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新築マンションを購入し、このマンション管理組合の役員に勧められ受ける事としました。来月初めての総会があり、現管理会社の方から色々と説明を受けます。事前に送られた書類はしっかり目を通しておきますが、今回の総会や、管理組合として今後の運営等について、何かアドバイスしていただければ大変ありがたく思いますので、宜しくお願い致します。

A 回答 (1件)

以下詳しい説明をしますが、一番大事なのは理事になったらマンション全体をくまなく見てまわることが大事です。


いろいろなことに気がつきます。気がついたことを毎月行われる理事会で、管理会社に問題解決を問いかけていくことです。
それと、もの言わぬ区分所有者にアンケートをとったり、意見箱を設けて苦情や意見をあつめたりすることです。
とにかく、定期的に行われる理事会に出席して管理会社が出してくる報告や承認事項に対して区分所有者の代表と
して納得いくまで説明を求め、良識の範囲で承認したり苦言を呈したり改善させたりするのが理事の役目です。
管理会社は管理契約にのっとって仕事をしますが、そのお目付け役が理事会の機能です。

>新築マンションを購入し、このマンション管理組合の役員に勧められ受ける事としました。
要するに既に理事会は一期を終えて決算報告と二期理事の選任のための総会が開かれるということですね。
一期の理事は、販売会社のほうで適宜お願いしたり応募したりしてスタートすることが多いようです。
二期は、同様に立候補者を募りますがやりたがらない人が多いと、推薦というかたちで順番をきめてお願いにきます。
これがノーマルな姿ですが、1年目理事会がなく2年目から理事会発足というところも中にはあります。

>来月初めての総会があり、現管理会社の方から色々と説明を受けます。

事前に送られた書類はしっかり目を通しておきますが、

>今回の総会や、管理組合として今後の運営等について、何かアドバイスしていただければ・・

まず、いくつか御説明しないといけないことがあります。
(1)まず、管理組合というものは法によって自然発生するものであること。理事会が組織されていなくても管理組合はあるということです。

(2)次に、マンション管理会社との管理契約は管理会社と区分所有者個人個人が交わすものではないということ
  管理組合という「組合組織」と「管理会社」が契約するものだということです。

よく、区分所有者が管理会社に直接文句を言ったりするケースがありますが、これは実は法律的には何の意味もありません。
個人と管理会社には、なんの契約関係もないのです。苦情は理事長を通して管理組合の意思として伝えない限り、管理会社は第三者が自分の意見を言っているとしかうけとめようがないのです。もちろん苦情は理事長に伝えられ理事長、理事会が同意してはじめて「改善すべき課題」として管理会社はうけとめるわけです。

(3)そうはいっても、新築で分譲している時点では、居住者は引渡しを受けていないので「区分所有者」ではなく従って
  管理組合も存在しません。
  しかし入居した時点ですべての管理サービスが円滑にスタートしていないといけません。
  
(4)そこで、しかたがないので初年度だけは、デベロッパー(分譲業者)と管理会社が契約して管理業務の詳細を決めて
  入居から遺漏のないようにお膳立てをします。

(5)しかしよくよく考えてみたら、自分のマンションの管理契約を勝手にデベロッパーに結んでもらっていいわけがないのです。
 本来は、区分所有者が自分たちの利益になるように考えて、管理会社と契約すべきです。

(6)とはいいながら、誰が買うかもわからないマンション、誰が集まるかもわからないマンション。とりあえずこれでベストだろうと
 おもわれる契約内容を決めてそれを購入者が承認するという形でスタートします。

(7)この最初の「デベロッパーと管理会社とで結ばれた管理契約」は「原始契約」と呼ばれます。
原始契約は勝手に決めた契約なので
これに関する契約期間は1年まで
とマンション管理の適正化に関する法律で定められています。

(8)つまり、自動継続にしないで、新たに契約し直せ。ということです。

大変区分所有者思いの親切な法律なのですが、いかんせん役人のひとりよがりという面も否めません。
それは、デベロッパーと管理会社というプロ同士が決めた契約に対して素人の集まりの管理組合がどうやって契約内容に文句つけたらいいんじゃ?
という点です。

難しく考えることはないです。基本的に管理サービスを向上させて、管理費を今より安くする方向で文句を言えばいいのです。

管理組合の活動で一番大切なのは実は、原始契約の内容のまま管理が始まる最初の1年です。大抵は、原始契約期間を短くして、二年度から本契約に入ろうとします。第一回の総会は、実は最も重要な総会なのです。

(1)原始契約の内容のうち変えるべき点はなにか。
  購入したときに説明をうけた通りのサービス内容になっているか。
  管理員の業務遂行能力は委託費にみあうレベルといえるか
  各種保守点検費用は高すぎないか
   清掃は行き届いているか。過不足はないか。
いろいろ考えることはあります。初年度の理事会はまずそれを確認するのが大事な仕事

(2)予算案をつくり総会の承認を得る。
  原始契約の中身をよりよく変えて、区分所有者により役立つ管理内容にして、これで委託していいかという意味もこめて
  理事長が組合員に承認を得ます。

(3)次期役員の選任

これで大体第一回総会の主な議題は終了

しかしかならず区分所有者から、さまざまな日頃の苦情がぶつけられます。総会でこういうものが出ないようにするには、日頃からアンケートや意見箱などを活用して意見をあつめておくことです。

ことに、総会の議事を「理事長」が主体で説明しないと、一番肝腎な
管理組合との契約は 住民個人個人と管理会社が締結しているのでなく、管理組合という「人格」と管理会社という「人格」の一体一の契約であるという基本をわすれて、管理会社批判大会になりかねません。

そうではなく、管理組合の代表として理事長がいて理事会があって、管理組合が全体で管理会社を動かしている。管理会社の監督責任は理事会にある「文句があるなら理事長であるオレに言え。」という態度でないと総会はおさまりません。
それができていないと、大抵の総会はもめるか、誰も発言しないか、出席すらしないで委任状になるか・・・どちらかです。

とりあえず、マンション管理に関心を持っていただいて、やさしいマンション管理の解説本がいろいろ出ていますから、一度お読みになっていただいたらよろしいかと思います。結構わかるとおもしろいし、御近所さんと世代をこえて親交がふかまったりして役にたつものですよ。
管理会社も、理事会の真剣さを感じれば、それなりにやる気を出します。

蛇足ですが、二年目の最大の課題は、瑕疵担保責任、アフターサービスの対応。
といっても、専用部分は個人対デベロッパーですが、共用部の瑕疵やアフターを実行させるのは理事会の役割です。
ことに、躯体の瑕疵など時節柄区分所有者共通の話題も多いところです。
2年をすごると無償で補修しないという瑕疵が多いです。厳しい目でチェックし直させていく必要があります。そういう意味でも他の区分所有者の声をこまめに集める姿勢も大切です。
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この回答へのお礼

お礼が遅くなり申し訳ありませんでした。細かな説明大変ありがとうございました。自分の財産を守るためにも、決して人任せにはしないで今後は取り組んでいきたいと思います。今回のご回答を読んでみて、大変興味を持ちましたので専門書等も読んでみたいと考えております。

お礼日時:2006/01/31 12:27

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