エクセルでの連携

こんばんは。

いま、私は小さな会社で経理をやっておりまして、来月から給料の計算を任されることになりました。

現在、前任の方が使っている（作成した)

・控除一覧表

・個人に渡す給料明細（現在、控除するもの、所得税が手入力です）

・その明細が一覧になっている給料明細一覧（総支給、差し引きし支給額のみ記載されています）

があります。

その方は、控除するものや、給料明細一覧の額を手入力しており、つまり給料明細にある同じ金額を何度も打ち込んでいることになります。

わたしも、来月から慣れない仕事になり戸惑ってしまうため、なるべくそれぞれ別のブックにあるものを連動させて負担を減らしていきたいのですが、何かいい関数や方法などがあるのでしたらアドバイすいただけませんでしょうか。

たとえば、
・所得税一覧をつくって、そこから明細に引用できる

・控除一覧と給料明細を連携させて２度手間を省く等

小さなことでもいいので、わかりずらくて申しわけありませんが、ご指導ください。

よろしくお願いします。

No.1 回答者： KURUMITO 回答日時： 2011/07/09 22:53

各人の重要なデータを管理するのですからそれぞれの人について職員番号などを付けて管理することが同姓同名などがあった場合の混乱を避ける意味でも、また氏名だけの管理では同じ性でもいくつかの漢字がありますので、例えば斉藤、斎藤、齋藤、齊藤などとあって入力に注意を払わないと同一人物と判断されないこともあります。

すべての資料の関連付けは職員番号を第一に考えて行うことになるでしょう。
ある職員番号についていくつかの資料(いくつかのブックやシートから）からあるデータを引き出すための関数としてはVLOOKUP関数がよく使われますね。この関数を使うにはできるだけ職員番号がA列など表の左端の列にあることがよいでしょう。
例えば元の資料がシート1に有ってA列に職員番号、B列に氏名、C列に住所、D列に電話番号が有るとします。そこでは1行目にそれぞれ項目名が入力されているとします。
そこで別のシートでA1セルに職員番号、B1セルに氏名、C1セルに電話番号とそれぞれ項目名を入力している場合にA2セルから下方に入力した場合にB列やC列にデータを引き出すのでしたらB2セルには次の式を入力して、右横方向にオートフィルドラッグしたのちに下方にもオートフィルドラッグします。

=IF(OR($A2="",B$1="",COUNTIF(Sheet1!$1:$1,B$1)=0),"",VLOOKUP($A2,Sheet1!$A:$X,MATCH(B$1,Sheet1!$1:$1,0),FALSE))

セル番地を絶対参照の形で使うこと、MATCH関数を使うなどのことをマスターしておくことも大切ですね。また、いろいろな資料での項目名は統一しておくことがよいですね。
参考になりましたら幸いです。