会議をうまくまとめられず悩んでいます。

企画開発の部署で働き始めて5年になります。15人程の機企業です。

最近、全体会議などで部署からの報告やプレゼンなどの仕切りをやるようにと言われたのですが…

どうにも上手に会議を進められなくて悩んでいます。
もともと大勢の前で話すのが苦手だったのでこれは慣れだ、がんばろう！！と思ったのですが、
いろいろな意見が出てくると混乱してしまい、どうしていいかわからなくなってしまうんです。

各部署の事情や意見、そして私からの意見と提案をどううまく選べばいいのか、何が一番得策なのか
その場でサッと判断できず「えーーー…と…」と沈黙してしまったり、結局解決しないまま持ち帰ってしまったりと
恥ずかしいことばかりなんです。
ついつい5年も働いてるのに…と自己嫌悪になってしまいます。

会議を円滑に進める、そしてまとめるコツってありますか？
なにか少しでもヒントになり、努力できればと思います。
どうぞ宜しくお願い致します。

No.1 ベストアンサー 回答者： sicco 回答日時： 2008/02/18 19:17

いろんな人の意見を調整しようたって、無理です。

そういうスタンスはやめて、まず、自分なりの仮説を立てること。
こうするのが一番いいはずだ、という、自分の中に軸というか指針をつくる。
そこを基準にして、他の人の意見を聞きながら、仮説を変えていく。
そういうやり方がいいんじゃないですか。
ある程度強引に結論づけたりすることになるかもしれないけど、それでいいんです。

あなたが混乱するのは、簡単に言えば、その案件について理解できなくなっているんです。
それはつまり、自分のものにできていない、ということ。
みんなの意見をまとめる、ではなく、自分の中にある意見を変えていく、というスタンスでいないと、こんがらがって、わけがわからなくなると思いますよ。

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
そうですね。確かに、自分の中の基準というものが無かったように思えます。「このまますんなり通ればいい」「その時考えよう」と甘えが…。

まずは議題そのものを自分の中で理解してから望む癖をまずつけます。

お礼日時：2008/02/18 19:55

No.2 回答者： su-siba 回答日時： 2008/02/18 19:47

会議を仕切る役というのは，議長という意味でしょうか？

進行役という意味でしょうか？

会議とはいろんな形態・目的・構成があるので，特に正解がある
わけではないですから，一つの目安として捉えてもらえばと思い
ますが，私が思うに，議長として議題を用意し，その会議で一定
の結論を得る必要がある場合，最初からある程度の結論を用意し
て，それに異議がある人の意見を求めます。
異議があれば，当初提案した結論をどれだけ上回った理由，理屈，
効果があるのかを提案してもらい，そちらが当初の案よりも良い
のであれば，それを採択します。他に意見が無ければ，参加者が
証人として，それを決定します。

その異議が，当初の提案より下回っていれば，当初案の提案者で
ある議長がそれを説明すれば良いです。異議を出した人がそれに
対抗できなければ，当初の提案が承認されます。

例えば，たくさんの人がいろんなこと（自分の言いたいこと）を
言い交わして収拾がつかなくなってしまった場合は，時間を理由
にして，採決を取ります。多数決であれば異議も出ないと思いま
す。

議長であれば，会議の進行も任されているので，時間の配分も
議長のやりたい通りにできるのです。
参加者の発言を制限することもできます。

進行役であれば，会議の始まる前に，議長と打合せをして，
ある程度の結論を決めてしまいます。そして，会議の現場で，
「この議題はこうしたら良いのではないかと考え提案しますが，
みなさんいかが思われますか？」というような感じで，提案す
れば，参加者はそれに対する反応を何らかすると思います。

後は，参加者に言いたいことを言わせて，予定採決時間が来たら，
「では，そろそろ時間のようなので，採決を取ります。」という
感じでまとめます。
もし，挙手ができにくいのであれば，無記名投票でも良いのでは
ないかと考えます。

会議とは，特に全員一致を求めることはなく，参加者の大多数の
合意があれば良いと考えますが，質問者さんの出席されている
会議では，いかがでしょうか。

この回答へのお礼

詳しいご意見をありがとうございます。凄く勉強になります。

開発の件に関してはどちらかというと議長といった立場です。
最終決定は多数の合意のもと決めているのですがその時点になっても全員が納得できる状況にまで至らず…　となってしまいます。
小さい会社なので社長から平まで、
あまり仰々しくない感じの会議がほとんどなので言いたいことがそれぞれ言い易い、
というのはいい所でもあったりするのですが、それだけに収集がつかなくなってしまうことは確かに多いです。
対立とか派閥ではなく、ある部署同士がたいてい全く反対の意見になるので
板ばさみになってしまいそれでいつも頭を抱えてしまいます。

しかし、やはり提案する私自身がぶれない心構えで望まなければいけない、まずは自分の中で結論を持たなければいけないというのが一番の原因ですね。
今までを思い返してみるといかに準備不足でふらふらした運転状態だったな…と反省しました。

慣れないうちは、まず事前にシュミレーションをするべきでしょうか。

お礼日時：2008/02/19 13:37