見積が必要だと伝えるメール文面について

保守契約の元、データの修正や簡易な追加などは見積もりを取らず作業している客先があります。
今回その客先から、システムの仕様変更を伴う要望を頂きました。
こちらの調査の結果仕様変更が必要だと判明したもので、お客様としては最初から仕様変更したいと考えていた訳ではなく、あくまで簡易な追加を目的に質問をしてきています。

本件について、
「保守対応の範囲外のため、見積もりが必要です。」とそのまま伝えると突き放しているような言い方になっている気がしてしまうのですが、
柔らかい感じでお伝えするとしたらどのような文面になるのでしょうか。

No.4 回答者： yokohamahope 回答日時： 2022/11/19 17:53

ビジネス文書でここまで柔らかくする必要があるのかとも思いますが。

ご提示頂いた要望事項を社内で検討した結果、簡易な作業レベルを超えるため保守対応の範囲外となります。このため作業実施に当たっては別途お見積りの上ご注文頂く必要があります。
何卒ご理解賜りますようにお願い致します。

No.3 回答者： yhr2 回答日時： 2022/11/17 12:05

No.2 です。

誤変換がありました。

最初の「種子」→「趣旨」です。

No.2 回答者： yhr2 回答日時： 2022/11/17 12:04

種子が不明確ですが、おそらく、

(1) まずは「保守契約の範囲外になる」ことを説明して納得いただき
(2) その上で「いくらかかる」かを連絡して
(3) 金額を確認した上で「有償でよいので実施する」ことを決めてもらい
(4) その上で、契約書を交わして実施する

という段階を経るということですよね？

単なる「文面」の話ではなく、そういう「プロセス、手続き」が必要であり、「その手続きで進めてよろしいですか？」という内容にする必要があるのではありませんか？

No.1 回答者： largesnowman 回答日時： 2022/11/17 11:11

「保守対応の範囲外ですので、お見積もりをさせて頂けると助かります。

」
まんまですがこれでいいんじゃないでしょうか。
参考にしてくださいませ☆