接客をしながら、事務をしている方。助けてください。

私の仕事は、事務職なのですが、車関係の仕事なので絶えずお客さまがみえて、事務の仕事ができません。ミスも多く毎日落ち込んでいます。
幹部からは、半年前に入社したものに、仕事の出来を確認してもらえといわれ、かなり落ち込んでいます。明日も仕事のため、この気持ちで仕事をしたくありません。
ミスがなくなるためには、どうすればいいでしょうか？
又、プライドもありますので、後輩に確認なんてしてほしくありません。
考えると情けなくなってきます。
アドバイスお願いします。

No.2 ベストアンサー 回答者： rukuku 回答日時： 2011/02/19 23:24

こんばんは

事務作業には集中力が必要なので、来客のような中断があればミスが生じるのも仕方ないと思います。そうは言っても、極力ミスは減らしたいものです。そこで、量産の工場で仕事をしていたときのルールを思い出しながらのアドバイスをします。


まずは仕事の内容をできるだけ細かく分けて、「キリのいいところ」をたくさん作るようにします。
たとえば、１００件のデータを入力するのでしたら１０件で１区切りにします。１～１０件目、１１～２０件目…と５０件目までは来客がなく終了したけれど、５９件目の入力中に来客があったというときには、事務作業を再開するときに、面倒でも５１件目から間違いがなかったかチェックします。なぜかというと、急な中断があると「どこまで作業したか」がわからなくなってしまうこともあるからです。

工場で仕事をしていたときには、たとえ休憩時間のチャイムが鳴っても、上司に呼びかけられても、絶対にキリになるまでは作業を中断しないように指示されていました。しかも、監査でわざと作業中に呼びかけるというイジワルなチェックもありました。このようの場合でしたら、上司も指導している以上ルールを知っていますので、すぐに応対しなくても怒られることはありません。

しかし、接客の場合は、お客様はそのルールを知りません。従って、すぐに対応しなければばなりません。arionn さんの場合もお客様に待ってもらうわけにはいかないと思います。そこで、「ここまでは大丈夫」というチェックポイントを作って、中断があったらそのチェックポイントまでいったん戻ることをおすすめします。

この回答へのお礼

回答いただきましてありがとうございます。
読ませていただいて、”あ～”って感動しました。
細かくわかて、戻って見直しですね。なるほど！
ただ、問題があります。その現在やっている仕事の資料は、皆が見てさわるので、変わってくる可能性があります。そんな場合はどうすればいいのでしょうか？
今回のミスも、ＰＣ入力→ＰＣ中断（電気店が修理）→ＰＣのデーターを違うＰＣに入れる→データーが前回のと入れ違ってしまった。など新たなミスがでてきます。やはり、自分の性格ですか、慎重さに欠けるんですね。
後輩に見てもらえなんて、上司は馬鹿にしてますよね。でも、こんな自分が一番腹立たしいです。
何回もチャンスをもらえるなら、任せてほしいです。
また、アドバイスお願いします。
ありがとうございました。

お礼日時：2011/02/20 01:58

No.4 回答者： doorakanai 回答日時： 2011/02/21 20:28

事務兼職人です。

事務仕事が中断されるのは、しんどい。
キツい事を書きます。

＞プライドもありますので、後輩に確認なんてしてほしくありません
これが曲者
馬鹿にしてますよね　と書かれていますが、間違えてるのは事実です。
別の目で確認してもらうのは一層確実だから、幹部はそういった。
プライドにこだわってる場合ではないと認識して頂きたい。
ひとつの仕事をふたりがする必要があるのでしょうか
間違えないなら、必要ない。

ミスをした人に「こうしたら？」と提案して、頑固に受け入れず
同じミスを繰り返す人は、どうにもならない。
あなたがおいくつか存じませんが、
40才の人に仕事を教えてた事があります。私が先輩ではあっても、5,6才年下の人間。
頑固で頑固でたまらなかった。で、ミスされて尻拭いをするのは私。疲れた。

ミスをなくしてから、プライドとか歴史にこだわっていただきたい。

ＰＣを入力している途中で、他の人がそのＰＣを使わなければならないときもあり
キャプチャを使いましょう。Windowsをお使いだとして
PrintScreenのキーが右上の方にあります。その時のモニタを撮影するというか
アクセサリの中のペイントツールを常に立ちあげておいて、中断する時キーを押し
ペイントに貼り付ける。
中断ばかりして「何やってったっけ？」となる時は、画面の保存をお勧めします。

この回答へのお礼

回答いただきましてありがとうございます。
おっしゃられるとおりだと思いました。
一昨日は、とても感情的になっておりまして、おはずかしい思いです。
昨日から、皆さんにアドバイスをいただいたことを思い出し、確認、確認、して仕事をしたら、本日は
充実した一日でした。
ただ、幹部の方にわかっていただきたいのは、ミスがなぜでるのか？現場はどういう状況なのか？
ということです。性格など、本人が原因であるというのは、十分わかっておりますが、そういう面でも協力いただきたいと思います。

PrintScreenのアドバイスありがとうございます。
使わせていただきたいと思います。

ありがたいアドバイスありがとうございました。
また、喝を入れてください。

お礼日時：2011/02/22 00:28

No.3 回答者： kikurage00 回答日時： 2011/02/19 23:25

私も保険関係の仕事なので接客＋事務なのですごく気持ちがわかります

ミスをなくすにはやはり見直しではないでしょうか？

私の場合は自分流の見直しチェックシートを作りました
自分が間違いやすいところ、忘れがちなところをチェックできるシートを
A4用紙に４等分にして印刷したものをハサミできって常にポケットにいれいます

あとは自分の正解の作業のパターンを決めて、それを遵守することで習慣をつけることだと思います

私のミスのパターンとしては
事務作業→お客様対応（この間事務は一端中断）→事務再開→提出→ミス発覚→ミス直し
→お客様対応（この間ミス直し中断）→ミス直し再開＋別件事務作業→提出→別件にてミス発覚

この悪循環で永遠にミスが続くというのが多かったです

なのでまずは多少作業時間がかかっても、まずは見直しを徹底して
作業は中断する場合はどこまでやったかこちらもチェックシートを作りました
作業工程を何段階かにわけて終わったところをチェックしながら作業して
こちらのチェックシートには小さくメモ欄を作って中断する際はどこから再開するか
簡単にメモを書くようにしています

私も同僚、後輩は年下だらけなのでミスが多かったころはほんとに肩身が狭かったです・・・（笑
ご参考になれば

この回答へのお礼

回答いただきまして、ありがとうございます。
自分用のチェックシートですね。なるほど、参考にさせていただきます。
後輩にミスをみられたり指摘されたりすると、幹部にいわれているのでは、ないかと思ってしまいます。
ながら事務は私には無理なのでしょう・・くやしいです。
ひとつの仕事をふたりがする必要があるのでしょうか？馬鹿にしてますよね！
こんな気持ちで明日しごとに行きたくないです。
誰にも頼れず今まで仕事を積み上げて、後輩がその積み上げたものを（事務経験がないもの）もっていったら、私のいままでの苦労は何？って感じです。
明日、落ち込んだら、またアドバイスお願いします。
ありがとうございました。

お礼日時：2011/02/20 02:17

No.1 回答者： sweetmimi 回答日時： 2011/02/19 23:05

arionnさんは、そちらの勤続は何年ですか？

私も事務職時代はたくさんミスして、年上だけど4年くらい後輩の女性に
フォローしてもらったりしていました。
退職時の送別会でその女性に上から目線でいわれた事はショックだったのです。

話はそれましたが、自分のミスを真摯に受け止めて、
何度も繰り返し見直せばよろしいのではないのでしょうか？

質問の文章から、とても繊細な方とお見受けします。
人間完璧ではないので、ミスがなくなるまで明日はミスしないようにしよう！と
へこんだ気持ちは次の日に持ち込まないようにしましょう！

後輩も良い関係であれば、うまく利用しましょう！
プライドがあるならミスをなくすほうが先決です。

明日も頑張ってください！

この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。
勤続年数は、今年で4年めになります。
見直しも、やっているんですが莫大な仕事量で、見直しをやっているときにも、電話、接客、スタッフのフォロー、中断・・中断・・・やっていることもどこまでやったかわからなくなるくらいです。
ＰＣを入力している途中で、他の人がそのＰＣを使わなければならないときもあり、落ち着いてできません。自分の性格はながら事務は無理かと、最近思いつめています。
自分より後輩で、一回り年下に見直し・・考えるだけで辞めたくなります。
明日から仕事行きたくなくなります。リセットしたいです。
回答いただきましてありがとうございました。
また、明日仕事でへこみましたら、応援お願いします。
がんばります！

お礼日時：2011/02/20 01:36