大量の住所データの宛名印刷の効率性

現在会社の事務の仕事で、大量の顧客データ(Excelファイル)をみながらハガキにてDM作成をしています。
宛名はすべて手書きでしているのですが、やはりWordの「はがき宛名印刷ウィザード」を使った方がいいかもしれない・・・と考えネット上で色々調べたのですが、ここで一つ疑問が。

WordとExcelを使って宛名印刷をする場合、まず作成するのが住所録ですが、その際「住所１」「住所２」といったように中身を分けています。
自分が取り扱ってる顧客データの住所は全部繋がっているため、住所録作成の際は住所の分断作業を行わなければいけなくなってしまいます。
次使うときに・・・とも思ったのですが、毎月出すお客様が違うため、宛名作成の際に住所を分断した顧客ファイルは保存しておいてもあまり意味がありません・・・
DMは毎月100件程出しています。
作業効率を考えた場合、
(1)このまま手書きでいくべきか　それとも　(2)Wordでひな形をつくって印刷をしたほうがいいのか。
(3)フリーソフト等ほかの手段を考えてみる　等々

みなさまのお考えや感じたこと、実際に使われてる方の感想等をお聞かせいただければ幸いです(´・ω・｀)
よろしくお願いいたします。

【Wordの「はがき宛名印刷ウィザード」参照元サイト】
http://freesoft.tvbok.com/tips/pc_windows/post_1 …

No.4 ベストアンサー 回答者： ka28mi 回答日時： 2011/06/17 00:51

No.２で回答した者です。

使った関数ですが、エクセルに詳しい方だと、「なんで、そんな遠回りな・・・」と言われるようなものでした。
細かな点までは覚えていませんが、ご参考までに書いてみます。

３つのシートを使っていました。
Sheet1は、全データが入ったリスト。
Sheet２は、その時に送付する分だけの表を作るシート。
Sheet３が、ラベルのシート。

まず、Sheet1。
A列からE列くらいまでデータが入っていたとすると、F列を送付分のフラグを立てる列にします。
G列に、RANK関数を入れます。F列が１以上の場合で、郵便番号、住所順に順位を付けさせます。

次にSheet２。
A列には１~２００までの数字を入れておきます。
次が少し面倒で、B列からF列までには、ひとつめのシートの郵便番号や住所、名前などを、一つ目のシートのG列順に持ってきたいわけです。
順番に並んでいるわけではありませんからLOOKUP系の関数が使えませんので、INDEXとMATCHを組み合わせました。下のような関数になります。
=INDEX(Sheet1!A:G,MATCH(Sheet2!A1,Sheet1!G:G,FALSE),1)
INDEX関数で、Sheet1のA～G列のうち、MATCH関数で選んだ行、SHEET1のA～G列の１番左つまりA列のデータを持って来なさい。
MATCH関数では、SHEET2のA1セルの値つまり「１」が、SHEET１のG列にRANKで「１」と入れた行となっているわけです。
当時、パソコン雑誌で紹介されていた組み合わせでした。

最後にSheet３。
セルを結合したりして、ラベルの大きさに合ったフォーマットを作ります。
そして、それぞれのセルにSHEET2の１行目の郵便番号セル、住所セル、名前セル、を指定しました。

実際に使う時には、１枚目のシートのF列に「１」を入力していきます。
入力が終わったら、SHEET３のラベルが何ページめまでデータが入るのかを確認して、市販のラベルにプリントアウトすればOK、というものでした。

たぶん、もっとスマートな方法もあったのだろうな、と思いますが、
はじめてエクセルを使って作業を楽にしようとしたものなので、今思い出すと、非常に懐かしいです。

この回答へのお礼

詳細な回答ありがとうございました！

紙に図をかき理解する作業をさせていただきながら、読ませていただきました。
このような作業ができたら大変楽になるとおもいます！

ka28miさんの回答より、やはりPCでの作成のほうがいいと思い作業開始させていただきました。

丁寧な回答ほんとうにありがとうございました(´∀｀)

お礼日時：2011/06/21 20:47

No.3 回答者： 5S6 回答日時： 2011/06/14 08:24

差し込み印刷を使う場合はあなたの腕次第です。

レイアウト配置など。



筆まめを使うという手があります。
はがき作成ですが、封筒の各サイズ、タック紙まで印刷できます。
個人名と法人の区別もやってくれます。
様、御中はもちろん、○○部長
とかもやってくれますよ。

印刷する、しない。いつ出したか？の管理もできます。
年賀状シーズンに新しいのが出ますが、１度買えば特に困りません。
郵便番号の更新のため３年に一度買えばいい程度ですね。
翌年分の郵便番号データはタダでダウンロードできます。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます！
筆まめという発想はありませんでした。

差し込み印刷の場合、確かに技術が必要です。
自動でやってくれるなら大変便利ですね。

筆まめ調べてみたいと思います(｀・ω・´)

お礼日時：2011/06/16 19:10

No.2 回答者： ka28mi 回答日時： 2011/06/13 00:05

以前に、似たような作業をしていました。

リストの中から、１００～２００件程度の該当者を選んで、宛名作成というものです。

私は全部エクセルでしていました。
顧客データがあるわけですよね。
その顧客データに、今回送るフラグを立てる列を追加します。
で、別シートにフラグを立てた行から、住所や氏名をを引いてくるフォーマットを作成します。
ちなみに、当初は２００件上限でラベルを印刷するように関数で指定しました。
途中から、１件づつ引いては印刷を繰り返すマクロにしました。

美しい手書き文字で送ることに意味がある案内なら別ですが、
毎月１００件ほども手書きをされるなら、どんな形にせよPCを使う方が効率的ですし、間違いにくいと思います。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます！

おそらくka28miさんと同じ作業を今していると思います。

『当初は２００件上限でラベルを印刷するように関数で指定しました。』
とありますが、どういった関数を使っていたのか気になります。
1件づつ引いて印刷を繰り返すマクロは確かに便利です。

すこしずつPCを使って作業をしているのですが、やはりPCのほうが一気にできるので、
断然効率的でした。
ご回答を参考に作業をさせていただきます。
経験談、ありがとうございました(｀・ω・´)

お礼日時：2011/06/16 19:13

No.1 回答者： Mechirun 回答日時： 2011/06/12 23:50

差し込み印刷で宛名印刷をする時、特に住所を住所1,住所2と分ける必要は無いと思いますが？

今のデータが住所全てを1つのセルに入っているという事ならば、住所1に現在のデータ、住所2には何も入れないという事も出きるはずです。

もし、郵便番号等を分けなければならないと言う話であれば、それは差し込み印刷用のエクセルデータにする時に、【頭から3桁の数字+"-"の記号+4桁の数字】を郵便番号のセルに、それ以降を別住所のセルに別ける事が可能です。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます！

確かに、端と端をきちんと設定してあげれば、上司の了承が得られれば分けなくてもすみそうです。

郵便番号はワードのひな形がもともと分かれているので大丈夫そうです。
分ける方法はよく知らなかったので参考にさせていただきました。
実際に使ってみたいとおもいます(｀・ω・´)

お礼日時：2011/06/16 19:16