総会で承認された議案に、提案細則の正本や審議の議事録が無かった場合の有効性について

今年度からマンション管理組合の理事長になりました。
今年の総会で、ある雇用細則の制定が議題として提案されて承認となりました。

しかし、引継ぎを受けた関係書類の中には、細則を審議した理事会の議事録や雇用細則の正本がなかったので、あらためてこれら書類の提出を要求したところ、前理事長は、総会資料の該当ページ部分をコピーして、これが正本だとして提出してきました。もちろん署名や押印などはありません。

他の理事はこうしたことにはあまり知識がないので、前理事が、自身の知人を雇用するため、独断で細則の案を作って総会に提案したもののようです。
ちなみに、この使用細則には多くの人が反対だったのですが、前理事長は組合員宅を回って白紙委任状を集め、強引に承認にもっていったという側面があります。

この場合、今年の総会で承認された雇用細則は有効なのでしょうか。
また無効となった場合、今後どのように扱えばよろしいのでしょうか。

質問者からの補足コメント

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  merciusako さん、早速のご回答有難うございます。
  ご指摘の部分についてはその通りだと思いますがが、「理事会の議事録には当該議案の審議が無いものですから、これが有効か無効について」質問ををさせていただいた次第です。よろしくお願いします。

    補足日時：2016/04/29 21:00

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  merciusako さん、再度のご回答有難うございます。
  質問の本文が言葉足らずだったようで、申し訳ありません。
  理事会の議事録もあり署名もあるのですが、細則の総会への提案に関しては「業務を円滑に遂行するため細則を定め、別途の通り雇用就業規則等を作成する」という一行の記述だけで、細則案など他の資料はありませんでした。
  このことで理事会で審議したことになるのかについて、ご教示をお願いしたいと思います。

    補足日時：2016/04/30 03:44

No.2 ベストアンサー 回答者： merciusako 回答日時： 2016/04/29 23:44

No.1です。

理事会議事録に審議の記載がないのであれば、審議していないということになります。

理事会議事録は議長（理事長）が作成しますが、確認者として他の理事の署名・押印が必要です。

議事録作成者の署名･押印もない、確認者の署名･押印もない、では話になりません。
議事録とも言えません。

理事会にて経緯を説明し、「総会決議の無効」を確認し、その旨の文書を全組合員に配布すれば済みます。

この回答へのお礼

大変参考となりました、有難うございました、

お礼日時：2016/05/07 02:39

No.1 回答者： merciusako 回答日時： 2016/04/29 20:35

総会決議は有効だと思います。

・理事会において、その細則を総会の議案とすることが決議されている。
・総会は、管理規約に規定されている総会招集手順に従って開催されている。
・総会の議案は事前に区分所有者全員に周知されている。
・総会は、定足数などが適法に開催されている。
・その細則の可決要件は、管理規約の変更にあたり、特別決議事項なので、組合員総数及び議決権総数の各４分の３以上だが、その可決要件を満たして可決された。

これらがキチンと満たされているのであれば問題はないことになります。

総会の議案とするためには、理事会で決定していなければなりません。

「前理事が、自身の知人を雇用するため、独断で細則の案を作って総会に提案した」ということはあり得ません。

理事会議事録があるはずですから確認すればハッキリします。
理事会議事録の作成は管理規約に規定されていると思います。

「前理事長は組合員宅を回って白紙委任状を集め」というのは問題はありません。
委任状を出してしまったのは組合員本人ですから。

問題があるとすれば、「独断で細則の案を作って総会に提案した」というところです。
この案について理事会で審議していないのであれば、総会の結果は無効です。
その細則はないものとなります。

そもそも総会の議案にできないのですから。

「有効という総会結果が問題」というのであれば、理事会で「この細則の廃止」を決議して、総会の議案として、組合員総数及び議決権総数の各４分の３以上の賛成を得られれば良いのです。

ただし、前理事長がそうまでして細則を制定したかったわけですから、廃止となると妨害工作はあるでしょうね。

正しい手順に則らないと指摘されれば面倒なことになります。
管理規約を確認してください。