ACCESSでの別のテーブルのデータの参照方法

Question

ACCESS初心者です。
教えてください。

「支払」テーブル、「担当表」テーブルがあります。
「支払」テーブルには、
ID（主キー）、サービス名、金額、支払日
「担当表」テーブルには、
ID（主キー）、サービス名、担当者
という項目があります。
この二つのテーブルは「サービス名」で連結してます。

今「支払」テーブルの入力フォームを作っていて、サービス名をプルダウンで選択出来るようにしたのですが、出来れば選択したら自動的に該当する担当者の名前を表示したいと思っています。
担当者名を表示するためのテキストボックスを作成し、プロパティでいろいろいじってみましたがどうもうまく行きません。

すごく基本的な質問で恐縮ですが、どうか助けてください。
宜しくお願いいたします。

you-m · Accepted Answer

せっかく日付のデータがあるのに、わざわざ月別の集計が必要だからといって月だけのフィールドを追加するのも、あんまりスマートなやり方ではありません。

データベースの目的の一つは、同じ種類の情報を二重管理しない事もあります。
日付から、月だけを抽出するのが自然な方法でしょう。

ですが、SQL云々を悩むよりも、まずウィザードをぐりぐりいじって見てください。比較的単純な月ごとの合計値を出すクエリは10秒で出来ますよ。

クロス集計のクエリ自体は、非常に簡単にできますし、見てみればイメージもわきやすいでしょう。

それでデータが壊れるわけではないし、クエリなんて作っては消しての繰り返しで問題ないです。
もちろん、テーブルを消してしまってはまずいですけど（笑）
いろいろ試しているうちに、逆にこういうまとめ方もできるのかといった発見もあるかもしれませんよ。

you-m · Answer

月次の集計自体は、クエリを使えば、都度支払台帳から出せるので、テーブルを作るよりも、いいと思います。

案件別のものであれば、抽出条件として日付とサービスIDに条件を付加すれば、その部分だけ取り出す事は可能です。
SQLで、WHEREを使う部分ですね。

集計が欲しい場合は、クロス集計のクエリを作成します。
SQL的には、GROUP BY句やPIVOTを使うような内容になります。
ある値の月次の集計等が、簡単に出せますし、やはり抽出条件を指定する事で、サービスと月の指定もできます。

いずれも、ウィザードで比較的簡単にたたき台が作れますし、作った後で細かくSQLを修正する事もできます。
ウィザードは、あんまり融通が利きませんので（笑）

ただ、担当者については月中で交代とか、サービス毎に1人という状態が、必ず成り立つのでなければ、入れない方がいいでしょう。

ここでテーブルを分けてしまうと、リレーショナルデータベースの一番便利なところを使わずにいる事になりますよ。

you-m · Answer

基本的にデータベースのマスタと呼ばれるようなテーブルは、ID等のデータを一意に指定出来るようなコードを持って表現するのが、望ましいです。

今回の場合も、担当者とサービスが同じテーブルで無ければ、IDで表現する事に何も問題は無いのです。
先の回答は、データ構造をあまり大きく変更しないように回答したのですが、多分以下のようなデータ構造が本来望ましいのではと思います。

支払台帳
ID、サービスID、担当者ID、請求額、支払日

サービスマスタ
ID、サービス名、基本料金、サービス内容、備考

担当者マスタ
ID、氏名、備考

まあ、細かいフィールドについては、まだまだ足りない部分もあるでしょうが、私ならこのようなデータ構造にすると思います。
どことどこがリレーションするかは分かりますよね？
これなら、過去のデータが矛盾する事無く、担当者やサービス内容についても、独立して管理出来ます。

you-m · Answer

恐らく今は入力フォームに対して支払いテーブルを渡しているのでは無いかと思いますが、これを自分で結合クエリを作成して、そのクエリを渡せば良いかと思います。

ウィザードで作れますので、すでにリレーションの設定がされているのであれば、簡単に作成できます。

作成したクエリは、あたかもテーブルであるかのように扱えますので（もちろん全く同じではありませんけど）このような事ができます。

どのような仕様が欲しいのか、具体的には分からないので断言はさけますが、このような使い方をするならば担当表テーブルにはIDは不要かと思います。

私であれば支払いテーブルにサービス名の変わりにサービスIDというフィールドを作成して、それとリレーションさせます。
なぜなら、サービス名は変わるかもしれないからです。
また、担当者名というフィールドも別途支払テーブルに追加します。
そして、入力フォームから支払の記録を入れる際に、サービスIDから担当者名を引っ張ってきて、担当者名を直接そこにいれます。
これは、同じサービスに対して永遠に担当者が変わらないとは限らないからです。
支払は、一度支払ったらその事実が変わる事は無く、また担当者はその時点の担当者の名前が入っていなければなりません。
途中で担当者が変わって、その後に見てみたら、自分では心当たりの無い案件に、担当者として自分の名前が入っているような事態は、避けた方が良いでしょう。

ACCESSでの別のテーブルのデータの参照方法

せっかく日付のデータがあるのに、わざわざ月別の集計が必要だからといって月だけのフィールドを追加するのも、あんまりスマートなやり方ではありません。

月次の集計自体は、クエリを使えば、都度支払台帳から出せるので、テーブルを作るよりも、いいと思います。

基本的にデータベースのマスタと呼ばれるようなテーブルは、ID等のデータを一意に指定出来るようなコードを持って表現するのが、望ましいです。

恐らく今は入力フォームに対して支払いテーブルを渡しているのでは無いかと思いますが、これを自分で結合クエリを作成して、そのクエリを渡せば良いかと思います。

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