

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この回答へのお礼

とても丁寧な回答をありがとうございます。

昨日その社員の人に刻々と注意・・いや、本当に叱られました。もう１つラックがあるのがわかった時点で、電話の一本でもあれば話は変わってくるし、（他の事ですが）あなたは先走ってる、と。そしてまさに回答者様のおっしゃるような事を言われました。自分が仕事をしている裏で、他の人がそのことに関して動こうとしている事も、私は深く考えることもありませんでした。

社員の人が本当に怒ってしまったので、昨日は何にも仕事もらえず、今までの仕事の確認みたいなことをしましたが、今後また仕事を頼まれるのかはわかりません。
ですが、アドバイスを真摯に受け止め、改善するよう努力します。

ありがとうございました。