出張旅費の支給と出張報告書

Question

出張旅費の支給と出張報告書

出張旅費（交通費や日当）を支給する場合、
必ず出張者本人に出張報告書を書いてもらわなければならないでしょうか？

小さな会社で経理を担当しています。

従業員は出張計画書および報告書を提出する決まりになっていますが
役員（社長、副社長）は、出張報告書を書かないという習慣になっているようです。

しかし出張報告書がないと、
税務調査の時に出張旅費として否認されるのでは？
と心配しています。

ちなみに会社では『旅費規程等』にもとづいて
交通費・日当について取り決めがあり、
従業員にも役員にも支給しています。

税務調査の際、税務署の方が必ず出張報告書の有無をチェックするのであれば
役員にそのように説明し、今後書いてもらおうと思いますので
税務署方面に詳しい方、アドバイスお願い致します。

narara2008 · Accepted Answer

「出張旅費は、接待交際費、現物給与と関連し注意を要する費用です。
出張が業務上必要であるのか、清算がしっかりと行われているのか等、
実態を明確にする必要があります。
旅費規程を決め、社内で徹底して運用することがポイントとなります。

業務に不必要とされる支出は、個人が負担すべき業務外の観光代金、
買い物代金、精算がされていない支出（渡切交通費）である場合で、
対象が従業員であれば給与として取り扱われます。

役員であれば役員賞与となり、全額損金不算入となります。
いずれの場合も給与認定を受けると、源泉所得税の追加徴収が発生します。
また、業務上であっても全てが損金となるわけではありません。
出張目的、行路、滞在期間、宿泊状況、職務内容等が妥当である
支出金額を超過している場合も、超過部分が給与認定を受けます。 」

http://www.bizup.jp/solution/zeimutyousa/01/01_14.html

＞税務調査の際、税務署の方が必ず出張報告書の有無をチェックするのであれば

かどうかまではわかりませんが、金額が大きい、回数が多いということで
あれば、チェックされやすい項目ではあります。

上の項目で業務に必要かどうかというのがありましたが、
それらを明らかにするのが出張報告書ですから、
毎回、報告書を作成してもらうほうが無難ではあります。

前職では特に役員は自ら範を示す意味でも報告書を作成してもらっていました。

出張報告書がないと直ちに否認されるものではありませんが、
いちいち説明する手間は省けます。

damoi-39 · Answer

大会社でも小さな会社でも出張の意味は同じです。会社で決めた事はしっかり守って書類を作成してください。その証憑書類に基づいて仕訳伝票を起票し正しい経理処理をしてください。

勿論仮払金で暫定支払いする場合もありますが，いずれにしても正しい経理処理をしてください。そのことで懸念はなくなります。

役員（社長・副社長）は，出張報告書を書かないと言う習慣・・・と書いてありますが，社長・副社長の行く先が分からないまま旅費交通費を支払うなんて事をしていてはいけない。

社長・副社長とは？　←　この意味を把握してください。社長・福社長が出張をする時は部下が何故出張するか把握していなければならない。ですから部下が出張報告書を作成して社長・副社長の押捺の上仕訳伝票を起票し，添付して支払いをします。そうして監査・調査を受けるのです。

質問者と同様私も赴任の都度同じ会社でありながら，このようにやり方が違うのか理解に苦しみました。しかし本社の規定規約に基づいて指導する事で社員が理解してくれました。改善すれば，無駄が省けて心配も少なくなります。私の体験と経験からです。

aokii · Answer

出張者本人に出張報告書を書いてもらう必要はありません。
出張報告書がないと、税務調査の時に出張旅費として否認されることもありません。
単なる形式的な出張報告書は、工数の無駄になっていることが多いので、税務調査のためだけなら不要でしょう。

出張旅費の支給と出張報告書

「出張旅費は、接待交際費、現物給与と関連し注意を要する費用です。

大会社でも小さな会社でも出張の意味は同じです。

出張者本人に出張報告書を書いてもらう必要はありません。

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