「夫を成功」へ導く妻の秘訣 座談会

ファイル整理の担当者になりました。
事務所の移動を引越し屋さんにお願いしたところ、
書庫のファイルの配置がめちゃくちゃになってしまいました。
当方の指示が悪かったため、引越し屋さんに文句は言えません。
設計部門であり凄い量のファイルがあり、どうしていいか困っています。
ファイルの数は全部でキングファイルが3000冊+その他のファイルが3000冊です。
ファイルの種類は大きく分けて見積書、図面、材料手配、規格、苦情などがあり、
ファイル棚の種類は2段棚から5段棚まで大きさはまちまちです。
私自身整理整頓が苦手で何から手をつけていいのか分りません。
設計部門の人数は約20人です
まず何をすればいいですか?

A 回答 (2件)

 わたしのお勧めするやり方は、No.1さんのとは違います。

しかし、ファイルを元のとおりに並べるのではなくて、「見直す」という点は大いに賛成です。この機会に、不要なものはジャンジャン捨てましょう。
 そのためには、関係者全員の協力が必要です。mihoronさんの強いリーダーシップが要求されますので、はりきってやってください。なお、やるからには、少しずつなどとは言わずに実施日を決めて全員で一挙にやるべきだと思います。本来、書庫の整理なんてのは面倒臭い仕事以外の何物でもありませんから、全員のテンションが高まっているうちにできるだけ短期間で終わらせてしまうのが、コツです。

1.書庫内の書類を全て出す。
2.不要なもの、3年保存、5年保存、10年保存、永久保存などというふうに分ける。(書類の種類にはあんまりこだわらなくていい。)
3.不要なものを捨てる。(取っとくべきか捨てるべきか迷ったら、捨てる。)
4.保存するものを保存年限(○年保存)ごとに保存箱に詰め、箱には保存期間(○年○月~○年○月)を書く。
5.棚を保存年限ごとのエリアに分けて、保存箱をそれぞれのエリアに置く。

 箱に入り切らないものとかもあると思いますので、全てがこのやり方に当てはめられるわけではありませんが、基本ルールとしてはこんな感じです。
 取り敢えず、今回の作業はこれで終わりです。実は、ここからが一番大事なのですが、保存期間が経過したら確実に捨てる(または捨てさせる)という作業を、担当者であるmihoronさん主導でやらねばなりません。例えば、5年保存のエリアで、左から右に新しい順に箱が並んでいるとすると、新年度分の箱を一番左に入れるときに、一番右の箱(つまり5年経過後の箱)を引っこ抜くというようにすれば、古いものがいつまでも残るということはない筈です。また、年に一度チェックの日を決めて、捨てるべきものが残っていないかを全員でチェックします。

 このやり方は、「確実に捨てる」ということに重点を置いています。つまり、「必要な書類を書庫から素早く取り出す」ということは、あまり意識していません。なぜなら、もともと書庫にしまってあるものは、滅多に見る機会がないから、そこにあるのです。滅多に機会がないことを重要視するよりも、要らないものは確実に捨てる、つまり貴重なスペースを確保していくことのほうが大事なのです。
 まぁ、このやり方でも、いざ書類を探すときになかなか見つからなくて困るなんてことはない筈です。保存年限がわかっていて、いつごろ作成した書類かがわかれば、すぐに見つけられます。
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それは、大変ですね。


けれど、今までの書類の見直しも出来ると思えば、メリットがないわけではないです。
案外いらない書類がたまっていたりしますから。
他の方にお手伝いをしてもらえそうですか?

まずは、何の書類があるか調べましょう。
大きく見積書、図面など分類をいくつか決めて、
ファイルをそれぞれに分けていきます。
その後それぞれ分けたファイルの中で、
すぐ使えるもの、カギのかかった場所に保管すべきもの、一定期間が過ぎたら捨てるものなど、細かく分類していきます。
棚は取り出しやすいもの、鍵がかかるものなど、量や用途で場所を決めて、わけたファイルを入れていけばよいと思います。

分類は、他の方にも意見を聞いて、どんな分け方をするか決めた方が後々「わかりにくい」とか言われなくていいです。

それから、一度にすべてをやろうとしないこと。
量が量ですので、焦らず少しずつやるつもりで頑張ってください。

案外いらない古い書類があったりして、捨てるものも多いと思いますので、終わったらすっきりしているかもしれませんよ。

検討を祈ります。
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Qエクセルで数式の結果が反映されない(自動計算になっているのに)

すいません、教えてください。

エクセル(XP)で数式が自動計算されなくなって
しまいました。

  ※ツールのオプションはちゃんと自動計算に
   なっているのに全く反映されません。

今まで全く問題なく作業できていたので
原因が分からず困っています。

数式等のエラーだとは考えにくいです。
と言うのも数式のあるセルをダブルクリックして
選択し、そのままEnterキーを押すと計算結果が
反映されます。
ただ、今まで全て自動計算されていたのが
全く動かなくなってしまったんです。

同じようなトラブルを経験された方、又は
詳しい方、どうかよろしくお願いします。

Aベストアンサー

原因は分からずじまいになってしまいましたが
同じことがありました。

「Officeの救急隊」を試してみましょう。
ボタン一発で全ての設定が元に戻ります。
http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se247118.html
(ツールバーなども初期状態に戻ります)

私の場合はコレで直ってしまいました^^

参考URL:http://www.vector.co.jp/soft/win95/util/se247118.html

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 Å列      B列
1月 1日    AAAA社
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2月20日    DDDD社
3月 2日   AAAA社

と、あるとしてB列の企業名が重複しているものを抽出したいのですが・・・。この場合 AAAA社とBBBB社ですが。
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教えてください お願いいたします。

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(注) 数式を下のセルまでコピーするため、COUNTIF($B$2 は絶対参照にして下さい。

Qエクセルで打ち込んだ数字を自動で別シートに表示したい

エクセルでセルに打ち込んだ数字を自動で別シートに表示できる方法があれば、教えてください。

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Aベストアンサー

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
純粋に別のシートに自動的に表示したいのであれば、
以下の方法があります。

1.1つのセルだけの場合
例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
 した後、シート1のC1をクリックする。
 そうするとD2のセルに「=Sheet1!C1」と表示され、値が自動的に
 表示されるようになります。

2.1列全てコピーしたい場合。
  コピー&リンク貼り付けを使うと便利です。

例)例)シート1のC1~C5に何かを入力したら、
  シート2のD2~D7にシート1で打ち込んだものが自動で表示される

  シート1にあるコピー元のセルを範囲選択して、
  シート2のD2の上で「右クリック」⇒「形式を選択して貼り付け」
  をクリックします。

  そして出てきた小さな画面の左下にある「リンク貼り付け」という
  ボタンをクリックすると完成です。
  試してみてください。。

  念のためにリンク貼り付けを図解しているURLを載せておきます。
  参考にしてみてくださいね。。
  http://www.geocities.jp/office_inoue/excel/eq21.htm

こんばんは。
入力したセルの値を合計とかでなくて、
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以下の方法があります。

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例)シート1のC1に5を打ち込んだら、
  シート2のD2にシート1で打ち込んだ5が自動で表示される

⇒シート2のD2のセルをアクティブにして「=」を入力
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QEXCELで顧客ごとにファイルを整理しており、ファイルをどこの棚に入れたかを管理するためのデータを作成中です。

EXCELで顧客ごとにファイルを整理しており、ファイルをどこの棚に入れたかを管理するためのデータを作成中なのですが、いい方法があれば教えてください。

データ上は日付ごとに名前と棚の名前があるのですが、ファイルの保管は家族は同じ棚に保管するようになっているので、データを加工する必要があります。

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具体的に図で説明すると、現在のデータ上
A列 |B列 |C列 |D列 |E列
1/2|田中一郎 |1 |Bの棚 |2
1/5|佐藤一郎 |2 |Bの棚 |2
1/10|田中二郎 |1 |Aの棚 |1
1/15|小田二郎 |3 |Cの棚 |3
1/20|佐藤二郎 |2 |Aの棚 |1
1/20|小田一郎 |3 |Cの棚 |3
1/22|田中一郎 |1 |Cの棚 |3
1/25|山本一郎 | |Cの棚 |3

目的としてはCの列で同じグループにした名前のファイルの中で、Eの列で最小の番号にある棚の番号をFの列に表示して、Gの列に棚の名前を表示したいと思っています。
A列 |B列 |C列 |D列 |E列 |F列 |G列
1/2|田中一郎 |1 |Bの棚 |2 | 1 |Aの棚
1/5|佐藤一郎 |2 |Bの棚 |2 | 2 |Bの棚
1/10|田中二郎 |1 |Aの棚 |1 | 1 |Aの棚
1/15|小田二郎 |3 |Cの棚 |3 | 3 |Cの棚
1/20|佐藤二郎 |2 |Cの棚 |1 | 2 |Bの棚
1/20|小田一郎 |3 |Cの棚 |3 | 3 |Cの棚
1/22|田中一郎 |1 |Cの棚 |3 | 1 |Aの棚
1/25|山本一郎 | |Cの棚 |3 | 3 |Cの棚

Fの列の番号さえわかれば、Gの列の名前は関数を使えば表示できるのですが、Fの列の番号を表示するのは現在手作業でやっており、数も多く大変なので関数かマクロで簡単に出来ないかと思っています。
マクロはあまり得意ではないので、もしマクロの場合はできたらVBAのコメントを入れていただければありがたいです。

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Aベストアンサー

判りにくい説明だ。VLOOKUPなどで引いてこれる列と、入力セルの区別の整理が出来てないので説明が冗長だ。
例データ 質問例に少々追加
A列  B列   C列
空白行 <ーーー関数MAXを使う便宜上、C1は数字では困るので必要
1月2日田中一郎1
1月5日佐藤一郎2
1月10日田中一郎1  <-質問例は田中一郎の間違いだろう
1月15日小田二郎3
1月20日佐藤二郎4
1月20日小田一郎5
1月22日田中一郎1
1月25日山本一郎6
1月26日小田一郎5
1月27日佐藤一郎2
1月28日小田二郎3
C列は(グループでなく、上記例のように個人名でなら)関数で算出できる。
C2の式は=IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,MAX($C$1:C1)+1,INDEX($C$2:C2,MATCH(B2,$B$2:B2,0),1))
下方向に式を複写。
結果
上記C列
ーーー
D列は人間が入力する列か?
そうであれば、
E列はVLOOKUP関数で
検索表を下記のようにつくり
Aの棚 1
Bの棚 2
Cの棚 3
・・
それを引けば、対応した1,2,3・・のどれかが算出できる。
ーー
F列はCと同じではない?
-ーー
G列はD列と同じく、VLOOKUP関数で算出できるのでは?
===
どこが難しい点か、判りにくい質問で、時間をとったが、質問を誤解していたら、上記を無視してください。

判りにくい説明だ。VLOOKUPなどで引いてこれる列と、入力セルの区別の整理が出来てないので説明が冗長だ。
例データ 質問例に少々追加
A列  B列   C列
空白行 <ーーー関数MAXを使う便宜上、C1は数字では困るので必要
1月2日田中一郎1
1月5日佐藤一郎2
1月10日田中一郎1  <-質問例は田中一郎の間違いだろう
1月15日小田二郎3
1月20日佐藤二郎4
1月20日小田一郎5
1月22日田中一郎1
1月25日山本一郎6
1月26日小田一郎5
1月27日佐藤一郎2
1月28日小田二郎3
C列は(グループでなく、上記例...続きを読む

Qエクセルでサイズに合ったものを作成したい時。

エクセルでサイズに合ったものを作成したい時。

A4用紙に、ファイルの背表紙をいくつか作成する時ですが、3cm、5cm、8cmなど
サイズに分けてです。

同僚の方が作成しているのをみているとファイルのサイズを測っている様子は全くなく
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どうぞ宜しくお願いします。

Aベストアンサー

その人がどうやったのかは判らないけど・・・・
簡単な方法の一つとして、
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左右の余白を10mmにする。
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こうすると1セル幅がやく1cmになるので、あとはファイルの幅に合う列数を選択すれば、背表紙になるサイズだと思います。

QQCサークルで備品類の整理整頓をする場合の進め方

今度、職場のQCサークルで備品類(工具なども含め)の整理整頓を
することになり、備品類をリストアップし近々写真も撮る予定でいますが
リストアップしたリストをどうするのか、最終的な方向も定まらず、メンバーから写真は要らないのでは?などの声もあり、これからどう進めればよいのか迷っています。
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Aベストアンサー

QCサークルに限らず、改善手法の始めは、分析することです。

一つの例です。
備品をリストアップしたら、それぞれの備品ごとに
1.使用頻度
2.使用者数
などを書き込んでいきます。(必要なら調査)

その上で、使用頻度の低い備品については、在り処がはっきりとわかれば利用するのに多少不便でも仕方が無い場所、使用頻度の高い備品は、利用しやすい場所、
また多数の人が利用する備品は誰にでも不便でない場所、特定の人が使うのであればその人にとって便利な場所を決めます。
また、必ずではなくても多くの場合に対になって使うような備品であれば、お互いに近い場所を決めます。

最後に場所が決まったら、定位置になくてはならないものが確実にあるような工夫を考えます。
リストでもいいですし、定位置に物が置かれたイラストや写真でもいいでしょう。

こんなのが基本的な手法ではないでしょうか?

Qエクセル用の書籍整理テンプレートを探しています。

我が家の文庫・新書本の総数が、とうとう2000冊を超えてしまいました。
困ったことに、よく家族で同じ本を買ってしまってることがあります。
私は推理小説が好きなのですが、以前読んだ本と知らずに読みつづけて、ラスト
近くでようやく気がついてガックリくる事もしばしば‥。

そこで一念発起して、エクセルで書籍整理箱を作ろうとしているのですが、中々
上手くいきません。どうやら99%の汗は流せても、1%の閃きが不足しているよう
です(笑

検索エンジンで調べても良いテンプレートが見つからず困っています。どなたか
ご存知の方、お助け下されば幸いです。

Aベストアンサー

こんにちは。

エクセルのテンプレートではないですが、こんなフリーソフトもあります。

私は使った事ないのですが、試してみては?

私本管理
http://www.forest.impress.co.jp/article/2002/06/04/shihonkanri.html

参考URL:http://www.forest.impress.co.jp/article/2002/06/04/shihonkanri.html

Qファイルの背表紙を作りたい。書棚に並べるファイルです。

MSの差込印刷ヘルパーの様に簡単にラベル状の背表紙作成方法ああったら教えてください。データ件数は200程度でエクセルに入ってます。
テンプレートと呼ぶのでしょうか、これにはある程度のデザイン性が求められています。所定の位置に部署名、ファイル番号、タイトル、年月日などが入る位置を作り、そのセクションを区切る線が必要。その上、タイトル行だけが縦書きで、他は横書きです。出来ればMSのアプリケーションが希望ですが、なければ何でもOKです。良い方法を教えてください。

Aベストアンサー

自分で作った文書(定型書簡)で Next フィールドを挿入すればワードの差込印刷でも出来ると思いますが、、、

あとは、ラベル用紙を出している各社でソフトやテンプレートを公開してますので、それを活用するとか。試してないですがエーワンはリンク機能で差込み出来るようです。

エーワン
http://www.a-one.co.jp/download/apl/lhome.html

コクヨ
http://www.kokuyo.co.jp/template/index.html

ヒサゴ
http://www.hisago.co.jp/

Q「ご連絡いたします」は敬語として正しい?

連絡するのは、自分なのだから、「ご」を付けるのは
おかしいのではないか、と思うのですが。
「ご連絡いたします。」「ご報告します。」
ていうのは正しい敬語なのでしょうか?

Aベストアンサー

「お(ご)~する(いたす)」は、自分側の動作をへりくだる謙譲語です。
「ご連絡致します」も「ご報告致します」も、正しいです。

文法上は参考URLをご覧ください。

参考URL:http://www.nihongokyoshi.co.jp/manbou_data/a5524170.html

QWord 文字を打つと直後の文字が消えていく

いつもお世話になっています。
Word2000を使っているものです。
ある文書を修正しているのですが,文章中に字を打ち込むと後ろの字が消えてしまいます。
分かりにくいですが,
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という文章の「これを」と「修正します。」の間に「これから」という単語を入れたときに,その場所にカーソルを合わせて「これから」と打つと,
「これをこれからす。」
となってしまいます。
他の文書では平気です。
何か解決する方法があれば教えて下さい。

Aベストアンサー

入力モードが「挿入」(普通の入力)から、「上書き」になってしまっているのだと思われます。
キーボードに[Insert]というキーがあると思いますので、1度押してみてください。


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