ショートステイ利用後のサービス提供報告書について。

現在、職場が変わりユニット型の介護老人福祉施設に勤務しています。

私の所属しているフロアは、20床ユニットのショートステイ（以下、SSと表記）専門です。そこで、最近特に悩んでいる事が2つあります…もしよろしければ、良いアドバイスや情報をご提供して頂けると有り難いです。

(1)SS利用後、ご家族様へお渡しする退所サマリー
（※いわゆる、ご利用時のサービス提供報告書。食事、排泄、入浴に関して等のご利用中の様子を記載したもの）の書式について。

当施設では、上記（※）の項目の他に、日中、夜間、その他についての項目があります。これを夜勤中に（→日中はショート入居＆退居でバタバタなので…）、出来るだけ翌日の退居人数分のを完成させておかないとなりません。なので、少しでも効率の良い書面にしたいんです。
現在の書面は、ご家族様にとっては詳細にわたって記載されているので有り難いと思うのですが…仕上げる身としては、けっこう夜勤業務をやりながらは厳しいのが現状です。

私の理想としては…ご家族様に利用時の様子が伝わりつつも、かつ簡単になり過ぎず、記載情報過多にもなり過ぎず、ぎない、負担にならない書面が良いのですが、どのような項目を書面へ載せたらベストでしょうか？

(2)SSユニットなので、これもなのですが…夜間に日中の常時4～6名の職員の一日のタイムスケジュールを夜勤者が組み立てて所定の書面に組み入れているのですが、これがまた私は特に苦手で…他の施設さまでは、このようなタイムスケジュール等を立てて業務をやっておりますか？

ちなみに、日中のSS入居→最高で5人。退居は、4人もしくは5人の時もあります。皆様、ご多忙中と思いますが…宜しくお願い致します。

No.2 回答者： Oubli 回答日時： 2013/11/05 23:20

#1です。

お疲れ様です。

私のイメージとしては利用者様にそれぞれIDがあり、現利用者のIDがリストされ、選べば過去の報告書が全部検索され、最近のものを複写して必要事項だけを修正・加筆すると報告書ができるいう感じです。新たに作るとしても、今後には応用できるわけです。それはワードファイルを貯めるだけでは無理で、何らかのデータベース構築が必要になりますが、できあいのソフトもあると思いますよ。出資は必要ですが、元は十分とれるのではないでしょうか。

No.1 回答者： Oubli 回答日時： 2013/11/05 22:19

SSは繰り返される利用者も多いので、はっきりいって報告書等はコピペで済む部分も多いのではないでしょうか。

記録が電子化されていないのなら、是非採用をお勧めします。

この回答への補足

早速のご回答ありがとうございますｍ(_　_)ｍ

office2010のwordにて、ユニットリーダーがすでにそのフォーマットを作成してくれていますので、施設の介護情報等も電子化されており、PCケース記録よりそのフォーマットへ、コピペして張り付けているのですが…利用者様によっては、コピペでも記載情報が多くなることもあり、PCケース記録より抽出するのが大変になったりするので、「この項目は、退所サマリー（サービス提供報告書）として、乗せた方が良い」という項目は何か…皆様の家族がもし、SSを利用してその書面を頂く際に何を望むか…。ただ、確かにリピーター様の場合もいらっしゃるので、リピーター様用と新規様用で別けても良いのでしょうかねぇ。。。？

補足日時：2013/11/05 22:38