進捗管理ってどうやればいいですか？

昔から管理全般が苦手で、特に長期に渡って管理が必要な事が大の苦手です。その場で完結することをパパっと片づけていくのはわりと得意なので仕事の日常業務や突発的に頼まれた事をその場でこなすことはできるのですが、例えば先方にメールを送って返事がなかったらそのまま何日も放置して問題が起きてから気付いたりします。

本来「〇日までに返信がなかったら確認のメールをしてみよう」みたいな流れになるんだと思いますが、そもそもあのメールどうなったかな？という事が思い出せない為、返信があるかどうかを確認するところまでいかず他の業務に気を取られてそのままになることが多いです。

ちなみにメモはよくとりますし大事なことはフセンでパソコンの画面（枠じゃなくて画面上の視界に入る場所に貼ります）に貼っておくようにしたり、卓上カレンダーや週間予定表にもルーティン業務を書き込んでいます。ただそれらいつのまにか背景のようになってしまって、目に入ってるはずなのに「メール確認しなきゃ！」とならずやっぱり放置状態になってしまいます。
アラームがなったりするリマインド機能を使った方が良いのでしょうが、確認事項が多すぎてリマインド登録するのが大変です。

自分なりにマニュアルノートを作ってるのですが、マニュアル通りに進まない事も多く頭がごちゃごちゃになってしまいます。

困ったのが「〇日頃までに書類を受領できるようにする」とマニュアルに書いていても集まりが悪いので請求や確認をする作業に時間を取られ、連絡した人と連絡先といつまでに送付してもらえるのかをメモするところまではできるのですが冒頭のメールの件のように翌日以降に動きがないとそのまま他の業務に気を取られてしまってちゃんと書類が届いたかどうかの確認がおろそかになったまま後になって「あれ？書類が来ていない。いつ請求したっけ？まずい10日も前だ」となったりして冷や汗をかきます。

頭が悪いのでしょうか・・

マニュアルで一か月の流れに沿って仕事を進める中で、付随する細かい作業（確認、調整、請求）がたくさん出て来てその一つ一つの進捗管理が全然できません。
情けないのがこれでもう社会人（事務）を10年やっています。本当は管理をする側で皆の尻を叩く側なのですが、実際仕事は漏れも多いしとても事務として頼れる存在ではないと自覚しています。

何からすればよいでしょうか。抽象的な質問ですみません。
一から仕事術を学びたいくらいなのですが今更恥ずかしくて周りには聞けないので、進捗管理のコツを教えてください。

No.4 回答者： どちてオジサン 回答日時： 2024/11/26 17:09

アラームが出るスケジュールソフトを使ったり、会社のPCがOffice使ってるならToDoとかタスク機能でリマインドしてくれるように設定したら？

＞今更恥ずかしくて周りには聞けないので

あとこの考え方を捨てましょう。

一時の恥は一生の恥。

そのせいで今恥ずかしい思いをしてるんですよね？
一時の恥を我慢するのか、このままずっと恥ずかしいままで良いのかのどちらかです。

進捗管理が上手い人がいるなら、それを褒めながら私にもどうやってるか教えて下さいよとでも聞けば良い。

No.3 回答者： zircon3 回答日時： 2024/11/26 16:32

進捗管理が出来て言いなのではなくタスク管理（作業項目の管理）が出来ていないだけでしょう。

メモをとっているとのことですが、それが役立つ内容のメモになっていないと。
自分がやり掛けている作業には何があって、それぞれ何時迄に終えねばならず、それぞれ今どういう状態になっているかを一目瞭然に把握できる物を作れていないという事なのでしょう。きっと。

No.2 回答者： rera1016 回答日時： 2024/11/26 16:12

スケジュール表（ガントチャート）を書くといいです。

特定の作業に対して、期日と目標量を設定した上で、どこまで達成したかを毎日記録することです。

https://www.jooto.com/contents/visualization-of- …

No.1 回答者： シロマメ 回答日時： 2024/11/26 16:02

リマインド登録をするのが１番です。