質問

書類上で“下記理由により~”(次に項番を振って理由を書く)と利用したところ『下記』と「記、以上」はセットで使用しなければならないと言われました。辞書で見ると必ずしもそうでない様に思うのですがいかがでしょう。『上記』を使うときもありますので、ご存知の方、よろしくお願いいたします。

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回答 (2件)

通常のビジネス文書で一枚物のご案内・お知らせ文書の場合
「記」というのは、「以下に詳しい内容を記していますよ」という意味
「以上」というのは「お伝えしたい詳細内容は以上で終わりです」という意味
通常はこの2つはセットで使うの通例とされていますが、時と場合により
「以上」は省いても失礼には当たりません。

したがって、その上の部分の挨拶・ご案内の部分で、「下記の通り」とかくのは
「詳しい内容については下に記しているとおりです」
という文章を略して書いていると解釈するべきではないでしょうか。
逆に言えば、話の流れから「下記」とは書かない場合もありえますが
「記」「以上」は原則セットで使うのが通例と解釈するべきでしょうね

そして、そういう文章の場合、話の流れから言っても「上記」を使うことがあるのは
「記」「以上」の間にある箇条書きが終わった後の、注意書き・但し書きの
文章の中で使うことになると思います。

ただし、これらの原則も会議の議事録やレポート・プレゼン資料など
複数枚にわたるもののような、長文・複数の章で構成されるについては
そのままはあてはめて使うことはありません。

この回答へのお礼

このような質問に、詳しく丁寧にお答えいただきまして有難うございます。

今回使用したのが正に、“複数の章”で構成される文書の一文でした。
通常、通知文書等、一葉で完結するような文書の場合、迷う事無く「記~以上」とセットで使用するのですが今回の場合、丁寧に下の箇条書きを説明する文章をその前に書きたかった訳です。

ちょっとボロクソに言われてしまったので(この方は、いつもこんな言い方をするのですが…たまに間違った事も自信たっぷりで言いのける為)ご存知の方に聞いてみたかったのです。

簡単な文言の使い方って案外調べ難かったりしてしまいますね。勉強になります。

つくづく、日本語って難しいですね。(まぁ日本語しか知りませんけど(笑))

ありがとうございました。

本来的には、単に「下に記してあること」が「下記」であり、「上に記してあること」が「上記」ですし、おそらく辞書的にもそう書いてある場合が多いでしょう。

ただし、ビジネス文書では、「下記」の内容を明確にしなければ、お互いの理解が違ってしまう可能性があるので、そういう場合に「下記」を用い、「記(内容を記述)以上」でくくった部分が、約束する内容であったり、実行する内容であったり、契約する内容であったりするという、ルールがあります。
おそらく今回言われたのも、そういうことでしょう。

これは、正しいとか間違っているとかではなく、日本のビジネス上の慣習として、そのほうが一般的で「この文書は『記』がないのに、『下記のとおり』って書いてあるぞ」という違和感を持つ人のほうが多いということです。

ご参考までに。

この回答へのお礼

昨日、今日社会人になったわけではないので(苦笑)ちょっと恥ずかしかったんですが、ご回答いただきましてありがとうございます。

私も今まで、ビジネス文書のマナーとして、理解しておりましたので今まで実は「記、以上」とセットで使用しない限り避けておりました。
ルールである等、明確な答えが聞ければ、そう理解もできます。

ただ、文字の意味から考えると、横書き文書では、指している文章が“その後”になり、必然的に下になる為、『下記』の使用の範囲としては、許される範囲かと思った次第です。

指摘された上司からは、「そんなことは常識だ」「もっと勉強すべき」とまで言われたのですが、少々納得いかなかったため質問させていただきました。

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