仕事が忙しく余裕がありません。 効率が悪いだけなのか、本当に業務量が多くてキャパシティーが足りてない

仕事が忙しく余裕がありません。

効率が悪いだけなのか、本当に業務量が多くてキャパシティーが足りてないのかも判断できなくなってしまいました。

主担当の大きな案件が3つ(1年単位で進めるもの)、副担当の大きな案件が１つ(1年単位で進めるもの)、そのほか依頼案件が2つ/月くらい、突発的に対応しなければならない案件が1つ/3ヶ月くらい(これは予測不可能な案件)で降ってきます。
主担当の大きな案件でさえ1つも上手く進んでいません。
仕事を進めてはいるのですが、焦って考えなしに業務を始めてしまって、後々意味のない作業だった、ということが多いです....。
あとマルチタスクでやると効率が落ちることが最近実感しました。

シングルタスクで仕事を進める以外に改善方法を教えてください。よろしくお願いします。

No.1 ベストアンサー 回答者： amerikaumare 回答日時： 2024/06/17 22:37

私なりの回答をしてもいいのですが、ここはchatGPTに聞いてみましょう。

以下がその回答です。

忙しい日々が続く中で効率を上げるための改善方法を見つけるのは大変ですが、いくつかのアプローチを試してみると良いでしょう。以下にいくつかの方法を提案します。

1. タスクの優先順位を明確にする
・重要度と緊急度を評価: 各タスクを「重要度」と「緊急度」に基づいて評価し、優先順位をつけます。エイゼンハワーマトリックスを使うと効果的です。
　　・重要かつ緊急なタスク
　　・重要だが緊急でないタスク
　　・緊急だが重要でないタスク
　　・重要でも緊急でもないタスク

2. 時間管理
・タイムブロッキング: 特定の時間を特定のタスクに割り当てることで、集中力を高めます。例えば、午前中は主担当案件に集中し、午後は副担当や突発案件に対応するなど。
・ポモドーロ・テクニック: 25分間集中して作業し、その後5分間休憩するサイクルを繰り返す方法です。これにより、集中力が持続しやすくなります。

3. タスクの分割
・大きなタスクを小さなステップに分割し、具体的で達成可能な目標を設定します。これにより、進捗を感じやすくなり、モチベーションが維持できます。

4. 外部リソースの活用
・アウトソーシング: もし可能であれば、業務の一部を外部に委託することで負担を軽減できます。
・ツールの導入: プロジェクト管理ツール（Trello、Asana、Monday.comなど）を使用して、タスク管理を効率化します。

5. 定期的なレビューと調整
・週に一度、自分の業務を振り返り、何が上手くいったか、何が改善が必要かを確認します。これにより、業務プロセスを常に最適化することができます。

6. 断る勇気
・時には、新しいタスクを引き受ける前に、自分のキャパシティーを考慮して断ることも必要です。無理をして多くのタスクを抱えるよりも、現在のタスクをしっかりと完遂することが重要です。

7. コミュニケーション
・チームメンバーや上司と定期的にコミュニケーションを取り、進捗状況や困難を共有します。必要であればサポートを求めることで、問題の早期解決が可能になります。

8. 自己ケア
・忙しい時期こそ、適切な休息や運動、バランスの取れた食事を心掛けることが重要です。健康を維持することで、仕事のパフォーマンスも向上します。

これらの方法を実践することで、業務の効率化と効果的な時間管理が期待できます。最初は難しいかもしれませんが、少しずつ取り入れていくことで、徐々に効果を実感できるはずです。

この回答へのお礼

ありがとうございます！！
chatGPT先生に聞いてみるアイデア助かりました。それすら思いつかないくらい頭混乱してました泣

いつもは優先順位をつけてやっていますが、優先度高めの業務の中でキャパシティーが足りなくなっていると今冷静に分析できましたので、上司に相談してみます！

お礼日時：2024/06/17 22:46

No.2 回答者： e12mv2 回答日時： 2024/06/18 17:55

余裕があると感じたら、窓際族の予備軍だ。

①優先順位を明確にすること
②工程表を作ること
③なにがなんでも死守すること。そのかわり６０点主義でよい

半人前の分際で「ぜんぶうまくいく方法」などはムシが良すぎる。

この回答へのお礼

なるほど、ありがとうございます！
昔から変に完璧主義で謎にこだわり強いので効率が悪くなっている節もありました。60点主義、意識してみます！

お礼日時：2024/06/19 08:03