日々の業務で使うデータ管理の方法で困っています。
(1)日々の業務で扱うデータ自体がアナログの状態です。(紙に情報が書かれているだけの状態)
(2)日付や担当者、納期の情報など10種類以上の項目がかかれている。また通し番号のような記号がA~Zのアルファベット順+数字で1枚ごとについている。
(3)その各項目に関する電話問い合わせが多く、一人では到底対応できなくなっている。また、問い合わせ履歴を紙の中に書き込んでいる状態。
A.アクセスなどのソフトが入っていないパソコンを使っているので、スムーズなデータ管理ができない。何とかエクセルをうまく活用してデータ管理をしたい。エクセル上に落としたい内容はすべてで、1000件。問い合わせにかかる時間を何とか短縮したい。(一発表示の仕方など)
何か良い方法教えてください。(抽象的ですみません)
A 回答 (1件)
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No.1
- 回答日時:
費用はいくらぐらいだせるのでしょうか?
それにもよりますが・・
一番誰でも出来そうなのは、まずスキャナーを買ってきて紙の内容をすべてPDFファイルにしてしまうことです。スキャナーは1万円台からあります。
PDF化の仕方は1ファイル1情報、で通し番号がついているなら、同じ情報の続きのページは1ファイルにしてしまうほうがいいでしょう。
またファイル名は通し番号が信用できるなら、通し番号だけにします。
これですべての紙情報がPDF化されたなら、次にエクセルを使って呼び出し用のリストをつくります。
まず、管理用の番号・PDFファイルと同じ通し番号・紙情報の作成日時と内容のメモなどをリストにします。
これで電話対応時にまずリストで調べて、そのファイルのPDFをクリックすれば、すぐに見られるというとこまで出来ます。
さらにエクセルを使って、PDFファイルを呼び出すこともできるのですが、これにはもう少し知識が必要ですので、自分ですこし調べてみてください。
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