電話の応対

社長秘書をしています。
といってもこのお仕事について２週間。いろんなことにとまどっているのですが、
営業・勧誘のお電話で迷っていることがあるので教えてください。

少し前にも勧誘の断り方の質問がありましたが・・・

「こちらからかけ直しますのでお名前とお電話番号を・・・」と
お伺いすればだいたい切ってくれる、とかかれていました。
先物系からお電話があったので、そのようにしてみたところ、かなり横柄な
態度ではありましたが電話番号を教えてくれたんです。
もちろん上司は「先物か」ってことで放置。
そうしたら
「電話するっていってたじゃないか」とのお怒り電話がきちゃったんです。
ここでキレて「興味ないので！」なんて言った日には、
「おたくの秘書は・・・」なんて脅されるネタになるんじゃないかと思い、
悩みました。

今後は「用件伝えて、その気があれば折り返しお電話します」みたいなことを
丁寧に言うようにしようと思ったのですが、コレ、丁寧で事務的にいうには
どんな言い回しがいいのでしょうか？

No.4 回答者： m-0-m 回答日時： 2003/07/04 15:42

「こちらからかけ直しますのでお名前とお電話番号を・・・」と

→嘘はいけません。
「どの様な御用向き」かをお聞きします。
『本人にしか話せない』と言われたら「本人から御用向きをお聞きするよう申し付かりました」と言います。

用件を聞いてお断りする場合。
「誠に申し訳ございませんが、本人からそういった(内容の)お電話はお断りするよう申し付かっておりますので」とキッパリ言う。

これで、断れなかった事はありません。
（本人が言っている旨を強調する）

No.3 回答者： choket 回答日時： 2002/02/19 20:45

私の場合は、「秘書室でございます」と誰付きの秘書であるかを伝えずに電話に出ます。

「ただいま○○は席を外しているようなので、よろしければ、御用向きを伺わせていただきますが・・・」と、上司が在席しているかどうかのはっきりした言及を避け、セールスかどうかを見極めます。（万一、上司の知人であることがわかれば、この時点で取り次ぎいたします。何かあっても「ただいま（上司がいるかを）見て参ります」→「申し訳ございません。ただいま外出しているようですが・・・」ということも可能。）先物取引やローン等の勧誘だと確信ができたら「すでに懇意にさせて頂いております所がございますので、お断りするように申しつかっております」とお断りします。たちが悪そうな相手でしたら、「担当者にかわらせていただきます」と経理等につなぎ、男性社員からお断り願っています。金融関係のセールスであれば、経理からお断り頂いた方が、説得力も増しますものね。
最近のセールスの電話はたちが悪くなり、「××だけど、東京から出張に来ているのでどうしているかなと思い、電話しました」と、いかにもプライベートの友人めかした電話が増えています。お互い負けないように、がんばりましょうね。

この回答へのお礼

とっても参考になりました！
そうなんです。プライベートの友人をよそおってかけてこられると、
判断に困ります。
怪しいと思っても、もし本当に親しい方、取引先超ＶＩＰだった場合、
「用件を」なんてお伺いしたら「俺を知らないのか？」なんて
言われそうで・・・。
今までの電話記録等を毎日見て、よくかかってくる方の名前を覚えるようには
しているのですが。
でも今回教えていただいた方法でしたらどちらにでも対応できますよね。
本当にありがとうございました。
これからもがんばっていきます。またいろいろ教えてください。

お礼日時：2002/02/20 10:19

No.2 回答者： legalmindcorp 回答日時： 2002/02/19 18:10

　その回答は私かも知れません。

例外が出てすみませんでした。
　「ご要件を受け賜わり必要に応じてご連絡させていだいておりますので、お電話番号をお伺いしてもよろしいですか?」なんてどうでしょう。

この回答へのお礼

本当に例外だと思います。あんまりありえないですよね。
私もびっくりしました。
「必要に応じて」っていいですね！ありがとうございます。
電話や接客って判断力が問われますよね。
これからもいろいろあるかと思います。また助けてくださいね。

お礼日時：2002/02/20 10:09

No.1 回答者： komattadasu 回答日時： 2002/02/19 17:10

秘書になってまだ一年の新米秘書です。

私の場合、明らかに上司の知人、あるいは重要なお客様とわかる方以外の方には「かけ直すよう申し伝えます」とは言いません。（←上司不在の場合です。）
必ず「お電話があったことをお伝えいたします」とします。
そして上司に「かけ直す」「相手からかけてくるのを待つ」「部下にかけさせる」等の判断を仰ぐようにしています。
ですから、ご質問のあった営業・勧誘のお電話についても同じように「お電話があったことをお伝えいたします」とします。
何度もしつこくくる場合は「不在にする場合が多いものですから、私が代わりにご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と言います。
そうすると大抵の場合は「またかけます」とか「営業です」と言って切り、かかってこなくなりますが、さらにしつこくかけてくる場合は、「営業のお電話は繋がないよう言われております」とはっきり言います！

私も秘書になりたての時は電話について随分悩みました。
お互いに頑張りましょう！

この回答へのお礼

ありがとうございます。電話ってその場ですぐに判断しなくてはいけないので
大変ですよね。
同じ立場を経験された方の意見ってすっごく心強いです！
これからも「なんだそんなこと」というような質問を書き込んでいくと
思いますが、いろいろ教えてください。
よろしくお願いします。

お礼日時：2002/02/19 17:24