出張旅費の精算について

　生産部門の社員でたまに仕事で製品を配送する時、本人の車を使用していってもらうことがあります。(本来は会社の車を使用させるべきですが、車の空きがなくやむを得ず自家用車で行ってもらっています。)配送時のガソリン代は会社で負担しますが、ガソリン代の領収書どおりの金額を払うわけにはいかないので、実費計算の目安になるものがあれば教えてください。
(配送の回数の割りに金額も頻度も高く思った以上に経費がかかりすぎています。通常であれば配送用の日報を作り出社時メーター・帰社時メーター等で移動距離を確認し用務の内容まで報告させていますが、個人の車なので会社がそこまで管理するのは難しく、また提出させた日報の正確性を検証することも難しいです。本来なら解雇したいところですが、新規登用社員が定着するまでは…と思い対策を考えています。)
Ex　　実際の移動距離(map等で検索)÷lあたりの走行距離(国土交通省等での平均燃費)
　　　×ガソリン単価(l)　　等で当初は考えていたんですが・・・

No.6 ベストアンサー 回答者： daidou 回答日時： 2012/05/25 02:08

自家用車通勤可、社用車が使用中の場合の配送など合理的な事情があれば自家用車の業務使用を認めるという会社もあります

ただし、自家用車通勤・自家用車の業務使用にかかわる規定の整備と安全運転管理者の設置の必要があるかと思われます

規定の要点は
安全運転義務
任意保険の加入
通勤費・出張費（ガソリン代）の支給基準
業務使用の場合の事前申告と許可基準（業務使用は原則不可、相当の理由がある場合のみ特例として認める）

つまり、安全運転を誓約させたうえで、事故を起こした場合の金銭的なリスクカバーとして一定以上の任意保険の加入を義務付ける。
社用車であろうと自家用車であろうと、自動車の運転というリスクを抱えて社外に出るのですから、事前の申告と許認可の取り付けは必須。
このレベルまでは規定で縛っておく必要があると思います
今の時代、任意保険は対人対物ともに無制限、取引先の方なんかを送迎することもあるなら人傷も無制限。
事前申告では行き先、予定行程、自家用車使用の理由、使用する車の登録番号程度と運転者・同乗者の氏名程度は押さえておきたい
ついでに規定内で、事故を起こした場合に自家用車自体の損害については会社は弁済しない旨を謳っていた方がいい
それと定期的に免許証と車検証、任意保険の加入内容のチェックは必要です

で、本題の精算額の基準ですが
燃料単価は社用車があるのでしたら、その社用車に給油しているガソリンスタンド（たぶん契約しているところがあるのでは？）のガソリン単価を基準とすればよろしいと思います
もしなければ「石油情報センター」あたりの単価を基準にすればよろしいかと
http://oil-info.ieej.or.jp/price/price.html

距離については、実装距離で申告させればよいかと思います
いろいろなＷＥＢのマップで走行距離算出ができますので、提出されている行程と走行距離の整合性は検証可能です
もし実装距離の申告が困難（申告しなければ支給しない、といってしまってもよいように思いますが）だというのなら、行き先と会社の距離をマップ上で算出してもいいですし、直線距離の３割増しぐらいを基準距離だ、という決め事にしてしまってもよいと思います

燃費については「任意保険の保険料や使用による減損も考慮して」多少緩めの方が良いように思います

今なら、１リットル８～１０キロ、１４０～１５０円程度でしょうか？


これを基準にして、実際の車種による差については目をつぶる（これ以上細かくしたら煩雑になりすぎです）

この回答へのお礼

ありがとうございました。参考にさせていただきます。

お礼日時：2012/05/25 23:11

No.5 回答者： kei_su 回答日時： 2012/05/24 11:59

　私が以前勤めていた大手企業では個人の車で出張や配送も許されていましたが、事故対応の方法など細かいルールが決められていました。

　その時の出張旅費の精算ですが、出張前に旅費清算表（A4サイズ）を渡されて、出発前の車の走行距離と帰ってきた時の走行距離を書いて差の距離に毎月１日に決められる会社で決めた１Kmあたりの金額を掛けて計算していました。
（定期的に抜き打ちで何件か距離の妥当性を検証されてるようでした）

　なので、燃費のいい車に乗っている人はお得でしたね

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2012/05/25 23:08

No.4 回答者： yosifuji20 回答日時： 2012/05/24 11:45

当社では実際に営業担当者が個人の車を使う例があるので、その場合の清算方法を規定で決めています。

まず基本は本人の申告する走行距離です。これに規定で決めたキロ単価をかけた金額が支給額です。
キロ単価は通常考えられる税金保険料等を考慮したもので単純なガソリン単価ではありません。ガソリン代の上下に応じて時々単価が改定されます。
それと定期的に内部監査があるので、この支出がある場合はその車のメーターのチェックがあります。今までそれで不正があった例はありませんが、あまりに現実とかけ離れた請求は出来ないと思います。

でも公平に見ているとどうも実費よりも少し多い金額になっているようで、利用者はこの方が良いと思っているようですね。
ただ会社としては事故の場合等を考えて徐々に社有車を増やしこの制度は廃止の方向です。

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2012/05/25 23:07

No.3 回答者： nekonynan 回答日時： 2012/05/24 11:30

会社が負担するのは下記の通りです

　使用燃料相当額
　車両損料
　保険相当額
　オイルなど消耗品相当額
　車検相当額
　税金相当額

　２０００CCクラス概算

　車両損料は１０万KM使用ならな１KM当り２０円程度
　保険相当額　年１万KM　６万円ならば　　１Km当り６円程度
　消耗品　タイヤ２万KM　６万円ならば　　１KM当り２円程度
　　　　　オイル５０００KM　５０００円ならば　１KM当り１円

　車検相当額　２万KM　で１４万円ならば　１KM当り　７円　　
　税金相当額　１万KM　で３万９千円ならば　１Km当り　3.9円


　ざっと個人の車で燃料代以外　４１円／ｋｍ　程度コストが掛かります


　ガソリン代だけならば　その社員は大損していることに成ります


　したがって個人車使用手当　１回１０００円以上　程度又は　相当額を会社は負担する必要があります
　
　距離×平均燃費＋個人車使用手当が必要です



　どこでも、個人の車両を１月つかう時は、３万円程手当がでるのが普通です


　個人車両専用日報を書かせる必要が出てきます。
　たまにならば他になり、後は路線距離や地図の距離を参考に問題が無いか検証すれば良い


　検証用に友達の車はタコグラフが着いている
　

この回答へのお礼

ありがとうございました。

お礼日時：2012/05/25 23:08

No.2 回答者： takuranke 回答日時： 2012/05/24 11:27

＞個人の車なので会社がそこまで管理するのは難しく

ならば、従業員個人の車は使用しない。
これが無理というなら、多少費用負担が多くとも仕方がないと考えざるを得ない。

それか、配送先の直線距離を目安に固定金額にする。


＞本来なら解雇したいところですが
解雇理由は何でしょうか？
会社が管理できないことを従業員の責任にすることはできません、
車が足りない状態が継続して起こるのであれば、車の定数が適正ではないと言う事になります。

No.1 回答者： m_inoue222 回答日時： 2012/05/24 11:22

＞実費計算の目安になるものがあれば教えてください。

基本的にここからが間違い．．．

実費負担なら

・車の消耗
・車検などの整備費用
・損害保険の負担
・ガソリン代

それらも含めて考えるべきでしょう

なので実際には「仕事で使った走行距離×規定の単価」での支払が適当でしょうね

走行日誌の距離で．．．２００円/キロ．．．それくらい支払われれば？

それより業務中に事故などに遭遇されたときはどうされるのか？．．．そのほうが心配です