マンションの無権代理の総会議長と委任状の行方

ケーススタディです。ハジメさんとナツエさんは夫婦で、Ａマンション104号室の共有名義人（区分所有者）であり組合員です。ハジメさんはＡマンションの理事長ですが、ナツエさんは一般の組合員で役員ではありません。先日の定期総会で、ハジメさんは所用があり総会を欠席、その代わりナツエさんが総会議長として総会を仕切りました。いわゆる無権代理人です。この総会では、約35％の組合員が議決権を議長に委任しました。この場合、これらの委任状はどのように扱えばいいのでしょうか。議長に委任した議決権は、代理のナツエさんに委任したことになるのでしょうか。規約は次の通り定めています。
第４０条（副理事長）　　
副理事長は、理事長を補佐し、理事長に事故があるときはその職務を代理し、理事長が欠けたときはその職務を行う。
第４４条（総会）
管理組合の総会は、総組合員で組織する。
２　総会は、通常総会および臨時総会とし、区分所有法に定める集会とする。
３　理事長は、通常総会を、毎年１回新会計年度開始以後３ケ月以内に招集しなけ ればならない。
４ 理事長は、必要と認める場合には、理事会の決議を経て、いつでも臨時総会を招集することができる。　　　　　　　　　　　　　
５　総会の議長は、理事長が務める。
第４８条（議決権）
各組合員は、その所有する住戸１戸につき各１個の議決権を有する。
２　住戸１戸につき２以上の組合員が存在する場合のこれらの者の議決権の行使については、あわせて一の組合員とみなす。
３　前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者１名を選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。
４　組合員は、書面または代理人によって議決権を行使することができる。
５　組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、次の各号のいずれかに該当し、かつ、成年に達した者でなければならない。
　一 組合員の同居人
二 他の組合員
三 他の組合員の同居人
四 組合員の専有部分の占有者
五 組合員または占有者が法人である場合は、その役員または従業員
６　代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。

質問者からの補足コメント

• 出席者30％、委任状35％、議決権行使21％、無効票14％（出席もせず，書面も提出せず）が内訳です。総会は、終始一貫規約との整合性を確認、不正があればその場で指摘せよと言う事ですね。実際、今となっては“あとのまつり”です。ナツエさんが議長を務めることについては、何ら説明はありませんでした。議事録は「総会に先立ち、○×役員より上記有効議決数が議決権数74票の過半数を超えている事から、本総会が成立した旨の報告があった。引き続き、規約44条に基づき総会の議長をハジメ理事長が務めることを確認する」と記述された。不適正な記述について問い質しても、新理事会は「前期のことは前期の役員に聞いてくれ」といい、前記の役員に尋ねれば、ただ無視されるだけ。総会は、禊（みそぎ）で、一年間の全ての瑕疵は、総会の一時間半で全て治癒してしまう。何と理不尽な事かと思います。疑問点の解明は、来年の総会までお預けです。

  No.2の回答に寄せられた補足コメントです。 補足日時：2017/06/12 19:51

• 

  出席者の半数は、当期役員と次期役員でした。議事録が配付されても、70％の組合員が無権代理の議長ナツエさんの存在を知らされないままと言うことになります。これって、信義誠実の原則に則っているのでしょうか。

    補足日時：2017/06/12 20:40

• >>質問者は無効に持ち込みたいだけだろうに・・・。
  
  無効に持ち込みたいとは思いませんが、２度とこのようなことをしないような措置は講じたいと思っています。議案書および議事録には、虚偽記載で印象操作をした箇所がところどころにあり、せめて区分所有法７１条に基づく過料請求（非訟事件）を申し立てたいと思っています。

    補足日時：2017/06/13 07:02

No.3 ベストアンサー 回答者： suzuki0013 回答日時： 2017/06/13 12:19

＃２　再回答

『議長に委任した議決権は、代理のナツエさんに委任したことになるのでしょうか』というケーススタディなので、回答は＃２の通りとなる。
無効にするならこういう体裁、有効にするなら体裁。
要はいかようにもできるということ
弾力運用の範疇であり、運用をするかしないかというあたり。

法的には夫婦は別々の人格として扱われる。
しかし、地域コミュニティなどでは夫婦一体説が主流。
すなわち、夫婦の一方が世帯を代表する権限を有するというもの。
マンション管理の場では、本件のように夫の代わりに妻が参加すること自体は珍しくはない。
書面などによる手続きがされていなくても、不正や無効として厳格に対処する必要性は低い。
（もちろんトラブルになっているケースもあるので、重要議題のある場合には委任状はきちんとすべき）
一般論として、居住者同士であれば顔見知りなので夫婦だということは分かるため、どちらかが参加すればそれが代表者（表見代理成立）とみなされる。
非居住組合員については組合員の妻ところか組合員かどうかも分からないので、本人確認証の提示や委任状は必須となるけれど。

本件の場合、ハジメさんとナツエさん夫婦のことを多くの組合員は知っていたのだろう。
代理人に関して過去のトラブルになっていない管理組合であれば、ご近所付き合いの関係から、委任状の未提出を指摘することもないだろうね。
その結果に何か不利益などの問題が生じればこの無権代理まがいが問題視されるが、そうでなければ追認されたものとしても、別に信義則にも反しないと推定。


大前提として。
管理組合は組合員の利益のための団体。
本件の議長代理について疑問があるとしても、その議決内容が組合員の利益に反していなければ黙認または追認という扱いにするのが妥当。
だから「妻が夫を代理する」という議長代理についての疑義だけでは無効にはもっていきにくいし、不正と糾弾することも難しい。
（これ自体は手続きを省略しただけで不正とはいえないからね）

厳しい言い方かもしれないけれど、質問者の指摘が「議長代理」の件だけであれば、これを指摘していくことで総会のやり直しや臨時総会開催ともなれば、他の組合員にとっては迷惑行為。
指摘するのであれば、不正や虚偽記載による『不利益』こそを明白にすべき。


過料請求の話が出ているけれど、この議長代理の一件では過料にはならないよ。
手続きに不備があったのまま違いないだろうが、過料に処すほどではないという判断。
裁判所は罪人を量産する場所じゃないからね。
おそらく、質問者がこれで申し立てをしたら他の組合員から白眼視されて村八分になるだろうね。
当然、マンション管理的には発言力がゼロに等しくなる。
補足では「せめて～過料請求」とあるけれど、”せめて”なんて表現なんか合わない、結構な大事だよ。

ただ、不正や虚偽記載などで申し立てた上でその付録的な意味合いで議長代理の不備もつけるのは効果アリかもね。
ズルズルの総会運営を表しているから。
いずれにしても、虚偽記載による不利益や不正などを客観的に判断できる証拠は必要だね。


本当に過料請求するなら、こんな質問サイトで相談していないで弁護士に相談したほうがいいよ。
自治体実施の無料法律相談でまずは法的に整理してもらうといい。


ぐっどらっくｂ

この回答へのお礼

大変意義深いアドバイスを頂きありがとうございました。管理組合の役員は全員ボランティアで管理のプロではありませんので、ミスがあるのは当然で、それを責めるつもりはまったくありません。ただ、その裏で管理会社のフロント担当のずるさが見え隠れします。（悪く言えば、素人ゆえにうまくあしらわれているような）現に、規約で定められた管理費の使途では説明がつかないお金が、集会の決議なしに、しかも予算準拠主義を無視して、消えていきます。その支払先は、大体管理会社のグループ会社です。当マンションでは、予算準拠主義は絵に描いた餅です。

お礼日時：2017/06/13 15:13

No.2 回答者： suzuki0013 回答日時： 2017/06/12 17:38

ケーススタディというか、質問者は無効に持ち込みたいだけだろうに・・・。

あくまでケーススタディとして回答するなら。

【総会を有効かつ潤滑に成立させる目的の場合】
ナツエさんはハジメさんの代理人（組合員の同居人）として、その組合員としての地位を代理する。
ハジメさんは理事長だったので、所用による欠席につきその職権を副理事長が代理する。
副理事長は今回の総会と議案について事情を良く知っている組合員代理人のナツエさんを議長代理として指名。
総会に参加している組合員からの反対意見が過半数を超えなかったこともあり、ナツエさんは議長代理を務めることを承諾。
これにて総会を開催できる運びとなった。
議長へ委任された議決権については、ナツエさんの議長代理就任が認められたことにより自動的にナツエ議長代理が職権として議決権行使することとなる。
ナツエは組合員の代理と、議長の代理を兼任することになるが、これは規約で特に禁止されていない行為であり、総会の場で異議がなかったので完全に有効となる。
代理人についての書面での手続きがなされていないが、総会の場で意義がなく副理事長や他の組合員から承諾されていることから書面の省略も可能。

こじつけでこんな風にはできるよ。


一方。

【総会を無効にする目的の場合】
上記したようなこじつけを否定する。
具体的には
１．ハジメさん欠席によりナツエさんが代理人となる書面の提出がないのでナツエさんは代理人ではない
２．理事長欠席により副理事長が職務を代行・代理する旨の周知・宣言がないので議長不在となる
３．組合員代理の権限を持たないナツエさんへは副理事長から議長職の委任はできない（非組合員のため）
４．一連の行動について総会に参加した組合員に承諾の議決を採っていない（採っていればある意味何でもアリ）


こんなところかな。


ただし・・・。
無権代理だけど相手側に表見代理が成立していることを主張されたら負けだけどね。
また、議決内容が組合員の過半にとって不利益でなければ、臨時総会で「総会で一部の手続きに不足があったため臨時総会で補完し総会決議を有効とする」議決がされたらそれで本件は終幕。


あとは総会に参加した議決権の数がとても大きいだろうね。
委任が35％だから、残り65％のうち何％が参加していて、ナツエさんの議長代理・代行に異議を唱えなかった（＝追認した）のか。
この場合の委任状35％は『議長』への委任だろうから、議長が選任するためには使えない。
65％のうちの当日の参加者数が少なければ、定数不足として総会不成立に持ち込める可能性はある。
後日総会を開き直すわけだけど、それまでに体制を変化させられなければ今度はハジメさんがきっちり参加して議決されるだけ。

No.1 回答者： merciusako 回答日時： 2017/06/12 16:04

そもそもナツエさんが総会議長として総会を仕切ったことが間違いです。

ナツエさんは総会議長になることはできません。
管理規約に反しています。

ハジメさんは理事長ですから総会議長を務めなければなりませんが、ダメな場合は副理事長が努めるしかありません。
「理事長に事故があるときはその職務を代理し」とありますから。

議長への委任状ですが、総会の議案は事前に理事会で審議し、総会の議案とすることが決定しています。
理事会として決定したことの是非を総会で問うのです。

理事会の代表者が理事長ですから、理事長は総会の議案に賛成のはずです。
副理事長も理事ですから総会の議案には賛成です。

議長は理事長ですから、議長への委任状は「理事会の決定に従う」という意味です。

ところが、ナツエさんは理事でも何でもありません。
理事会の決定に関与していません。

そのような人間が万一総会議長を務められたとしても、理事会の決定を代表していません。
委任状はすべて無効ですね。