保護者会から保護者宛の手紙の書き方、文章について‥。

保護者会会長をやっています。
もうすぐ運動会があるのですが、保護者会からとして毎年子供達に年齢に応じたプレゼント(500円程度)を渡しています。
今年はｵﾘﾝﾋﾟｯｸの年ということもあり、ﾒﾀﾞﾙ(220円程度)と年齢に応じたプレゼントを考えました。
年長さんのｸﾗｽ以外の役員の方には賛成をもらい、年長さんだけ、アルバム代とかも色々かかるみたいで‥保留になったのですが‥
他のｸﾗｽの役員の方もプレゼントを選んだり、発注、ﾗｯﾋﾟﾝｸﾞなど運動会までにやることがあるため、
年長さんへのﾒﾀﾞﾙは園長に相談しました。
運動会のプレゼントを渡すﾀｲﾐﾝｸﾞなども全ｸﾗｽ一緒なので、子供達の気持ちも考え、
先生達が年長さんの人数分なら手作りで作るよ！と言ってくださったので、
他の保護者役員の方の了承も得てもし予算がダメなら先生に手作りﾒﾀﾞﾙをお願いしようと思いました。
(保護者会からなので手作えることはやろうと思ってます)

‥やっぱり年長さんは色々他のｱﾙﾊﾞﾑ、記念品などとの兼ね合いもあり運動会の予算は200円になるとの事でﾒﾀﾞﾙは先生達にお願いしました(><)
子供達のいい思い出になればという気持ちもあり、お願いしました。
ﾒﾀﾞﾙも自宅に届き、先生方もﾒﾀﾞﾙを作ってくれているんですが、
園長から他の保護者全員に一言、年長さんだけ手作りなのかの説明文？みたいな紙を先に配ったほうがいいのでは？‥と‥
確かになんで、年長さんだけ手作り？！
手作りの方がいい！‥どうして？
などの声が後からくるんだろうな‥と思い、保護者の方宛に手紙を渡そうと思ってるんですが、
文章を考えるのが苦手で、ずっと考えてしまいます。
なにかｱﾄﾞﾊﾞｲｽなどあればよろしくお願い致します！

No.1 回答者： 咲久 回答日時： 2016/08/21 00:01

『運動会のメダルについて』

平素よりPTA活動に関し　ご協力いただき心より感謝いたします。

表題につきまして　、下記のように決定させていただきました。
事後報告となり誠に申し訳ありませんが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　記

・運動会終了後、園児に対し　ご褒美のメダル贈呈。
（今年はオリンピックイヤーということもありそのように決定しました）

メダルに関し、本来なら園児全員一律に同じものを渡すのが望ましいが、
今年度は年長さんと年中・年少さんで違うメダルをお渡しする。

配布するメダルについて

年長さん…………　園からの手作りメダル
年中・年長さん…　業者より購入したメダル

【理由】
年長さんは卒業アルバムや記念品など購入品が多く、予算の都合上、運動会に使用できる金額が限定された。

年中・年少さんは予算に問題ないため購入したメダルを贈呈。

（全員分を手作りメダルにするのは難しいためそのようにさせていただきました）

本来なら事前に保護者の皆様に　ご相談すべきところ、日程と時間の都合上、園長先生と役員の間で再三の検討の結果であります事をご理解いただけたらと思います。

お子様や保護者の方々の間でメダルに差異があり、疑問に思われる方がおられるかもしれないとの懸念から、あらかじめお知らせの必要があると判断し、このような形でご了承いただきますことをお許しください。

子どもから、なぜ年長さんだけ手作りなの？と言う疑問があった場合は、年長さんは最後の運動会だから特別に先生の手作りになったのだ、というようにお子様に説明いただけたらありがたく思います。
今後ともPTA活動のご協力とご理解をよろしくお願い申し上げます。


……大変難しいですが、おおむねこんな感じでしょうか？？？

文章の順番の入れ替え・言い回し・追加の内容　書式等はアレンジよろしくお願いします。

それより、悩んで至った結果に関し　無責任に苦情を言う人は必ず存在すると思われます…
くれぐれもお気持ちの沈むことのないよう　（心配しております。）
上に立つ人のご苦労をお察しします。卒園まであと半年　頑張ってください！！