社員の車両走行管理について

いつもありがとうございます。

早速ですが現在、社員が業務で使用する車の走行管理の改善案を検討しております。
（使用する車は私用車であり、会社が保険などに加入するかたち）

目的としては・・・
・業務で使用する移動距離を把握
　出発ポイントから作業拠点までの走行距離（出発地点・目的地・移動距離）

現在、社員からの申請をそのまま処理しており、実際に業務に係る走行距離を把握できていない上
悪くいってしまうと、虚偽の申請（手当の水増し）も多くあるのが実情です。

対処案として、社員に支給しているスマートフォン（iPhone）を使用し、出発時と到着時に
カメラでメーターを撮影、毎日管理部に送付するような案が出ております。

上記案の課題として
　・２０名程の社員から、毎日提出される写真を作業・日付単位で集計することに対する労力
　・毎日写真を撮影するという社員の手間
　・撮影を失念した場合の処置
　・撮影した写真の提出手段（iPhoneからのメール、容量の問題など）　　・・・・などなど

上記のとおり、実際に数十人の社員から日々送付される写真を集計、管理することは
非常に労力を要すると考えており、正直現実的ではないと考えております。
とはいうものの、デメリットは挙げれはするものの、当方も特に有効となる案も思いつかず
発言にずらい立場です。

前提として、今ある環境（iPhone・googleドライブなど）を用いて実用性がないか
調査しているのですが、みなさまからのアイデア・ご経験を頼りに何かアドバイスを
頂けないかと考えた次第です。


以上、どうぞよろしくお願い致します。

No.3 ベストアンサー 回答者： phj 回答日時： 2018/07/04 12:22

会社経営者です。

うちでも社員の走行管理をしていましたが、あまりにもバカバカしいのでやめました。
うちは会社支給の営業車で、車と担当者が一致しているわけではありません。

車両管理において不正申告とくに水増しが横行するのは問題ですが、かといってあまり厳格にやり過ぎると事務コストのほうが高くなってしまいます。
ですから「なんのために管理するのか」を明確にする必要があります。

うちが車両管理をやめたのは、ガソリンをカードで一括管理していて、車の燃費が把握できるからで、ルートも計算できることから不正したらガソリン代の高騰という形で分かるようになったからです。

これによって、ガソリン代から毎月の走行距離を割り出し、ルート営業（作業が主体）の走行距離（これも毎月ほぼ決まっている）と帰社時間で割り出すことができるようになったので、無駄な書類を省くことにしたものです。

質問者様の会社は私有車を使っているということですから、水増しはガソリンの支給額などにも影響を及ぼすでしょうから、全く管理しない、ということはできないのだと思いますが、でもなぜ「出発点と到着点さらにルート」まで管理する必要があるのか、その目的をはっきりさせたほうがいいと思います。

アイディア①
もし、単純に「経費が妥当なものかどうか」を知りたいなら、朝の出発時と業務終了時（私用に切り替わる時間）の走行距離の申告だけさせれば十分だと思います。

この時にメールではなく電話で伝えるのがひとつの肝です。

実は私前職で会社の車を私用に使っていて、そのつじつま合わせのために長距離を走ったときは多めに、短い時は少なめに加算して、月末のメーターチェックの辻褄を合わせていました。会計の水増しは必ず裏帳簿が必要になるように、実際のメーターと辻褄があうように水増しするためには「記録」が必要になるわけです。

この記録を各社員から奪ってしまうのがひとつの肝でもあります。

申告を受けるほうは、電話で走行距離を聞きながらエクセルなどに打ち込んでしまえば、手間も減ります。
残業などがあるなら、電話を1台伝言用にして、何時でも受け付けられるようにしておけばいいでしょう。また作業場所では報告書を作成し、終了時間を書くと思いますので、業務終了と私用に切り替わる時間はそれほど乖離しないのではないでしょうか。

出発点と到着点をどうしても知りたいなら、都度都度電話させて事務所で受ければ手間が減るはずです。


アイディア②
または作業報告書に距離を書いてしまうのも一つの手です。そして①と同様、作業報告書は各社員の手元には残さないことです。こうすることで水増しをしようとしても記録がないので、なかなかできないことになります。

とにかく「なんのために管理するのか」を明確にして必要なデータと要らないデータを吟味し、必要なデータを取得するためにかかるコストと比較することが重要です。

No.6 回答者： yokohamahope 回答日時： 2018/07/05 09:37

全件について社員より提出させることを前提とされていますが、社員は情報を整理しておくだけ、会社から提出を求められたときに速やかに出せるように準備しておくだけで良いのではないでしょうか。

そして、会社は適度に抜き打ち確認を行う。当初は全員の確認を行うが、制度の浸透度に伴い確認割合を少なくしていく。
統計的な手法等でチェックを行うことも考えても良いでしょう。行先が同じと毎回距離も同じなんて不自然とか。

No.5 回答者： mmmma 回答日時： 2018/07/04 12:35

googleアカウントを与えて、googleマップのタイムラインを有効にすれば、移動履歴が記録されます。

間違いなく、大反対されると思いますが…

No.4 回答者： 噛めんサイダー 回答日時： 2018/07/04 12:29

タコグラフを付けるのが確実ですね。

http://www.yazaki-keiso.com/product/

No.2 回答者： miya483 回答日時： 2018/07/04 11:31

そういうのって結局確実な施行と厳罰ですからね

複雑にしても罰則がナアナアになったら意味がない

運行日誌とドライブレコーダーで問題ないでしょう
様はチェックする人がしっかり見れる体勢作れば良い
調べてたらおかしな部分が出てくるでしょうし
そうだから改善案模索中なんでしょ

社員に直接問いただせば変な報告は減るし
虚偽報告する人は特定の人物に絞れます

No.1 回答者： bagus3 回答日時： 2018/07/04 11:05

インターネットでもカーナビでも、出発点から目的地までの距離は

調べられます。それを元に手当を計算すれば、社員からの申請は
いらなくなります。
人によって道順は違うでしょうから、直線距離を元に計算することも
１つの方法でしょうね

この回答へのお礼

早々のご回答ありがとうございます。

ご教示頂いたとおり、管理の方で業務状況を把握しておけば想定距離を測ることでクリアとなるのですが
実際に走行した距離、本当に走ったかどうかの確認も行いたいようでして。。
１案として、検討してみます！

お礼日時：2018/07/04 11:28