業務のつながりを意識してもらうには

営業事務と経理をメインに事務をしています。
同僚Aの作成した資料をもとに私が経理入力・請求書発行を行う業務がありますが、お互いの業務を担って3年弱、いまだに業務の連携ができません。

経理データは入力完了後に役員会議で必要な資料の基データになる為入力期限があります。また、請求書も請求先の締め日に間に合わせなければいけません。
それを私が資料作成の進捗状況を確認しないと資料の作成も提出もしてくれません。本年から毎週部署で打合せを行うようになった為、その時に「〇日に処理をするので〇日までにこの資料作成をお願いしたい」「作成完了したら教えてほしい」と言うようにしていますがそれでもです。

期限は頭に入っているようですが、その期限は私が最終処理をする日付であるという認識が低いというか、自分の業務のあとに他人（今回は私）が業務を行うという感覚が薄い？ようです。
大きい会社ではない為、私と彼女と上司と先輩の4名で事務方を一気に引き受けており、役職関係なく各々ひとりが業務の担当という状態になってしまっています。
また上司はこの業務内容を把握していない為「ふたりでうまくやって」というだけ。私の前にこの業務を担っていた先輩は「大変だよね。気持ちわかる。」と共感するのみで対応してくれません。

最終処理が私の為、間に合わないと私が責任追及されるため、期限に間に合わせるため残業や早出で対応するはめになることもしばしば。こういった人にはどのように対応したらいいでしょうか。

No.4 ベストアンサー 回答者： Z1 回答日時： 2019/12/23 14:26

NO1です。

＞私は転職者彼女は新卒入社ですが同時期に入社し階級も同じです

私の場合は私がクライアントって立場だからまだ言い易い面はありますがあなたの文面から察するに
立場的に言いにくいのだろうなとは想像しながら先の回答をしました。
なので後出しとは思ってないので大丈夫ですよ。

NO2さんNO3さんから良い具体的案も出てますね。とにかくあなたの職務の遂行が
最優先なのだからその為に多少の気まずさや遠慮は捨てないと現状は変わらないのかなって印象ですね。

ふと思ったのですが、私と違ってあなたの場合は彼女と毎日顔を合わせるのですよね？
あなたと彼女の普段の空気は分かりませんが、職務以外の世間話でもなんでもコミュニケーションを
取っておくのも大事なんじゃないかな。何かを確認する。頼み事をするにしたってやぶから棒に切り出す
より世間話のついでに「〇〇の書類○曜日までにお願いしますね。分かってるとは思うけど念のため」
って言ってしまえば角も立ちにくいだろうし。
なんで私がそこまでやらにゃあと腹立たしさもあるだろうけどそれも含めて仕事ですしね。

この回答へのお礼

お伝えしていない状況まで考慮してお答えしてくださっていたとは…本当にありがとうございます。

はい。毎日隣の席に座っています。なんなら、社長の運転手もしている上司と在宅勤務で月数日出社の先輩は不在が多いため、二人で過ごすことが多いです。年齢も2つしか離れていないので、彼氏の愚痴やら趣味などのプライベートの話までするくらいには関係は良好です。
ですが、私が業務上で同僚の彼女に指示や注意ととれるような行為に抵抗があります。本来勝気な性格だと自負していますので先輩や役職が上の立場であればできるんですが…越権行為だろうなと。また、彼女も注意されたりするとむくれるというか、拗ねるようなそぶりを見せたりしますので、お互いにそこを直さねばいけませんね。

お礼日時：2019/12/23 15:05

No.5 回答者： miu_chan 回答日時： 2019/12/23 14:59

私も同様案件で困ったことがありましたが。

意識の低い人は、残念ながら指導で簡単に治るものではありません。
自分の仕事が他に迷惑がかかるとかは「なんとなく」しか把握してないし、
そこに出社して言われたことやってれば時給制でお金もらえる、
くらいしか意識ない。

上司や先輩も、申し訳ないけどこういう意識低い子いるよね、と
手の出しようがない（手を出しても改善できない）とわかってるのでしょう。

その人を変えることは難しいので、私がやった対策は、
・期日を本来より1日早く設定。
・数日前と前日には必ずアラート。
・意識低い人でも簡単に集計できるようなexcelファイル作ってあげた
　（ひっどいの使ってました・・・手計算かよみたいな）
・別部署だったので、その人の上司に申し立て。
　「毎回期日に出してもらえません。仕事が多すぎるか難しすぎるか、
　彼女には厳しいと思うので、担当者を代えてほしい」（もちろんイヤミ）

私は、その人に関しては、スッキリあきらめることにしました。


さらに、質問者さんの場合はデータ受取後の処理も多いようですが
こちらを改善することはできませんか？
集計系・転記系のものなら、excelで関数やVBAを使って効率化しやすいはず。
いい機会ですし、それを査定のアピールにも使えるので
前向きに検討してみてください。意外と簡単ですよ。

No.3 回答者： neKo_deux 回答日時： 2019/12/23 12:47

> 最終処理が私の為、間に合わないと私が責任追及されるため、

にならないよう、

> 「〇日に処理をするので〇日までにこの資料作成をお願いしたい」「作成完了したら教えてほしい」と言うようにしていますが

こういうのは記録に残る形で伝えて下さい。


> その期限は私が最終処理をする日付であるという認識が低いというか、

その分勘案して期限を切れば良いのでは。
その作業時間が分からないとかなら、もっと早い期限で、まずは資料の分量の報告を求めるとか。


> また上司はこの業務内容を把握していない為「ふたりでうまくやって」というだけ。

上司の言うように、質問者さんの裁量なんかで上手い事処理する余地はあるように思います。

そういう事が出来ないなら出来ないで、その理由なんかをしっかり記録して、上司へ相談とか。

この回答へのお礼

ご助言ありがとうございます。

「記録に残る形」としては、私は口頭でとなりますが、週次打ち合わせという上司先輩の目のある場所で彼女のスケジュール帳に記入してもらっています。以前、メモとして渡したときはそこまで小さくない紙でしたがなくされ、メールや部署内のチャットのようなページに資料を載せても確認するファイルを自己判断で取捨選択しているということが分かったためこの方法に行きつきました。

3年弱やっている慣れもあり、彼女の資料作成は長くても数時間の量です。具体的にはいくつかの社内備品のリース料や使用料を使用者個人ベースの内訳を作成するというもので、データも前回のものに当月分を追加するだけで手間ではない、と本人からも聞いています。なので本当に今すぐやってもらわないと困る！というときでも、良くも悪くも「すぐできてしまう」んです。

上手いこと処理する余地というのは、私が彼女に指示して業務をさせていくということで合っていますでしょうか。
私は階級も入社歴も彼女と同じで先輩ではない為彼女に指示する立場ではありません。また、彼女の業務を私は把握していないので、彼女の業務の優先順位を変更させる可能性のあるレベルの「依頼」はできません。のちのち責任が持てないからです。そういった意味では私の裁量で処理することは「できません」という答えになってしまいます。
上司へ上記のように相談しても「うまくやって」の一言です。上司から見ればいままで「うまくやってきた」から問題ないのです。フローの遅れのしわ寄せの末私が残業していようが、結果的に間に合わせてきたので…

いろいろお答え頂いたのに全て後出しの情報で否定するかたちになってしまっていて、不快な思いをさせてしまっていたら申し訳ありません。

お礼日時：2019/12/23 14:30

No.2 回答者： くんこば 回答日時： 2019/12/23 12:27

業務フロー図やシーケンス図を使って各箇所の期限を設けて、随時報告し合うのはどうでしょうか。

もちろん上司や部門を巻き込んで。

そこまでのモノではない？

この回答へのお礼

そこまでのものではあると思います。
週次の打合せがまさに随時報告の場にあてはまると思います。
社長秘書兼任で不在が多い上司と在宅勤務の先輩も参加（先輩はテレビ電話）します。その際に業務の期限、私の処理箇所の所要日数も含めいつまでに提出してほしいかを彼女に名指しで（4名の打合せなので名指しもなにもないですが…）伝え、彼女も手帳に記入しているのを隣の席から確認しています。
図としてフローを見せるというのは年度のはじめに必ず行っているもので、それからの内容変更もありません。

それか、彼女が今の週次の打合せを聞いているようで聞き流しているだけならば、あらためて「彼女と私の業務連携の為」の打合せをした方がいいということになりますでしょうか。

お礼日時：2019/12/23 13:56

No.1 回答者： Z1 回答日時： 2019/12/23 12:22

これだけしっかりとした文面を書ける当事者のあなたが頭をひねっても解決できない事を我々が力になれるとは思いませんが。

１つ言えるのは理屈が通じる相手ではないしその線で理解してもらおうという期待は捨ててしまった方がいいてすね。例えば、ある書面が期日３日前までにあなたの手元に渡らないと間に合わないとするじゃないですか。普通の相手なら最初の1回だけ事情を伝えれば次回以降は黙ってたって3日前までには書面を渡してくれますよね。だけどそういうのが通用しないのですよね。それをあなたも分かってるので例えば念押しをしつこいようだがもう数回増やせばさすがに分かってくれるだろう的な期待がまだ残ってるのでは？なのでイライラしてしまうし万が一分かってて念押しなんかしたら不快に思うかしらとか要らね気をまわしたり してませんか？

私も仕事の取引先がまさにこんな感じで毎回一から十まで説明しないととんでもない間違ったものが納品されてきたりね。同じものをこの間も発注したのたから同じ風に作って来いよ的なクレームを何度してもダメ。なので最近はメモリ機能がない機械かなんかだと思うようにしてます。しつこくてもバカらしくても何度も念押し。口頭のやり取りはなるべく避け書面で意志疎通するとか。つまり相手は記憶出来ない、必ず間違えるって前提で対応してます。

私の例があなたの業務にはまるかは分かりませんが発想のベクトルはそんな感じにしてみたら自分の仕事に支障をきたさないあなたなりの方法が見つかるかもと思った次第です。

この回答へのお礼

コメント頂きありがとうございます。
「さすがに分かってくれるだろう的な期待」「不快に思うかしらとか要らぬ気をまわしたり」まさにおっしゃるとおりです。
後出しで申し訳ありませんが「完全に彼女の仕事」に関しての業務遂行は問題ないようなのです。なので、ポテンシャルはあるんじゃないか！と思ってしまいます。また、私は転職者彼女は新卒入社ですが同時期に入社し階級も同じです。経験を活かして対応することはしてもそれを振りかざして先輩面しないようにと心がけているのですが、反対に「どこまで言ってもいいのか」という気持ちもあり、彼女の業務を把握していない私が「指示」のレベルで口出しするのは彼女の段取りを崩してしまわないか、と…

とはいえ、Z1様の現状は自分に置き換えて共感できる点もあり、「発想のベクトル」という点であまり相手に気を使いすぎずに自身の業務を円滑に進めることをもっと大事にしたほうが良いのかもしれません。

Z1様の環境も今後より良くなることを願っています。ご助言、ありがとうございました。

お礼日時：2019/12/23 13:45