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美容系のお店で事務をしています。
お店と事務所は別の場所にあり、メールや電話でやりとりします。

そのメールなのですが、お店用のアドレスが1つだけあります。
スタッフは6~7人居ます。
すると「Aさんに宛てたメールをBさんが開き、Aさんに『メール来てたよ』と伝え忘れる」のような事がちょくちょく起こります。
これをどうにかしたいのですが、いい方法はありますでしょうか?

個人のフォルダを作り、件名か本文でフィルタをかけたら?とも思ったのですが、
・担当が複数人居る
・担当が誰だか分からない/誰でもいい
という場合もあるので難しいかなと思い頓挫しています。

いい方法があるよという方、ぜひ教えてください。

※メールソフトはThunderbirdです。
※お店のスタッフは全員パソコン初心者です。
※私がお店に行き設定等することは可能です。

A 回答 (6件)

事務所の他に、お店に共有のパソコンが1台あって、暇見て確認出来る状態ですね。



対応忘れは、店の悪評に直結しますが、
お店のメールをスマホに転送するのは正直あまり好ましくないよ。
(独立時され全担当客を持っていかれますしw その他色々と・・・)

-----------
・担当者別にフォルダを作っておく
メール担当の代表を1人選出(伝達および下記の設定をする)
店への誰でもいいメールはその代表が対応する事

・その代表が全メール内容をチェックし、再度未読にしておく事。
・各従業員別や業務別にタグで色付けする事。
・ホワイトボードか何か(予約表でも良いと思う)の各担当者欄に、
 「4/23 9:30 ○様からメール」と記入

・各従業員は、自分のメールをチェックし既読にし、返信や電話で対応する。
・先のホワイトボード欄に「対応中」と記入
・全て完了/完結したら、対応者が「受信フォルダから、自分のフォルダに移動」
・先のホワイトボード欄に「済」記入、もしくは「消す」

受信トレイには、未読/未対応/対応中のメールが残っている事になるので、わかりやすい。

これらの一連のマニュアルを貴方が作って、徹底させる。 今どきメールなんて小学生でもできるでしょ。スマホ操作と同じです。

※ 未対応になった場合、誰が悪いのか怠慢なのかハッキリするし、改善点や適任かがわかりやすい。 パソコン以外に表示する事で忘れにくい。

---------
もしくは、
全てのメールを、メール代表者1人が全て対応するようにする。
つまり、電話受付と同じような事で、メール受付/担当(各担当者に、どう対応するかお伺いして対応すれば良い)
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店への代表の連絡のメールアドレス。


そして、個々へのメールアドレスを分けるのが一番よいと思いますけどね。

ただ、メールアドレスを個々に作っても、フィルターにかけるのと同じで、担当者が複数いる場合や、担当者が誰か分からないとかありますからね。
担当者が複数いる場合や、担当者が分からないをどのようにするか方針を決めるのが先かもしれません。

POP3で受信するようにして、コピーをサーバにおくようにする。
そして、パソコンのアカウントを複数作るなりして、それぞれに同じメールを受信するようにする。
ただ、みんな同じメールを何回も見ることになりますけどね。

もしくは、担当者が明確なものだけ、誰かが確認して特定のフォルダーに移動させるように周知徹底する。
もしくは、個々のプライベートなりに転送するように周知徹底する。
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GmailでもYahoomailでもいいからスタッフ全員がフリーメールの業務連絡専用アドレスを持つ。

全員に対して一斉にメールを発信すれば見た見ないは個人の責任となる。そのメールはパソコンとスマホの両方で見れるように設定すればどこでも欠勤者でも情報が共有できる。
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受け口のメールアドレスは、店舗の代表アドレスにしておき


そのアドレスに送られたメールを、所属するスタッフそれぞれのメールアドレスに自動転送する
という方式ではダメかな?

各人のメールアドレスを、PCのメールソフトにするか個人のスマフォのアドレスにするかは検討が必要だけど
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個人ごとにメールアドレスを持ってもらい(こっちは個人用のスマホメールでも可)、


今のアドレスはaliaseかmailing listにしてメールを共有してもらうのが無難では?
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フィルターを掛けたものをスタッフ個々のメールアドレスに転送する



ただフィルターは完璧に機能するわけではないので2重確認は必要になると思います。
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Q★高齢者ドライバーに非常停止ボタンを・・・

事故が続出していますが、70歳以上は、非常停止ボタンをわかりやすい位置に取り付けるよう、義務化すべきではありませんか?・・・・・・・・・

Aベストアンサー

こんにちは。

非常停止ボタン、是非義務化
してもらいたいですね。

僕もそれをずっと考えていました。

Q28歳差。結婚を考えて親に反対されました。

私30歳、彼58歳(バツイチ・独立している子どもが2人います)。1年半付き合って、プロポーズを受けました。真剣に交際し、お互いに愛し合っています。
親にプロポーズ受けたこと、年齢、彼のバックグラウンドを言うと
その彼と一生会うことはないと言われました。

私の両親は、58歳でまだバツもついていない娘に恋愛したりましてやプロポーズすること自体が
・非常識
・オトコとしてなってない
・人間性がものすごく悪い
と言われました。

私は、恋愛や結婚に年齢は関係ないと思っていたし
むしろ、ずるずる結婚もせずに付き合っている方がけじめがなく人間性悪いんじゃないか
って思ってしまいます。
他の方の意見を聞いてみたくて投稿させてもらいました。

Aベストアンサー

お礼、ありがとうございます。

ガラっと言い換えますと、質問者さんがご両親を説得するのではなく、彼氏が誠意を尽くして「ご両親に理解を求めるべきこと」だと思いますよ。
すなわち「お嬢さんを幸せにしてみせます!」と言うことを、充分な根拠を添えて、説明できるのであれば、親が反対する理由はありませんし。
もし、そこから先も反対するのであれば、ご両親が間違っていると思います。

逆に、彼氏が質問者さんを確実に幸せにする根拠なく、プロポーズしているのであれば・・・「無責任」としか言いようがないです。
ご両親が仰る通り、「非常識」「人間性が悪い」が妥当性を帯びてしまうでしょう。

私も人様に偉そうなことが言える立場ではなく、実は「女好き」なんですね。
ただ「女好き」過ぎて、「女性が幸せになること」を一番に考えるんです。

私はソコソコ経済力はあって、女性を生涯、経済的に豊かにすることは出来ますが、年齢差が大きいと「どうしても出来ないこと」があります。
たとえば子供を授かって、その子供の人生を、どこまで見届けられるか判りませんから。
それなら、子供を作らないと言う選択もありますが、それは自分のエゴで、女性が望むこととイコールではありませんよね?

従い、子供は絶対に作るべきと思いますが、子供が不幸になっちゃうと、愛した女性も悲しみます。
・・ってか、子供も私が全霊を込めて、愛すべき存在です。

私は会社をいくつか経営してますので、子供も豊かに出来るとは思いますが、ソコソコ一緒に働いて、伝えるべきものは伝えてやらねばなりません。
でも、年齢差が離れると、その時間が取れる根拠が無いんです。
子供を社長にはしてやれますが、幸せな社長にしてやる自信が持てません。

そこまで考えるのが「責任」でしょ?
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残念ながら、58歳と言う年齢は、自分の幸せは追求できても、家族の幸せにまで責任が負えるか?と言うと、かなり難しいお年頃ではないですかね?

私は、そんな責任が果たせなければ、付き合っている間は、絶対に幸せにしますし、別れた後も、出来ることは何でもやりますよ。
しかし、プロポーズは・・無いですね。
結婚相手は、私が死んだ後も、10年,20年と、私が好きな女性と幸せにしてくれる男を選ぶべきと思っています。

だから、責任を負えない女性に対しては、私は一切、束縛などもしませんし。
結婚なんてのは、究極の束縛であり、男のエゴと思う次第です。

「彼氏がどこまで考えてるのか?」が、全てじゃないですかね?

お礼、ありがとうございます。

ガラっと言い換えますと、質問者さんがご両親を説得するのではなく、彼氏が誠意を尽くして「ご両親に理解を求めるべきこと」だと思いますよ。
すなわち「お嬢さんを幸せにしてみせます!」と言うことを、充分な根拠を添えて、説明できるのであれば、親が反対する理由はありませんし。
もし、そこから先も反対するのであれば、ご両親が間違っていると思います。

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Qマウス買ったらマウスが使えなかった

先日、マウスが壊れたので今日、ヤマダでマウスを2個購入して来ました。
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もう一つのマウスはブルートゥース接続したらレシーバーなくても使えるとの事ですけど
そもそもブルートゥース非搭載のPCでは使えませんよね。
最近のPCはほとんどブルートゥース搭載しているからなのか、不親切に思いました。
2個買って正解でした。
1つはなにかあった時の為の予備として購入したので。
私のPCは自作PCで、2012年ころから使ってるPCなのでブルートゥースは使えないでよね。

OS Windows10 pro 64ビット
マザボ ASUS P8Z77VPRO

Aベストアンサー

Bluetoothマウスにレシーバーはありません、レシーバーがあるのはBluetooth式でない無線マウスです

Bluetoothデバイスを買えば、自作であろうか使えます

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契約覚えのないKDDI料金¥6028引落しについて

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現在はフランスから娘の口座の通帳と印鑑を送るように手配掛けてますが、他大切な引落しもあるため、そういった変更も海外なのでなかなか手間が掛かるため出来れば避けたいです。

au携帯の利用は約5年前まで

2016年4月~2018年6月 ソフトバンク スマホ
2018年7月~2019年9月 UQモバイル simカード
現在はフランスで購入のsimカード

家族とのやり取りはライン利用
スマホはiphone です。

他、確認に必要なことがあれば出来る限りお知らせいたします。

設定変更、解約漏れなど、何かヒントとなるものがあれば教えてください。

また、KDDI au相談窓口 チャット等、この1週間堂々巡りとなっていますが
他に相談できるところがあれば教えてください。

よろしくお願い申し上げます

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#5です。お礼拝見済み。

>昨年10月からではなく、それ以前から引き落とされていた事が今日判明。
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なんらかを継続されていると考えるのが妥当です。
家族で、auひかりも契約していたり、無料のポケットwi-fiや後付していたり節約している経緯からすると、家族割を利用して、使いもしないauスマホを契約していた事を忘れているかも! 当然解約も忘れて今も継続している可能性がありますね!


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A,
それはソフトバンクなのだから、
引き落し名義が「KDDIリヨウキン」とはなりません! 無関係です。

#5です。お礼拝見済み。

>昨年10月からではなく、それ以前から引き落とされていた事が今日判明。
A.
やはり、そうでしょうね。
無関係の業者から、突然引き落としされるなんて聞いたことがありませんから・・・
なんらかを継続されていると考えるのが妥当です。
家族で、auひかりも契約していたり、無料のポケットwi-fiや後付していたり節約している経緯からすると、家族割を利用して、使いもしないauスマホを契約していた事を忘れているかも! 当然解約も忘れて今も継続している可能性がありますね!


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