【法律に詳しい方!!】残業代の支払について：従業員の申請が期限を過ぎた場合

法律に詳しい方、教えて下さい。

従業員の勤務時間（時間外勤務時間等）をシステムで管理しています。時間外勤務の申請は、毎月締め日までにするようにルールとして決められているのですが、何度督促メールを出しても、入力/申請してこない従業員がいます。
そこで、来年度以降、最後通達として「当該期間に入力を行なわない場合は、時間外手当を支給いたしません」という通達を流そうかと思っております。（もちろん特別な理由の場合は除きますが）
しかし、「未申請者には、手当てを支払わない」といった通達をすることが法律上、問題ないかが論点になっています。
もし、詳しい方がいらっしゃれば回答していただけませんか？宜しくお願いいたします。

No.1 回答者： tsuyoshii 回答日時： 2004/12/23 17:51

>時間外勤務の申請は、毎月締め日までにするようにルールとして決められているのですが、何度督促メールを出しても、入力/申請してこない従業員がいます。

よくわからないんですが、従業員が申請するのですか？
本来、時間外というのは指示があってするものだとおもうのですが。

>「当該期間に入力を行なわない場合は、時間外手当を支給いたしません」という通達を流そうかと思っております

よくわからないんですが、支持なしに自主的に残業しても割増賃金は支払う必要はないと思いますが。
黙示の指示なら必要ありだけど。

もし、残業の指示をして残業させたにもかかわらず、まえもって入力してない従業員には割増賃金を支払わないということであれば、明らかに法律違反だと思います。

この回答への補足

補足いたします。
タイムシートをWebで申請させるようにしております。
よって、上司の承認は下りているものとなります。
タイムシートの申請（実績）を毎月締切りを設けて、行なわせているのですが、その締切日に申請を行なわない従業員に対しての処理として考えております。

補足日時：2004/12/23 18:56

No.2 回答者： tsuyoshii 回答日時： 2004/12/23 19:55

>タイムシートをWebで申請させるようにしております。

よって、上司の承認は下りているものとなります。

すみません、返事をいただきましたが、いまいちよくわかりません。
タイムシートを申請するとはどういうことなのでしょうか？

申請ということですから、まえもって残業する日を決めいているということでしょうか？
それとも、もしかして、申告という意味で、締めまでに残業した時間を従業員に自己申告させているということでしょうか？

No.3 回答者： noname#10086 回答日時： 2004/12/23 22:28

2001年に厚生労働省通達が、

残業の自己申告制がサービス残業の
原因の一つであるとし
各都道府県労働局長あてに
使用者に労働時間を管理する責務があること、
使用者が労働者の日々の始業・終業時刻を
確認し記録することを明記した通達を出しています。

つまり、申請がないから払わないということは
認めないと言うことです。

そもそも手当を支払わないなどということを
通達レベルでは到底不可能です。

私も残業申請を提出し忘れた者に対し
タイムカードの記録を見ながら
タイムカードの切り忘れでないことを
信じて残業代処理をしています。
もちろん後で、こっぴどく叱りますよ。
本当は叱るのも面倒なんですが、
それしかできないので。

No.4 回答者： nigamushikun 回答日時： 2004/12/24 00:29

ほかの方の回答への補足に「タイムシートの申請（実績）を」とありましたので、多くの会社で普及している方法、すなわち勤務時間の実績一覧表を事後に提出しているケースと捉えてお答えします。

まず、残業すなわち労働をしたのであれば、その賃金は必ず支払われなければなりません。申請書の提出が締め日よりも遅れても、です。

したがって、勤務表の提出遅延のペナルティとして残業代の不払いは出来ません。ですので

＞「未申請者には、手当てを支払わない」といった通達をすること

は大問題になります。そしてそれを就業規則に載せたとしても、法的には無効です。

でも勤務表の提出が遅れると、会社の経理システム担当者は大きな迷惑を蒙りますよね。監査の時に叱られるのは経理担当者ですので。何度言っても提出遅延を繰り返す馬鹿社員に対しては、何か厳しいペナルティを課すべきだと思います。

お奨めするのは、人事査定でのペナルティ対象として扱うことです。ボーナスの額を減らすとか、昇進、昇給時にマイナス査定の一部として考慮することです。

もしも貴方に就業規則を変えるだけの権力があるのでしたら、「締め日までに勤務表を提出しない場合には始末書」といった感じに、明確に人事査定に響くことを示す一文を付け加えたらどうでしょうか？　締め日までに勤務表を出すのは当然のことですので、そのような規定が付け加えられたとしても、労働組合も（もしあるのならば）文句を言えないはずです。

あなたにそれだの権限が無いとしても、勤務表の提出遅延は会社の経理システムに大きな混乱を招きます。そのことを担当取締役に伝えた上で、ペナルティを規則化するように依頼してみたらいかがでしょうか。

朝、たとえ数分でも遅刻を頻繁に繰り返すような社員は厳しいペナルティを受けるはずです。それと同じなんですよ。

なお、悪い方法としては、締め日までに申請されなかった残業代については支給も一月遅れにするという方法があります。これは一見良さそうですが、実際の勤務実績と報酬が合っていないために、時として様々な役所から疑いの目で見られてしまうでしょう。例えば、税務署からも労基署からも。そして罪をかぶるのは経理担当者です。

ご参考まで。

No.5 回答者： maki2000 回答日時： 2004/12/24 07:49

　時間外労働割増賃金（残業代）の時効は２年です。

本来、支払われるべき日から、２年を経過した時点で、権利が消滅します。逆に言うと、２年経過以前は、会社でいくら通達を出しても、法的には何も効果はありません。

　なお、労働時間の把握・管理は、使用者の責であることは、言うまでもないことです。

　該当する法条文は、労働基準法第３７条、第１１５条です。

No.6 ベストアンサー 回答者： mach_me 回答日時： 2004/12/24 22:46

　所轄の労働基準監督署にご相談されることを勧めます。

まず、♯３にある通達：３３９号通達では、確かに労働時間の管理を使用者の義務と位置づけ、労働基準法第108条では労働時間等の法定項目を賃金台帳に記載することを定めていますが、本件では、労働者が合理的な理由なく、服務の一部である労働時間の申請をしないという事実があります。他の多数の労働者が申請していることから難解な申請方法とは解されず、申請に障害となる事由もあると思えない。すると、ただ一名の者のために、会社の労働時間管理方法を２本立てにする必要があるか、もしくはそこまで事業主が時間管理の責を負うかとの判断が分かれます。この通達では、会社の時間管理方法に従わない社員の存在は考慮されていないと思うのです。

　よって、労働基準法第37条(割増賃金)は強行法規であるものの、他の社員については払われていることから、その違法性はある程度阻却されると考えます。次に、労働基準法第24条(賃金支払)は労働者からの請求に基づく請求権から構成されるので、この事案の労働者の場合、『割増賃金分の賃金支払の請求を留保している。』と解する余地が否定できない。

　以上から、「未申請者には、手当てを支払わない」旨の通達は違法ですが、、「未申請者には、申請_(請求)があるまで手当てを支払わない」旨の通達は有効と思います。当然、賃金の時効は２年なので、賃金の所定支払日から２年が経過すると、労働者側は請求権を失います。