仕事を要領よくこなすにはどうしたらいいですか

いつも仕事がギリギリで残業が多くなってしまいます。
今年４月に育休から復帰したのですが、前とは違う係に配属されてなかなか仕事が要領よくこなすことができません。（総務なので、受付やパソコンの作業です）
仕事が遅くなる原因は、
・文書作成に時間がががる
・専用端末の使い方がわからないので調べるのに時間がかかる
と自分なりに考えました。

学生時代にあまり勉強してこなかったツケがいまきて、
簡単な通知文書でさえも時間がかかり、何度も上司の直しが入り
スムーズに１枚を仕上げることすらできません。
いつ電話や来客があるかわからないので、
トイレへいくのも１日に１～２回だし、昼休みもマニュアル読んだり仕事をして、
るけど、
ひとつの仕事が片づかないうちに次がきて、
あせってよけいに頭の整理ができない状態になってしまいます。
（だから常に仕事におわれてます。）自分では必死に頑張っているのに、
作成文書に誤字があったり、
うっかりミスも多いし、他からいわれたことでも一瞬で理解できなかったりと、
４０歳にもなってるのに私はなんて頭がわるいんだと夜ひとりで涙がとまらないです。
自分なりに仕事のマニュアルを作成して、
忘れないようにその都度メモしてますけど、
仕事を要領よくこなせるように、他にどのようにしたらいいでしょうか。

No.3 回答者： tpg0 回答日時： 2014/11/28 06:51

こんにちは。

質問内容を拝読させて頂いた限りでも、失礼ながら文書作成を苦手と自覚してることが窺えます。

私自身も、学生時代に語学の勉強不足が祟り語学力が乏しく文書作成は最も苦手な分野ですけど、定年退職までの現役時代は技術職でしたから、データーの作成や管理さえ問題がなければ、上司への報告書など文書作成が多少問題があっても許されることが多かったので随分と助かりましたが、事務職で文書作成が苦手では上司に指摘されて手直しされることがあっても仕方ないと思います。

なお、仕事を要領よくこなすには、先ずは自ら使い方が分からないと認めてる専用端末を使いこなせるような努力から始めるべきでしょう。

それと、自ら頭が悪いと悲観ばかりして萎縮せず「やれば出来る」という自信と誇りを持ち実績を重ねる事です。

現状の質問者様は、自分なりにマニュアル作成をするなどの努力はしてるつもりでも、肝心な専用端末の使い方が分からないから調べるのに時間が掛かるという矛盾があります。

なぜ、使い方が分からないという専用端末の使い方を懸命になってマスターしようとしないのでしょうか？

少なくとも、勤務先から給料を戴いてる職業人(プロ)という意識があるなら、甘えは許されないという意識も持つ事です。

まだ、40歳の若さなら新たなことを覚える能力は充分にあるのですから、悲観しないで前向きに考えて努力してください。

No.2 回答者： merciusako 回答日時： 2014/11/28 03:40

通知文書は、「ビジネス文書の書き方」というような書籍がありますから、購入をお勧めします。

ビジネス文書の場合、パターン化されていますから、ひな形さえ覚えてしまえばちょろいもんです。

専用端末の使い方も覚えてしまえばどうということはありません。

＞ひとつの仕事が片づかないうちに次がきて

優先順位の問題です。
次から次へと来るようなら、ポストイットなどに書きだして、パソコンの隅に貼っておきます。

会社としては、あなたを遊ばせるつもりはありませんから、仕事があってあたりまえ、仕事が重なるのもあたりまえです。

＞トイレへいくのも１日に１～２回だし

これは問題です。身体に悪いです。
そこまで仕事のことを考える必要はありません。
行きたいときに行きましょう。
電話や来客など、誰かが対応しますよ。

もうひとつ。
要領よく仕事がこなせるようになると、更に仕事が回ってきますよ。

会社としては、あなたがどこでギブアップするかを見ているのです。
ギブアップしたところがその人の限界、ということですね。

従って、「トイレへいくのも１日に１～２回」じゃないですが、ムリしてガマンしてがんばっていると、「まだ限界じゃないんだ」ということで仕事が増えます。

いつまでたっても残業ということになってしまう。

「要領よく」というのは、その仕事を短時間でそつなくこなすことだけではなくて、後回しにできるものはどんどん後回しにすることでもあるんです。

それが、一定の仕事の質を保つ鍵です。
お忘れなく。

No.1 回答者： kaitara1#1 回答日時： 2014/11/28 02:38

机を広く使う。

同時進行的に行う。区切りのよいところで休む。急ぐものかそうでないか。