質問

英語で問い合わせをしたいのですが、丁寧な文章がよくわからなくて困っています。英語の得意な方、お力を貸してください。

11月末にTOEFL iBTを受験しました。
テストスコアが郵送されてくるはずですが、未だに届いていません。
手元にあったほうが安心なので問い合わせをしようとしたところ、未着の場合は本国のETSへ問い合わせを、ということでした。
そこでContact Usから英語で問い合わせをしたいのですが、丁寧な英語に自信がありません。

インターネットで探していると以下の文章を見つけました。
Sir/Madam,
This is to bring to your notice that I, (My name), have yet to receive the Examinee's Score Record, even after the stipulated time period of four weeks. The details pertaining to the test are given as follows:

Test :
Name : (My name)
Address : (My address)
Test Date : (My test date)
16-Digit Appointment Number : (My 16 digit appointment number)

You are therefore requested to do the needful at the earliest.

Thanks,
(My name)

上の文章で送って大丈夫でしょうか?
これは私の全く根拠のない感じ方なのですが・・・上の文章に当てはめてメールを送ると、ちょっと横暴というか失礼な文章になってしまわないかな、と心配です。
なんとなくですがYou are requested...の辺りがあまり丁寧でないように見えてしまいます。やっぱり私の英語の知識が足りないだけで、頼みごとをするときの丁寧な英語はこういう形になるのでしょうか?
Would you please...?, I would appreciate it if you could...ぐらいしか思いつきません・・・。

・まだスコアレポートが届いてないこと
・お手数をおかけするが再送していただきたい(欲を言えばできるだけ早く...)ということ

この2つをいれた問い合わせのメール、丁寧な文章で書くにはどう書いたらいいでしょうか?

よろしくお願いします。

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回答 (3件)

こんにちは。
「オンラインショップで買ったものが届かないので催促するメール」というご質問は多いようですが、これも似たようなものですよね。要するにこっちがおカネを払って受けた試験について「結果は郵送します」と約束されているところ、それが送られて来ないという話ですから、こちらが下に出る必要は全くありませんよ。

そもそもオンラインショップのクレーム課というのは一日何十、何百件のクレームや照会を受け付けているということです(アマゾンなどはきっと一日のクレーム数千~数万件でしょう)。同じようにTOEFLの Contact Us ともなると、毎日世界中から何百通という照会があるハズです。なので極めて機械的です。

とにかくゴタゴタ書くことなく、箇条書きで簡素にすることです。欧米のショップなりこういった contact us というものは、どんなにこちらが下に出たとしても、そんなものは読まれることもないし、一切関係ありません:

Dear Sirs:
I have NOT yet received the Examinee's Score Record after FOUR WEEKS:

・Test :
・Name : (My name)
・Address : (My address)
・Test Date : (My test date)
・16-Digit Appointment Number : (My 16 digit appointment number)

Please IMMEDIATELY investigate and let me know the status ASAP.

In case the original Score Record appears lost during transit, please IMMEDIATELY re-issue it. I need it right away.

Thanks for your prompt attention.

、、、これでタイトルを URGENT! Score Record Not Delivered とでもしたら良いと思いますよ。


ご参考までに。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
確かにそうですよね・・・肩の力が抜けました^^;
ゴタゴタ書くよりわかりやすく書くのが一番なのかもしれません。
ありがとうございます、助かりました!

「丁寧な文章」にこだわると書けなくなってしまいます。簡単に考えましょう。

TOEFLを受けるくらいの英語力があるのであれば下記を英語に直すだけで十分意味が伝わります:

「11月xx日○○会場でxxxのテストを受けました。(I took xxx exam on Nov xx 2008 at ○○」

「4週間待ちましたが(I have waited for 4 weeks)いまだに結果を受け取っていません(I still have not received my result)」

「もう一度送ってください(Please re-send it)」→I would appreciateを使用すると「やって頂ければありがたい」みたいな感じになります。再度送付してもらう必要があるので、Please...でOKです。

自分の詳細(My details are:)

「連絡をお待ちしています(I look forward to receiving the result またはhearing from you soon )」

最後はRegards, Kind Regards、その下に名前で締めれば大丈夫です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
kittenchanさんのおっしゃる通りですね。
どうも問い合わせの欄に記入する際には日本語でも緊張してしまって・・・。
簡単に考えることができなくなっていました。
助かりました、ありがとうございます。

横暴と云うよりも官公庁が使うようなものものしい(=古くさい)表現です。

>This is to bring to your notice that
これは要りません。

>after the stipulated time period of four weeks.
「四週間以内に発送する」と明記されているのですか?それならこのままで結構です。

>The details pertaining to the test are given as follows:
この行も不要です。

>You are therefore requested to do the needful at the earliest.
削除。

上の行に替えて"Please re-send me the score record ASAP. I appreciate your help."(スコア・レコードを出来るだけ早く再送して下さい。御援助に感謝します)

この回答へのお礼

早速のご回答ありがとうございます!
古くさい表現でしたか・・・。
詳しく教えてくださって、どうもありがとうございました。
とても助かりました。

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