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紙のデジタル化で効率は上がる?

紙のデジタル化で効率は上がる?ゴールデンウイークも、はや終盤ですが、連休明けの仕事場の机を見て「書類がたまってるなあ…」と思ってしまう人も多いのでは? 一部では「ノマドワークスタイル」と呼ばれる仕事様式が注目を浴びているそうです。「ノマド」とは遊牧民をさす言葉で、どこでも赴くままに腰を据えて仕事するスタイルなのだとか。確かに、春めいた陽気の中、屋外やいつもと違う場所だと、仕事する気分も変わりそうです。

そのノマドスタイルに欠かせないアイテムの1つが「ドキュメントスキャナ」。普通のスキャナと違うのが、ADF(オートドキュメントフィーダー)付きで大量&高速に、そして両面スキャンできる点(こちらのQ&Aも参考にどうぞ)。これで紙をデジタル化し、書類を持ち運ぶのだとか。持ち歩くまでいかずとも、デジタル化で効率よく管理ができるようになります。

教えて!gooにも、そんなドキュメントスキャナの活用法に関する質問が増えてきているようです。

■試験勉強にピッタリ!テキストをデジタル化


「資格試験用の教科書をOCR付きPDFにして検索したい」

質問者kappasan_jpさんの目的は、資格試験用教科書の電子化。回答で紹介されたScanSnapDR-150など各社のドキュメントスキャナでは、

「紙に書いてある文字をスキャンして、コピペすることってできるんですか?」

の回答にあるように、OCR(光学式文字読み取り装置)機能付きソフトが付いてきます。画像としてだけではなく、文字として認識してくれるので、スキャンしたデータの中の単語を検索することもできます。索引を引かなくても簡単に文字検索できるのは、他のページで知りたい単語の説明を見たり、指定単語の説明を一度に見たいときに便利です。重い本を持ち歩かずに済むから、より勉強しやすくなるかも? 勉強の効率はアップできそうです。

■会社の書類や名刺だけでなく学校のプリントもデジタル化


「学校から持ち帰るプリントの整理について」

こちらの質問でganzouさんが回答されているように、ビジネス用途が一般的ですが、さまざまな書類サイズでも自動で揃えてくれる機能があるため、サイズがまちまちな学校のプリントも、デジタル化すると整理が各段に楽になります。「どんなに古い書類でもすべての書類の中から1分以内に探し出せます」というセリフは、プリント探しに時間を取られた経験があるなら、身に迫るものがありますね。機器の値段も、質問のころ(2003年)と比べると半額くらいに下がっていますから、現実的な選択肢になるかと。

学校のプリントも、会社の書類も名刺も、回覧された町内会のプリントも、パソコンの横に置いたドキュメントスキャナで一括管理して、探す手間を省くだけでも効率アップに役立つかも知れません。データなら家族で共有するのも楽になりますよ。

仕事以外でも効率アップにつながりそうな紙のデジタル化。連休が終わり仕事に追われる予感のある方は、休みの間に検討してみる価値もありそうです。


常山剛 (Go Tsuneyama)

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