エクセル

Question

やはり、事務職につくならエクセルですよね？
どのくらいできればいいでしょうか？
関数？それともマクロ？VBA？

タマタマポチ · Accepted Answer

職場によって求められるレベルは違うでしょう。
Excel以前にタイピングの正確さと、早さは必要でしょう。
　
Excelなら、最低限の操作が自由に出来て簡単な関数を使う事が出来るレベルになれば、必要に応じてネットで調べることが出来ます。それで十分。
　
Wordでも同じ事。イメージした文書を作成出来れば、それ以上の事は調べればよい。
Excelで文書を作成などはもってのほか。Wordできちんと作成出来ること。
　
しかし文書作成の場合「文章作成」能力が必要になります。
文書ではなく文章！

air_supply · Answer

最低でも関数は覚えなくてはなりませんね。これが Excel の基本ですから。

マクロや VBA での処理は、職場環境によって変わるでしょう。本来、マクロや VBA は、Excel の処理を効率化するためにありますので、上手く使えば飛躍的に作業が捗ります。それが、可能な職場なら、どんどん使うべきでしょう。

ただ、マクロや VBA は、その内容が判っていないと、後のメンテナンスで苦労しますので、その点が問題です。マクロや VBA を禁止している職場や会社もあるようですが、何のために Excel を使っているんでしょうね？

個人的な作業でマクロや VBA を使う分には問題がないので、どしどし使うべきです。作業効率はやばい程上昇します。当然、計算結果の検証も行い、間違った結果を絶対出さないように処理も必要です。

私は、以前制御装置の電気設計をしていて、各ユニットの電気部品を集計する作業を Excel で行っていました。装置は幾つかのユニットに分かれていて、それぞれに電気部品が搭載されていて、ケーブルで相互に接続され、機能するように作られていました。電気部品は結構沢山あるのですが、共通してもの多く、複数の部品が各ユニットに載っていました。

それを、ユニット毎に Excel で部品表を作成し、名称、型式、単価、数量、属性等を付加して集計する訳です。

最初は、これを Excel で転記して集計していました。勿論、部品の型式を入力すれば、関数を使って名称や単価、属性を引っ張ってきて、合計金額が出るようにしてあります。それを、部品ごとに集計する作業が、手作業だったのです。1 週間ほどかかっていましたね。Excel の表とにらめっこをして、集計に勤しんでいました(笑)。

しかし、装置ごとに内容が異なるため、参考にはできますが、全く同じものがありませんから、毎度同じことの繰り返しになります。そこで、奮起して VBA で集計するプログラムを作成しました。仕事の合間に作っていたので、時間は掛かりましたが、何とかでき上がりました。何度かテストを行って、悪い点を修正し、間違った処理にはエラーを出すようにしたりして、やっと完成しました。それで、すると 1 週間が 15 分ぐらいで終了したのです。

かなり昔の話なので、パソコンも今考えると超低速のもの(笑)ですから、15 分間もかかりましたが、今なら数分程度でしょう。

周囲の人の理解を得るために、取り扱いの説明書も作成し、使い易くなるように、その他のサービスも追加しました。ドキュメントの作成(これは Word で作成)や、使う人に対する説明も重要ですね。

これのお陰で、設計変更しても直ぐに結果を出せますので、非常に助かりましたね。目の前で結果が出ますので、効果をアッピールしやすかったのも確かです(笑)。

と言う訳で、マクロや VBA は有用ですが、理解のないところでは難しい問題があるので注意して下さい。私としては、作業効率を高めにはかなり有効なので、周囲の理解を得ながら作っていくべきだと思います。

angkor_h · Answer

大企業の事務では、独自開発のソフトを使っています。
事務をEXCELで処理するのは、中小企業です。
それでも、市販の事務統合ソフトを購入している場合もあります。

EXCELで事務を行う場合は、最低限の関数が使えれば十分です。
後は、他の関数は何ができるかという概要を知っておけば、
必要に応じてそれを思い出して使えばよいです。

マクロ(VBA)は手を出すべきではありません。
その正当性が完全には確認できないからです。
某自治体の特別支給における過剰支給は、
EXCEL(関数)利用の不適合だった、との事例があります。
このような間違いが、経営数字や給与計算で発生したら、
大変なことになってしまいます。

phj · Answer

事務職でできなければいけない、エクセルの能力は「表計算を使う能力＝表計算でなにができるかを知っていて、事務の問題解決ができること」です。

関数を覚えることもマクロを覚えることもVBAも覚えることも重要ではないというか「表計算でこういうことができ、こういう問題解決がしたいから、関数やマクロの技術を身に着ける」ことになるのです。

だから、もし質問者様が就職する事務仕事が「与えられたフォーマットに入力するだけ」の作業なら、関数を覚える必要もマクロを覚える必要もなく、せいぜいショートカットを覚えて入力を早くできるようにすることぐらいです。

逆に事務職としてエクセルによる表作りで、のちに経営的な分析まで行うなら「表」をデータとして使える形に作る能力が必要になります。

たとえば学校のような場所で「兄弟姉妹はどのくらいいるのか？」を知る必要があれば、氏名を一つのセルではなく、苗字・名前に分けて入力しておけば、同じ苗字の人が複数あることを調べる関数を使って、すぐに分析が完了します。

つまり、表計算とは「データを後で活用するためにどのようなフォーマットのするのか？」がもっとも大切で、それを理解していないならどれだけ関数やVBAを知っていても、役に立たないです。

カニカマzumba · Answer

事務仕事で求められるExcelのレベルはどのくらい？

「Excelの基本的な操作」としては、最低限、以下のような作業が求められます。

・簡単な表の作成
・指定されたフォーマットへの入力
・四則演算（+、-、*、/）
・書式の設定
・SUMやAVERAGEといった初歩の関数
・ファイルの印刷
・ファイルの共有
・コメントの挿入

だいたいの職場で事務職として通用するのが中級レベル。具体的な作業内容は以下の通りです。

・オートフィルの使用
・データの並び替えや抽出
・テーブル機能の使用
・目的に合ったグラフの作成
・図形やテキストボックスの挿入
・IFやVLOOKUPといった関数

上級スキルを身に付けているとExcelのエキスパートとして重宝されます。

・関数の組み合わせ
・ピボットテーブルによる分析
・アドオンの活用
・マクロを使った自動化
・VBA

以上

エクセル

職場によって求められるレベルは違うでしょう。

最低でも関数は覚えなくてはなりませんね。

大企業の事務では、独自開発のソフトを使っています。

事務職でできなければいけない、エクセルの能力は「表計算を使う能力＝表計算でなにができるかを知っていて、事務の問題解決ができること」です。

事務仕事で求められるExcelのレベルはどのくらい？

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