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現在、私達の会社(派遣会社)では書類の保存期間について
規定を作成しているのですが、一部保存期間の根拠がわからないものがあり、
困っています。
そこで突然ですが、皆さんの会社(業界は問いません)で、
書類を保存している期間を教えて下さい。
出来れば期間と根拠(法的な根拠がベストですが、根拠は限定しません)
をお願いします。お願いしたいのは以下の書類です。

・営業日報
・取引先(企業)情報
・企業別売上一覧表
・売掛金未回収先一覧表
・(売掛金未回収の)事態報告書
・(銀行宛)振込依頼書

お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願い致します。

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A 回答 (2件)

・営業日報


・取引先(企業)情報
上記の書類は、法的な保存期間は定められていませんから、各企業の状況により保存期間を定めます。

・営業日報は1-2年でしょうか、
・取引先(企業)情報は、記載内容によって、千差万別です。
取引先の基本的な情報販売条件・回収条件などが記載されていれば、取引が継続している期間は保存する必要があります。

参考にしてください。
・(銀行宛)振込依頼書は、領収書が保管されていれば、数ケ月で不要になりますから、1年でしょうか。

・企業別売上一覧表
・売掛金未回収先一覧表
・(売掛金未回収の)事態報告書
この3つについては、税務調査などで必要になります。
税法では、通常5年間、悪意があると認められる場合は、7年間遡って調査がができますから、税法の規定から云うと7年間の保存が必要です。
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この回答へのお礼

ありがとうございました。参考にさせて頂きます。

お礼日時:2001/09/07 19:32

すべて7年間保存しています。


税法上7年間さかのぼって調査されることがあり、その際の資料となるものだからです。
細かい質問や指導があったときに、「営業日報」等も無いと返答に困ることもあるのではないでしょうか。

でも、No.1回答中の「通常5年間、悪意があると認められる場合は7年間」というのは知りませんでした。
すべて7年間だと思っていましたので。
勉強になりました。
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    • 1
この回答へのお礼

ありがとうございました。参考にさせて頂きます。
なお、今回のポイントは回答の早かった順に差し上げます。
あしからずご了承ください。

お礼日時:2001/09/07 19:33

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参考URL:http://www.tokyochuokai.or.jp/pdf/tetuzuki/bun_hokan.pdf

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保管義務の期間が知りたいです。
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参考URL:http://www.cgr.mlit.go.jp/chiki/kensei/kensetu/kensetu.htm

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従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)

Q作業日誌・安全日誌 建設業の方教えてください。

当社では安全日誌(以下日誌という)といいますが。

工事件名毎に毎日の作業予定や人員・安全注意事項・健康状態などを確認、

よく月予定などを記入したものを回覧し、月毎に保管しています。

でもそれをさぼって書かない人が結構いて言っても全然ダメです。

日誌は工事現場や建設業としてどういった根拠や法律で必要なのか

教えてください。

余談ですが税務署へも提出します、でも今回はこの件についてはまた後日質問します。

よろしくお願い申し上げます。

Aベストアンサー

>きちんと調べて文章にして記録にのこしておきたいのです。
小生だって妻子ある身です。自分を守らなきゃ。

統括安全衛生責任者で現場代理人であれば
その現場の責任は全てその代理人にあります。

貴方は会社の安全部なら
支店長或いは社長のスタッフであって
責任者ではないので
問われる内容が違うでしょう。
その直接の責任を問われることは無いと思いますが。

貴方がパトロールして現場に行って書類チェックして不備があるのなら
文書で安全指示書を現場代理人宛に出さないのですか?
管理というのは規定した状態にする、させるということなので
支店安全部などはそういう立場だと思いますけど。

指示内容、是正内容に関しては支店長、或いは社長まで目を通すように
貴方が会社で回覧し、またパトロール報告すべきではないでしょうか。
言っているけどやらないということでは
そこで終わってしまうので
安全日誌と同様に記録を残すというのはそういうことです。
そんな内容であれば指示書は
会社の安全管理要領に従って工事安全衛生日誌を整備し
記載漏れが無いようにすること。是正事項は○日までに報告すること。
で済むのではないでしょうか。
是正報告を期限までにしてこなければ
催促し、その内容も当該の指示書に付記しておくということでしょう。
そんな状態では統責者の巡視記録は無いでしょうし
災防協の議事録の方は大丈夫なんですかね。

現場の安全衛生教育はどうなんですか。
毎年やっているのですか?
そのような教育訓練も店社の安全部の仕事でしょう。

現場が大きくても小さくても
現場代理人の仕事量はさほど変わらず
小さい請負金の低い現場ほど人員配置が薄いので
代理人は忙しく、また、粗利が低いので心に余裕もなく
事故の発生率は高いということになります。
金が有る方が知恵が使いやすく
金が無いと余裕もないので失敗もし易いというパターンですね。
代理人も書かないのは悪いと思ってはいても
余裕がなく自分も疲れて書いてないということではないのですか。
人が少ないのは金を使ってカバーするしかないと思いますが。

電子黒板などは
http://sysdoc.doors.ch/PANASONIC/ub1890c.pdf
工事用のマグネットシートに安全日誌を作って張れば
工事内容は職方が書くので職員が安全指示を記入して
毎日打合せの時にスキャンして印刷するだけでしょう。
予算に余裕が無くてリース費が惜しいということなんですかね。
各社、安全日誌の書式は違うでしょうが
記録が必要な要素をまとめた物なので
それを使うのが内容に取りこぼしもなく網羅されているのではないでしょうか。

>きちんと調べて文章にして記録にのこしておきたいのです。
小生だって妻子ある身です。自分を守らなきゃ。

統括安全衛生責任者で現場代理人であれば
その現場の責任は全てその代理人にあります。

貴方は会社の安全部なら
支店長或いは社長のスタッフであって
責任者ではないので
問われる内容が違うでしょう。
その直接の責任を問われることは無いと思いますが。

貴方がパトロールして現場に行って書類チェックして不備があるのなら
文書で安全指示書を現場代理人宛に出さないのですか?
管理というのは規定...続きを読む

Q入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が

入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が


 ■皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。

 五人程度で不動産業をやっています。
 会社は、100年程度の歴史のある古い会社です。
 入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が、毎年次々にたまって、二階の物置を占領して、場所が狭く、なります。狭い場所に無理やり、押し込んでいるので、探し出すのも、実際には、大変です。
 際限なく、大きな倉庫なら、大きな棚も導入して、きれいに整頓して保存も、できるでしょうが、そこまで、お金をかけて整理保存する必要があるのかどうか疑問です。

 税務署が、査察に来たときに提示できるようにあるいは、過去の帳簿の記録を閲覧するときに保存しているのですが、どの程度過去の分を保存すれば、よいのでしょうか?

 皆さんは、どうされていますか?

 もちろん、いつまでも、保存するのがベストですが、保存する場所もお金です。後で、見るかも、知れないと保存しても、現実には、あるから、安心と思って、閲覧することは、めったに無いものです。

 今年は、平成18年ですが、いつごろの伝票だったら、処分しても、よいのでしょうか?
 処分できれば、伝票の表紙やファイルを再利用できるメリットも、あります。

 会社内部では、書類がいっぱいで、もっと、整理すべきだと攻撃が激しいのです。

 たとえ、一つだけでも、お知りのことが有りましたら、よろしく教授方お願いします。
敬具

入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が


 ■皆さん、こんにちは。いつも回答頂きありがとうございます。

 五人程度で不動産業をやっています。
 会社は、100年程度の歴史のある古い会社です。
 入金伝票、出金伝票、振り替え伝票が、毎年次々にたまって、二階の物置を占領して、場所が狭く、なります。狭い場所に無理やり、押し込んでいるので、探し出すのも、実際には、大変です。
 際限なく、大きな倉庫なら、大きな棚も導入して、きれいに整頓して保存も、できるでしょうが、そこまで、お金をか...続きを読む

Aベストアンサー

★書類の保存期間★

 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
■永久保存
 法律では規制されていませんが永久保存が望ましいと思われるものです。
・定款、株主名簿、社内規定 ・登記関係書類 ・諸官庁に対する提出書類、許認可書類、通達文書・特許、実用新案等の書類

■10年保存
・株主総会議事録-(商法244条)/取締役会議事録-(商法260条)・決算書(貸借対照表、損益計算書、営業報告書、利益処分案、付属明細書)-(商法36条) ・総勘定元帳-(商法36条) ・満期、解約となった契約書

■7年保存
・仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳等-(法人税法規則59条)・領収書、預金通帳、小切手控え、手形控え等・請求書、見積書など ・給与所得者の扶養控除等申告書ほか・源泉徴収簿

■5年保存
・従業員の身元保証書、誓約書など

■4年保存
・雇用保険の被保険者に関する書類-(雇用保険法規則143条)

■3年保存
・雇入、解雇、退職に関する書類-(労働基準法規則56条)
・労働者名簿-(労働基準法109条)
・労災保険に関する書類-(労災保険法規則51条)

■2年保存
・健康保険、厚生年金保険に関する書類

◆処分しやすいように保存しまよう!
 <1> 昨年度の資料は、場所を決めてまだ保管しない
   結構、昨年度の総勘定元帳とか請求書といった書類は今年度との比較に使いますよね。それで、今年度分とは別の場所に置いていつでも参考にできるようにしておきます。

 <2> 3年たった時点で、仕分けする(3年、5年、7年、10年)
    上記の保存期間をもとに、「3年保管箱・経理関係」「雇用関係」というように保存期間・種類によって仕分けをします。こうすることによって、いざ処分すると言うときに3年保存の箱を開けば、そこに入っているものは全て保存義務がないものということで、見分けやすいからです。あとは、上司や社長に聞いて、法律とは別に会社として保存しておきたいものをさらに保存し、いらないものを処分すればいいだけです。

 <3> 保存書類一覧を作成する
    自分の覚えのためもありますが、保存した人だけでなく上司やそれに関係する人全般に、どの書類がどの箱に保存されているのか明確に分かる表を作成します。この表を作ることによって会社の中に保存書類の規則のようなものができあがり、担当者が万が一会社を辞めた場合、又は新入社員に教える必要が生じたときに役に立ちます。

 <4> 毎年1回~2回は点検をしましょう
    重要な書類ですから、保存しっぱなしであとは知らない。というようなことのないように点検を心がける。故意ではないにしろ上司等が書類の貸し出しを受けてそのまま机の中に眠ったまま。ということは珍しくありません。この場合に<3>の一覧表が活きてきます。

★書類の保存期間★

 書類はその種類によって保存義務期間が違います。
■永久保存
 法律では規制されていませんが永久保存が望ましいと思われるものです。
・定款、株主名簿、社内規定 ・登記関係書類 ・諸官庁に対する提出書類、許認可書類、通達文書・特許、実用新案等の書類

■10年保存
・株主総会議事録-(商法244条)/取締役会議事録-(商法260条)・決算書(貸借対照表、損益計算書、営業報告書、利益処分案、付属明細書)-(商法36条) ・総勘定元帳-(商法36条) ・満期、解約となっ...続きを読む

Q源泉所得税の端数処理

報酬に対する源泉所得税の端数処理について教えて下さい。

例えば、消費税抜きで\153,656の報酬を支払うとした場合に、源泉所得税は\15,365.6(=\153,656×10%)となりますが、
この場合、1円未満の端数は、切り上げるのでしょうか?それとも切り捨てるのでしょうか?

出来ましたら、参考条文もお願いしたいと思います。
宜しくお願いいたします。

Aベストアンサー

この場合の1円未満の端数については、切捨てとなります。
根拠となる国税通則法を掲げます。

(国税の確定金額の端数計算等)
第百十九条  国税(自動車重量税、印紙税及び附帯税を除く。以下この条において同じ。)の確定金額に百円未満の端数があるとき、又はその全額が百円未満であるときは、その端数金額又はその全額を切り捨てる。
2  政令で定める国税の確定金額については、前項の規定にかかわらず、その確定金額に一円未満の端数があるとき、又はその全額が一円未満であるときは、その端数金額又はその全額を切り捨てる。
3  国税の確定金額を、二以上の納付の期限を定め、一定の金額に分割して納付することとされている場合において、その納付の期限ごとの分割金額に千円未満(前項に規定する国税に係るものについては、一円未満)の端数があるときは、その端数金額は、すべて最初の納付の期限に係る分割金額に合算するものとする。
4  附帯税の確定金額に百円未満の端数があるとき、又はその全額が千円未満(加算税に係るものについては、五千円未満)であるときは、その端数金額又はその全額を切り捨てる。

この場合の源泉所得税は、上記の第2項に該当しますので、1円未満は切捨てという事になります。

この場合の1円未満の端数については、切捨てとなります。
根拠となる国税通則法を掲げます。

(国税の確定金額の端数計算等)
第百十九条  国税(自動車重量税、印紙税及び附帯税を除く。以下この条において同じ。)の確定金額に百円未満の端数があるとき、又はその全額が百円未満であるときは、その端数金額又はその全額を切り捨てる。
2  政令で定める国税の確定金額については、前項の規定にかかわらず、その確定金額に一円未満の端数があるとき、又はその全額が一円未満であるときは、その端数金...続きを読む

Q指名願いの保管期間

経理を担当しているものです。入札参加資格審査申請書の保管期間を教えて下さい。

Aベストアンサー

申請が受理されての、有効期間は
国が2年、地方公共団体等では1年及び2年だと思いますので、
少なくとも、その期間はすぐ出るところに保管すべきでしょう。

引継いだ時など、以前の申請書控えなどは結構参考になりますので、
邪魔にならなければ、数年分残しておかれても良いかもしれません。

保存場所に苦労されているのでしたら、
経審の書類と内容的にダブルものもありますし、
必要なデータがあれば入力・スキャンしておいて、
3年分残せば充分過ぎるくらいでしょう。
特に申請書の保管期間が法令で義務付けられていると言うことはありません。


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