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私は技術職のため、日々取得したデータファイル(エクセル)やプレゼンファイル(PPT)、お客様へ提出するファイル(PPT、WORD)などを多数作成しますが、過去に作成したファイルを見つけ出すことが大変苦手です。

 フォルダなどで整理したり、ファイル名に日付を入れたり工夫はするのですが、半年前に作ったファイルもどこに保存したか分からなくなってしまいます(パソコンのソフトを使うスキルはそれなりにあると思うのですが)。
 同僚の人と比べても明らかに自分が作成した過去データを探すことに時間がかかり苦手と感じます。

 どのように工夫したら良いかを教えてくれるような自己啓発本などご存知の方おられましたら是非教えて下さい(ネットやAmazonで色々と探したのですが見つけられずでした。。。)

よろしくお願いいたします。

A 回答 (7件)

それなら思い切ってひとつのフォルダに放り込んで、入れ子にしない。


更新日でもファイル名でもいいですが、時系列で管理。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。ご予想通りフォルダを入れ子にしすぎている感もあり、思い切って同じフォルダで保存する案は是非活用したいと思いました。

お礼日時:2021/10/16 00:14

日々取得したデータファイル(エクセル)やプレゼンファイル(PPT)、お客様へ提出するファイル(PPT、WORD)などを作成したら、



作成した都度、そのファイルをPDFに変換し、さらに《過去実績.pdf》というファイルに結合して、一つのファイルにして、どこかに(PCの「ドキュメント」のフォルダーに)保存してはいかがでしょうか。 
600ページ程度までなら一つの《過去実績202110.pdf》のようにしておけば、年に数個のファイルで済むでしょう。 《過去実績202110.pdf》は2021/10を始期として次ぎ次ぎ厚くなる(ページ数が増える)ファイルになります。いわば、作ったファイルの合本です。
ファイルの中は、文字検索で探せば、該当のデータや提出控えを探すのは短時間で済みます。
(作成した都度そのファイルをPDFに変換し、さらに《過去実績.pdf》というファイルに結合)するのにあたって、(作成した都度そのファイルをPDFに変換するのに先だって、ファイルの先頭に、「作成日や提出先、オリジナルファイルの保管場所」を文字列に追加しておけば、効率はもっと良くなりますが、そこまでしなくても、充分に効果は出ると思います)

3~4年前のいつだったかがわからなくても、数分の調査で探しものを見つけることはできると思います。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。大変参考になりました。PDFファイルにして累積して残すというのは私にとっては新しい発想でした。ちょっと手間が発生しますが後々のことを考えると良い方法かもしれないですね。検討したいと思います。

お礼日時:2021/10/19 22:18

>フォルダの中にまた年日付のフォルダを作って放り込むということでしょうか



そうですね。わたしもさすがにファイルがたまり過ぎると、年単位くらいでサブフォルダを作ります。結局一番確実に記憶に残るのは「いつ頃作ったファイルか」くらいなので、作成した日付単位でまとめて保管が正解だと思います。
あと、あとから探すことになるファイルって、意外に限られるし、そういうファイルは何度も探すことになるのが多いので、一度探したファイルはコピペして「一度探したファイルフォルダ」に入れておくと結構便利です。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。たまりすぎたら年単位くらいでサブフォルダで見直すのですねー。一度探したファイルフォルダは確かに今後に役立ちそうですので是非実践して見たいと思います。

お礼日時:2021/10/19 22:22

私は#2さんに賛成!


自分にファイルの整理能力は無いのだと言うことを悟って、一つのフォルダに時系列で放り込むのが一番です。
とにかく、フォルダをたくさん作らないこと。更にサブフォルダを何重にも作って整理しようなんて野望を持ったらもう最悪。後になって泣きながら探すはめになります。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。ご指摘通り頑張ってサブフォルダを何重にも作って後で泣きながら探していることに気づきました。できるだけ一つのフォルダに放り込もうと思いました。ちなみに時系列に放り込むというのは、フォルダの中にまた年日付のフォルダを作って放り込むということでしょうか?

お礼日時:2021/10/16 00:22

私も#1さんがおっしゃっているように、その「明らかに」手早く仕事をしているご同僚に相談するのがいちばんだとは思いますが、ひょっとして、ファイル名に一貫性がないということはありませんか?



例えば私は、過去何年にもわたるファイルをUSBメモリに保存しているのですが、フォルダ名は「依頼主のイニシャル2文字、半角スペース、素材の公式タイトル」のようにすると決めています。

そうしておけば、USBメモリをパソコンに差し込み、[CTRL+F]で検索をかけたときに、フォルダ名を入力するだけで見つかります。

仮に一貫性がないと、例えば、「鈴木太郎」という依頼主を「鈴木」と書いたのか「S」と書いたのか「ST」なのか「TS」なのかわからなくなって、捜すのに手間取ります。でも「鈴木太郎ならSTにする」と決めていれば迷うことはありません。また、その規則性を忘れてしまいそうなら、ルールを書いたファイルを目立つところにいつも貼りつけておきます。さらに、USBメモリ自体にもシールか印を付けて、時期や種別で分けておきます。

たぶん、次に捜すのに困った時に、捜すのがお上手なご同僚に相談すれば、その同僚ならどうするかがわかるのではないでしょうか。業種や会社が違うとファイルの仕方も大きく違いますので、ぜひご同僚にご相談ください。
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この回答へのお礼

ご助言ありがとうございました。フォルダ名にルール化することは私は頭にありませんでした。後でわかりやすく、かつ検索しやすいフォルダ名をつける工夫も是非取り入れたいと思います。また、業種や会社によって仕分け方が違うことも納得です。なので同僚にも是非助言してもらおうと思います。

お礼日時:2021/10/16 00:18

素直にデスクトップにフォルダ作って保存しましょう。

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あなたの会社のファイルの整理方法をそのまま真似したら?


もしくは同僚のファイル整理術を教えてもらうか。

普通は、命名規則やフォルダ整理の自分ルールを守る、が基本ですね。

ネットでも、フォルダ名やファイル名はいろいろ目にすると思います。
それも勉強になるのでは?

常に仕事の頭と目を持って、日々過ごしてください。
そのうち、出来るようになります。
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この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。自分のルールを守ることが基本ですね。ルールがまだ作れていないので同僚など聞いてみたり、会社のサーバーでの分類方法を参考にルールを作っていきたいと思います。

お礼日時:2021/10/16 00:12

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