社内書類の必要性について教えてください。

以前勤めていた会社は中小企業ながら50名程の会社で、稟議書や出張の申請書、接待交際費の申請書などがあり、それが当たり前でしたが、
現在勤めている会社が従業員が10名以下の会社でそのあたりの書類が全くなく、口頭（社長に各自お伺いをし）などで確認したりという、良い意味では効率の良い方法で営業しております。

（ちなみに私は管理職（課長職）として雇用されました）

商売の性質上売上高では年間8億円程の会社です。
（薄利な業界ですのでそれなりに利益は出ておりますが、ボロ儲けでは無いです）


法的！？までとは言いませんがこのような決済の流れで問題ないものなのでしょうか？

問題がなければわずらわしい書類をわざわざ提出させたりはしたくないのでこのままの体制でこのまま行きたいと思うのですが、必要であれば最低限の提出義務を与えようと思っております。

お詳しい方、どうかご教授下さい。

No.2 ベストアンサー 回答者： kaede_c104 回答日時： 2011/12/15 21:26

kaede_c104

私も現在質問者様とほぼ同じ立場におります。
前職は、従業員３千人規模の上場企業で、大規模組織のぺーぺー歯車でした。そこでは質問者様がおっしゃっているような書類が書類の域を超して電子決済システム（ＰＣ上でやりとり）として当たり前に確立しておりました。
現職に転職したばかりなのですが、従業員１０人以下個人事業主のところで管理の仕事をしております。手当の付かない管理職ですかね。
うちの会社も内部書類が無いのですよホトンド…
というか、このような場合の多くは経営者が書類の必要性や重要性を理解していない点に問題があります。

・責任所在の明確化
・金銭を含む業務決定事項等の文書化よる記録と保管
以上の観点から社内の内部書類は必要だと思います。

私の場合、本当に必要な書類はひな形を作成して社長にこの書類の必要性を訴えかけて業務で使用するように務めています。

例えば、旅費精算の書類もルールを決めてそれに則ったのが欲しいんですけど、社長に「そんなの無駄で大カンパニーじゃないと意味ない、ごっごはするな」って言われて一蹴されちゃいました…トホホ…必要なのになぁ～
ちなみにルールってのは概算額仮払精算や完全後払精算などの支払に関する社内ルールですね。

稟議書や起案書だって必要だと思いますよ。普通、お偉いさんにはそうやってお伺いたてるんですよね。口頭ってのは…ウチも必要なんですよこんなのがねぇ～
製造業にしろサービス業にしろ中間管理職が部下たちのアイディアや提案をまとめて稟議書や企画書なんてのを作成して伺いたてるもんですよね…
苦労してそのような書類を作成しても上が書類に理解示さないとガックリきますよね。

ちなみに、書類の典型例がお役所じゃないですかねぇ。あそこは必要以上に面倒な書類まで作ってそれでメシ食ってるようなもんですからね…特に県職なんて書類と机上論でメシ食ってるような感がありますけどね…

脱線してしまいましたが、法的に書類が存在しないのが違法かは分かりませんが何かと必要だと思いますよ。

No.3 回答者： narara2008 回答日時： 2011/12/15 22:36

＞法的！？までとは言いませんがこのような決済の流れで問題ないものなのでしょうか？

意思伝達がスムーズになされていれば
なんの問題もありません。

書類が必要なのは、会社の規模が大きくなると
それらがスムーズでなくなるからです。

それらの書類は法定で必要なものではなく、
あくまでも社内で必要な書類だからです。

１０名くらいの会社で、社長が常に事務所にいるような
会社ならば、なんでも社長に一言いっておけばいいわけで、
その手の書類が必要となるのは、
社長がうん（了承）といったのに、
「俺は聞いていない」とか「うんと言った覚えはない」と
言うように責任逃れをしだしたりと言ったケースくらいでしょう。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

大変参考になりました。

お礼日時：2011/12/16 09:57

No.1 回答者： rfrfr111 回答日時： 2011/12/15 21:13

いいんじゃねえの。

会社ってのは、最初からなんでもかんでも管理体制を整備すりゃいいってもんじゃないんだよ。
大きくなるにつれて、色々問題が起きる毎に、つくっていけばいいんだよ。
小企業で、大企業並の管理システムつくったって、コストと時間ばっかとられて売上おちて倒産するだけ。

どうしても人数が増えてくりゃ、社長の目が行き届かなくなるし、ミスや不正なんかも出てきたりして
チェックその他の仕組みが現実として必要になってくる。だからつくる。それでいいんだよ。

だいたい、問題起きてなけりゃ、なぜその仕組みを導入するのかの目的や必要性がわからないから、形だけの意味ない運用になるんだよ。全ては必要性から生まれるんだよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

大変参考になりました。

お礼日時：2011/12/16 09:57