交通費等立替金の決算処理方法について - 財務・会計・経理 - 教えて！goo

例えば次のように想定します。
御社が10月決算で10月末日の現金残高が2、000円しかなかった。
11月になってから社長がポケットマネーで立て替えた10月以前の
交通費等の領収書、総額20,000円を提出し清算を求めた。

この20,000円をどう決算処理するか！？ということだと思います。
10月以前の支出のため、この金額を決算書に反映させなければ
いけません。
当然、借方には交通費20,000円を計上します。
では、貸方はどう処理すれば良いでしょうか。
現金は2,000円しかありませんから現金勘定で処理できません。

＊社長から借りて払った。
　交通費　20,000　／　短期借入金　20,000
＊社長に未だ払っていない。
　交通費　20,000　／　未払金　20,000

通常は上記のいずれかで処理をします。
未払金の方が一般的ですが。

＊11月になって銀行からお金をおろしてきて社長に支払った。
　未払金（短期借入金）　20,000　／　現金　20,000

この決済が済むまでの間の処理です

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「交通費等立替金」とだけ書かれても、具体的にどのようなものなのか実態がわからなければ経理処理の方法についての判断はできません。おそらく、会社の交通費となるべき費用を社長が自腹で支払ったという意味だろうと思いますので、その前提で回答します。
「立替金」という勘定科目は会社が他者の費用を立て替えて払った時の科目であり資産科目です。社長が会社の費用を立て替えたのであれば会社にとっては負債であり、立替金ではありません。当座の処理で決済が遅れた場合には一般的には「仮受金」で処理しますが、決算時まで「仮」で残すのは経理が雑であることの現れですから、通常は決算までには精算します。決算時までに精算しなかったら、明確な負債科目として借入金処理するのが適切な処理だと思います。
質問のケースは社長一人が負担しているということでそうしたのだろうと思います。人数が多ければそれに合わせた処理を行うことになるでしょうが、そもそも社長（役員）以外の者については立て替え状態を放置すべきではありません。会社が事前に仮払いをすることはあっても、社員に立て替えをさせるような会社はめったにありません（臨時的にはあるでしょうが、日常的に立て替えさせるようなところはろくな会社ではありません）。

ちなみに、「事業主借」「事業主貸」は個人事業の場合のみ使用する科目であって、会社の場合は使いません。

決算は会社の方針の現れですから、会計事務所はアドバイスをするだけであり、どのような科目を使うかなどは最終的には会社が判断することですが、会計事務所は専門家であり、会計理論に基づく適切なルールを理解したうえでアドバイスしてきます。経理事務に携わる私からすると、先に書いた内容が理解できないほど経理に疎いなら、会計事務所にまかせるべきであって経理内容に口出しすべきではないと思います。会計事務所の担当者にとって、経理知識もないのにごちゃごちゃ言ってくるようなクライアントほどウザいものはないと思います。その結果、「だったら好きにすれば？」と経理をちゃんと見てくれなくなるかもしれません。

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事業主貸（資産勘定）と事業主借（負債勘定）を使って処理して下さい。

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未払い金とか前払い金とか

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