医療カルテのＩＮＤＥＸ番号について

Question

参考にしたいので教えてください。医療カルテは患者１人につき１つのカルテ（クリアファイルみたいなの）があり、ＩＮＤＥＸの番号シールのようなものが貼ってあり、カルテ棚に五十音別（推定）で収納されているようですが、この番号のふり方を教えてください。患者さんが増えても番号をふりなおさなくてもよい様になっているのでしょうか。医療機関ではないのですが、顧客ファイルを管理するのに参考にしたいので、医療事務などされている方お願いします。

noname#10825 · Accepted Answer

私の勤務先の診療所のやりかたです。

まず、あかさたな…で行順に番号に置き換えます。
あ行１、か行２というにです。ら行は９、わ行は０。
苗字の最初の２文字と名前の最初の二文字をその数字に当てはめて４桁の数字にします。

例）あおき　いちろう→１１　１４
　　やまだ　はなこ→８７　６５
　　きむら　しゅうじ→２７　３８


小文字もかまわずあてはめます。
で、１０００から数字どおりに並べて行きます。
最後には０（ゼロ）の行がきてしまいますが。（０９９９までですね）

こんな説明でお分かりいただけたでしょうか？

takeshibao · Answer

自分が勤務していたクリニック（４か所）では、
患者氏名を五十音順にしてカルテのナンバーリングを
しているところはありませんでした。

あくまでも、診療にいらした順番です。
新患さんが来院すると、今の最後の番号の次の番号になります。
ですから、カルテ番号は増えるばかりです。抹消する事はありえません。
カルテの番号は、患者さんの診察券に記載してあるので、次に来院された時にその番号のカルテを
出します。

もしも、診察券を忘れてきてしまったり、
同姓同名の方がいても、名前、生年月日で
簡単にパソコンで検索することが出来ます。
仮に一度来院していたのを忘れて初診でカルテを作って
しまったとしても、パソコンに入力する際に、
過去に来院したことがあると判りますので、新しいカルテは作りません。

カルテラックの整理は毎月行いますが、
三年以上（クリニックにも拠りますが）来院されて
いない患者さんのものは、別の倉庫へ移動します。
しかし、パソコンに入っているデータは消しませんので、何年も行っていなかったクリニックで診察を
受けようとしても一度作られた診察券で大丈夫です。

unos1201 · Answer

独自の方法かも知れませんが、下４桁はそのまま利用し、順番に使い、３年以上来ないカルテは保存カルテとして別の整理簿の方に移します。空いたカルテホルダーはシールを５桁目に使い、同じ色で０から９まで当てはめます。

すると、１００００枚のカルテホルダーが１０万枚まで対応できますので、取りあえずは足ります。稼動しているのは１００００ホルダーで、もう１桁は順次に使うだけです。

さらに応用として、普段使用しない組み合わせで色を２色使い、上位の５桁目を指定すると、最高で１００万ホルダー程度は表示可能です。

大きい病院ははじめから５桁対応、さらに上位の６桁目をシール等で対応していたり、６桁と、診療科により別の７桁目を表示していたりします。カラーシステムは管理が簡単で、戻し間違いすると色だけで検索できるので、探すのも楽ですが、どこにカルテがあるか使用中のものが不明になるので、使用中のものは返却までバーコード等で出してある部署の記録をしておかないと管理が大変です。

なお、休止中のカルテはあとからも探しやすいように番号順で管理しないとこちらの管理の方が大変ですし、１０年以上前の分は順次処分しないと保存文書が増えすぎて大変です。ともかく、機密扱いですので、勝手に持ち出されないように管理するのは結構神経を使うし、無いと大変です。

noname#10825 · Answer

追加です。

そうなんです、だぶることは有ります＾＾；
たとえよく似た名前でなくてもそういうことが起こってしまうのです。

あおき　くにお→１１２５
おおた　かねお→１１２５
うえだ　くにこ→１１２５

私のところではそれでも医療関係なので、老人と一般に分けたりしておけばさほど不便を感じません。
でも、あまり大人数になると更に男女の区別などをしていかないと大変かも…
大きな病院ではどうしているのかは存じません。
半端な回答で恐縮ですｍ（＿）ｍ

医療カルテのＩＮＤＥＸ番号について

私の勤務先の診療所のやりかたです。

自分が勤務していたクリニック（４か所）では、

独自の方法かも知れませんが、下４桁はそのまま利用し、順番に使い、３年以上来ないカルテは保存カルテとして別の整理簿の方に移します。

追加です。

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