質問

お世話になります。
現在、職場で総務担当しております。
様々な、会議の議事録を作成するにあたり、会議時には、MDに発言者毎にトラック区分しながら、録音して、それを再生しながら、Wordにて作成しておりますが、一言一言確認しながら、一人の発言(数分)をWordに落とすのに非常に時間を要しております。聞きずらいと、戻して再生の繰り返しです。
そこで、30人入る会議室の中心に無指向性のマイクを1個おいて録音しておりますが(各役員ごとにマイクを設置できればいいのでしょうけれど)、録音の方法から、テープ起こしのテクニックに対する内容について、ご指導いただけませんか。
会議が続いて、MDばっかり貯まって、追いつかなくなってきたことから、何かいい方法が無いか検討中です。
よろしくお願いします。

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回答 (2件)

 #1の方とほぼ同意見です。
 私も、会議の議事録などはたいたいPCを持ち込んでその場で打ってます。最初の頃は周りの視線などが気になりましたが、もう全然平気になってます(^_^;) あいつは、こういう奴だとレッテルを貼らせてはどうでしょう。
 ただ、私の場合、2時間を超えると指が結構つらくなってきますが・・・・

 具体的には、よく使われる専門用語などを単語登録したPCを使い、テキストエディタ(ワープロソフトより早いから)でベタで入力していきます。変換ミスなども気にしません、聞き取れなかったり会話に付いていけなかったところに何らかの記号を入れておいて、後で録音を聴きながらその部分を補足したり、変換ミスを修正する作業をしています。
 一字一句正確に、とはいきませんが9割程度は押さえた議事録を作れると思います。

 質問者が出席する会議では難しいとの事ですが、時間的にも大幅に短縮されますし、この方法が議事録を残していくベターな方法かと思います。

この回答へのお礼

今回、このような質問に対して、経験上のアドバイスを次々に下さり感謝もうしあげます。
テキストエディタが処理スピードが速いという点については、特筆でした。
これからの、会議の議事録を要領よく作成していくための、参考とさせていただきます。
ありがとうございました。

私も仕事上、非常に重要な会議の議事録を多々とったことがあります。
その時にはやはりICレコーダー(6時間くらいはいるもの)で会議全体を
録音していました(まさに30人弱くらいでの会議もあったので)。

で、疑問ですが、その議事録は「一字一句発言された通りに書かなくては
ならない」のでしょうか?だとすれば、録音されたものを起こしていくしか
ないかと思います・・・残念ですが。

でも、もし一字一句が同じじゃなくても「内容」が明確にわかればよいので
あれば、会議中にPCを持ち込んでその場で打っていくことをおすすめ
致します。私はずっとこの方法でした。

PCを会議にもちこみ、ワードでも何でもお好きなソフトに
人が発言するたびに打ち込んでいくのです。相当はやいブラインド
タッチができなければいけませんが、何度もテープ起こしされているので
あれば、すでにもうかなり早いのでは?と思いますので・・・。

タイプしていくのは「要点のみ」です。要点がその場でまとめられない
時にはだいたいのことを書きます。

発言が

「当社の売り上げは昨年より14%も下がっています。それの考えられる
原因としては、ライバル会社Aの新製品Bによるものが大きいかと思います」

だとしたら、議事録にその場でタイプするのは

「売り上げ14%↓、原因:会社Aの新製品Bが影響大」

とかだけで、最終的に綺麗にする時に

「売り上げ:昨年比14%減、原因は会社Aの新製品Bの影響が大きい」

などにするだけで良いかと思います。そうやって要点だけを
自分にわかるように(あとでまとめられるように)書いていって、
どうしても聞き取れなかったところ、数名が一気に発言して
記録しきれなかったところ、意味がわからなかったところだけを
あとからMDを聞いて「確認する」という使い方をするのです。

いかがでしょうか?一字一句を完璧に必要としている会議でなければ
「誰が何を発言した」「何が問題定義された」「何が解決法となった」
「何が決まった」「誰が責任者になった」などシンプルにポイントさえ
押さえれば、すべてを書く必要はありません。

最初は瞬時に要点をまとめるのは大変かと思いますが、
がんばって下さいね!でもそうした方が毎回MDから起こすよりも
圧倒的に効率が良いかと思います。では!

この回答へのお礼

いやーこんなに、細かく即時にアドバイスいただき感謝します。
出勤前に質問を投げかけて、職場のパソコンで誰からか、アドバイス・回答が来ていないかと思って、開いたら早速、rikaxさんから貴重なご意見をいただいているものですから、本当に有り難うございます。
私の職場は、一字一句までは求めませんが、結構シビアな議事録を求められる団体なものですから、しかし、アドバイスの要点で十分だと思われますので、この方法で対応してまいりたいと思います。
ブラインドタッチは自信ありますが、ノートパソコンを会議室に持ち込めば、結構キーインのタッチオンが響くような会議室ですので、難しい対応かと考えられます。
録音と同時に、ノートを取っているのですが、ペンが走らなくて、あげくに、自分の書いた要点、メモさえ解読不能に陥っている状態ですので、結局、MDを一生懸命聞き返す日々でした。
ICレコーダもあるのですが、音質がいまいちだと判断されたので、そのままMDにて録音しております。
パソコンで音声認識ソフトもありますが、マイク一本では困難ですし、なにしろ、方言のメッカの地なものですから^_^;
これを、機会に頑張ってまります。
さてと、昨日の監事会の議事録にこれから着手します。

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