ISO9001文書管理についての質問

Question

組織の文書管理の中でよく見かけるのが文書の階層構造です。
（例：第４階層文書→記録文書）

そもそも文書を階層構造管理する目的はなんですか？必要ですか？

調べてみたら下のようなものを発見しましたので抜粋します

階層構造の文書体系
   JSIQ9001規格は文書体系にも階層構造にも言及していないが、ほとんどの組織の品質マニュアルには品質マニュアルを頂点とする文書体系図が表示され、手順書が2～3階層に分けて作成されている。 これは94年版に「品質システムで使用する文書の体系の概要を記述すること」の要求事項(JISZ9001:4.2.1)とISO10013: 1996(3)で階層構造が推奨されていたことの名残であると思われる。 ISO10013の改定版 ISO/TR10013:2001でも「文書類の体系は階層構造で表現できる」とし、手順書をシステム手順書と作業要領書*の２段階に書き分けることを推奨しているから、規格の概念には変化はない。
   しかし現実には、複雑でない手順を階層化して文書化したことによって上下の文書に重複した記述が見られ、極端な場合はほとんど同じ内容になっていることもある。 手順書以外の文書をどの階層の文書に位置づけるのかの困惑も感じられる。このような組織では階層化にこだわる理由も必要もない。

私がよく見聞きしたことの実は上のようなことなんでしょうかね…

よろしくお願いします。

isoworld · Accepted Answer

おおむねあなたが書かれているとおりです（私は94年版の時代からISO 9001の主任審査員をしております）。そのような経緯が大きく影響していると思いますし、当時は大企業など大手がこぞって認証取得に走りましたので、３層構造、４層構造の文書体系もそれほど重いものではありませんでした（それなりに意味のある体系でした）。

（注）品質マニュアル以外に手順書（procedures）と指示書（instructions）に使い分けるような概念の文書体系が想定されていました。

その後、文書体系はそんなものという認識が広がって、最近の中小・零細企業までそれに倣うと身の丈に合わず、たいへん重厚なものになりすぎ、適切ではなくなってきています。

いまの改訂された規格では（いろいろな反省にもとづいて）文書体系には言及されなくなっていますので、大企業向きの体裁のよい文書体系を作って格好をつけることもありません。書かれているように下手に階層構造にすると重複記述が増えて内容が相互に矛盾したり不一致になるケースがよくあります（とくに一方を改訂したときに他方を忘れたりすることがよくあります）。
　いまでも審査をすると文書管理のところで指摘がいちばん出やすいんです。いたずらに複雑な文書体系を作って、自分で自分の首を絞めているようなものです。そして文書管理で指摘が出るってことは、実はシステムが未熟でレベルが低いことを暗示しているんです。
　それに内容が重複するってことは、それだけの階層構造にする必要性が薄いってことでもあります。

isogava · Answer

文書の階層化が必要か否かというのは、組織の構造の階層化が必要か否かという議論に似ていますね。
小規模組織で、すべての従業員がすべての文書を熟知しなければならない環境ならば、階層化はほぼ必要ないでしょう。
それなりの規模で、部門や機能が別れてくると、全体最適と部分最適のバランスをとる必要が出てきます。
文書を作成し、管理し、ルールを周知させる側にとって、最も効率のよい文書の体系化と、自分の業務にとって必要最小限の文書を読んで済ませる方が効率がよいということとは、相反する場合も出てきます。

内容の重複は、一見、効率が悪いように見えても、読む側と読ませる側にとっては、重複がある方が都合がよかったりすることもあるでしょう。
階層化が無い方が良いという状況は、むしろ特殊な環境のように思えますし、組織の構造に応じて、階層化の程度は異なるので、何が正解か？最適か？を、一般論として結論を出すことには、意義はないでしょうね。

PS. 目次やアウトラインも情報の重複ですが、これを無用かどうかというのも読み手次第ですね。

aokii · Answer

上下の文書に重複した記述が見られるというところが問題で、上下の文書にはできるだけ重複した記述が無いようにすべきでしょう。必要なら引用すればいいはずです。

そもそも文書を階層構造管理する目的は、手順書の文書を全て一つにすると六法全書のように大きくなって扱いにくいからでしょう。

かといって、ただ分割しただけでは、引用の際の親子関係等が不明確になるので、階層化が必要なのではないでしょうか。

複雑でない手順をあえて階層化する必要はありませんが、ISO9001に従った文書管理については、複雑にならざるをえませんので、程度は違っても階層化は必須でしょう。

ISO9001文書管理についての質問

おおむねあなたが書かれているとおりです（私は94年版の時代からISO 9001の主任審査員をしております）。

文書の階層化が必要か否かというのは、組織の構造の階層化が必要か否かという議論に似ていますね。

上下の文書に重複した記述が見られるというところが問題で、上下の文書にはできるだけ重複した記述が無いようにすべきでしょう。

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