質問

入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が


 ■皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。

 五人程度で不動産業をやっています。
 会社は、100年程度の歴史のある古い会社です。
 入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が、毎年次々にたまって、二階の物置を占領して、場所が狭く、なります。狭い場所に無理やり、押し込んでいるので、探し出すのも、実際には、大変です。
 際限なく、大きな倉庫なら、大きな棚も導入して、きれいに整頓して保存も、できるでしょうが、そこまで、お金をかけて整理保存する必要があるのかどうか疑問です。

 税務署が、査察に来たときに提示できるようにあるいは、過去の帳簿の記録を閲覧するときに保存しているのですが、どの程度過去の分を保存すれば、よいのでしょうか?

 皆さんは、どうされていますか?

 もちろん、いつまでも、保存するのがベストですが、保存する場所もお金です。後で、見るかも、知れないと保存しても、現実には、あるから、安心と思って、閲覧することは、めったに無いものです。

 今年は、平成18年ですが、いつごろの伝票だったら、処分しても、よいのでしょうか?
 処分できれば、伝票の表紙やファイルを再利用できるメリットも、あります。

 会社内部では、書類がいっぱいで、もっと、整理すべきだと攻撃が激しいのです。

 たとえ、一つだけでも、お知りのことが有りましたら、よろしく教授方お願いします。
敬具

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回答 (2件)

★書類の保存期間★

 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
■永久保存
 法律では規制されていませんが永久保存が望ましいと思われるものです。
・定款、株主名簿、社内規定 ・登記関係書類 ・諸官庁に対する提出書類、許認可書類、通達文書・特許、実用新案等の書類

■10年保存
・株主総会議事録-(商法244条)/取締役会議事録-(商法260条)・決算書(貸借対照表、損益計算書、営業報告書、利益処分案、付属明細書)-(商法36条) ・総勘定元帳-(商法36条) ・満期、解約となった契約書

■7年保存
・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳等-(法人税法規則59条)・領収書、預金通帳、小切手控え、手形控え等・請求書、見積書など ・給与所得者の扶養控除等申告書ほか・源泉徴収簿

■5年保存
・従業員の身元保証書、誓約書など

■4年保存
・雇用保険の被保険者に関する書類-(雇用保険法規則143条)

■3年保存
・雇入、解雇、退職に関する書類-(労働基準法規則56条)
・労働者名簿-(労働基準法109条)
・労災保険に関する書類-(労災保険法規則51条)

■2年保存
・健康保険、厚生年金保険に関する書類

◆処分しやすいように保存しまよう!
 <1> 昨年度の資料は、場所を決めてまだ保管しない
   結構、昨年度の総勘定元帳とか請求書といった書類は今年度との比較に使いますよね。それで、今年度分とは別の場所に置いていつでも参考にできるようにしておきます。

 <2> 3年たった時点で、仕分けする(3年、5年、7年、10年)
    上記の保存期間をもとに、「3年保管箱・経理関係」「雇用関係」というように保存期間・種類によって仕分けをします。こうすることによって、いざ処分すると言うときに3年保存の箱を開けば、そこに入っているものは全て保存義務がないものということで、見分けやすいからです。あとは、上司や社長に聞いて、法律とは別に会社として保存しておきたいものをさらに保存し、いらないものを処分すればいいだけです。

 <3> 保存書類一覧を作成する
    自分の覚えのためもありますが、保存した人だけでなく上司やそれに関係する人全般に、どの書類がどの箱に保存されているのか明確に分かる表を作成します。この表を作ることによって会社の中に保存書類の規則のようなものができあがり、担当者が万が一会社を辞めた場合、又は新入社員に教える必要が生じたときに役に立ちます。

 <4> 毎年1回~2回は点検をしましょう
    重要な書類ですから、保存しっぱなしであとは知らない。というようなことのないように点検を心がける。故意ではないにしろ上司等が書類の貸し出しを受けてそのまま机の中に眠ったまま。ということは珍しくありません。この場合に<3>の一覧表が活きてきます。

この回答へのお礼

 ■suzumenoさん、そして、皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。
>★書類の保存期間★
>
> 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
>■7年保存
>・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳等 -(法人税法規則59条)・領収書、預金通帳、小切手控え、手形控え等 ・請求書、見積書など ・給与所得者の扶養控除等申告書ほか・源泉徴収簿
>
>
 くわしく書類ごとに保存期間を教えていただき、ありがとうございます。
 コピーして収納庫に張っておきます。


>◆処分しやすいように保存しまよう!
> <1> 昨年度の資料は、場所を決めてまだ保管しない
>   結構、昨年度の総勘定元帳とか請求書といった書類は今年度との比較に使いますよね。それで、今年度分とは別の場所に置いていつでも参考にできるようにしておきます。
>
> <4> 毎年1回~2回は点検をしましょう
>    重要な書類ですから、保存しっぱなしであとは知らない。というようなことのないように点検を心がける。故意ではないにしろ上司等が書類の貸し出しを受けてそのまま机の中に眠ったまま。ということは珍しくありません。この場合に<3>の一覧表が活きてきます。

 活用方法まで、詳しく解説していただきありがとうございます。参考にさせていただきます。

 たとえ、一つだけでも、お知りのことが有りましたら、よろしく教授方お願いします。
敬具

7年かなぁと思いますが・・
【次の伝票・証憑書類の保存期限】
(1)仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳、経費帳など 取引に関する帳簿
(2)たな卸表など決算に関して作成された書類
(3)領収証、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書など 現金の収受・払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された 取引証憑書類
(4)有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書 など有価証券の取引に際して作成された証憑書類
(5)請求書、注文請書、契約書、見積書、仕訳伝票などたな卸資産の 引渡し・受け入れに際して作成された書類以外の取引証憑書類(資本金 1億円超の大法人の場合)
(6)資産の譲渡、課税仕入等に関する帳簿
(7)課税時期に所有する土地等の地目、面積、所在地等を記録した帳簿
(8)給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の 配偶者特別控除申込書、保険料控除申告書
(9)住宅取得控除申告書、住宅取得特別控除申告書、住宅貯蓄控除申告書
(10)源泉徴収簿(賃金台帳)

【上記の(1)から(10)に該当する説明】
所規63,法規59
(1)証憑書類のうち、取引に関する事項を帳簿に記載すること にかえて、記載されている書類を整理保存している場合の書類 も含む
(2)貸借対照表、損益計算書、総勘定元帳等の計算書類も 含まれるが、これらは商法で10年保存が義務づけられている。
(6)消費税法58・消令71
(7)地価税法33・地規10
(8)国税通則法72、73
(9)同上
(10)同上

この回答へのお礼

 ■makoteruさん、そして、皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。

>7年かなぁと思いますが・・
>【次の伝票・証憑書類の保存期限】

 詳しく解説ありがとうございます。
 平成9年以前の振り替え伝票、入金伝票、出金伝票は、廃棄してもよさそうですね。
 大切に精魂込めてつくったもので、廃棄は、心理的に耐え難いですが、制限のあるスペースのことを考えるとやむを得ないでしょう。
 これで、少しは、スペースが空くでしょうか?

 廃業した大切な他社の伝票を廃棄した経験があります。
 結局、どこの会社でも、最後は、このようになるのでしょう。

 たとえ、一つだけでも、お知りのことが有りましたら、よろしく教授方お願いします。
敬具

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