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会社で事務全般を担当しています。

1.仕事上の郵便物の場合、到着物・送付物共に記録しておくものなのでしょうか?
2.郵便物はポストに投函するのではなく、郵便局にもって行くべき?


先日、当社宛請求書が2回連続届きませんでした。
最終的には宅配便で送ってもらい、やっと手元に届きました。
どうやら事故のようですが、結局詳しいことはわかりませんでした。
相手先会社に、支払を渋っていると思われていたらとても嫌です。

今まで、自分が担当した送付物には送り状を添付して、その控えで送付物の確認をしていましたが、他の人からの依頼郵便はそのまま投函していました。
もし逆に当社の郵便物が相手先に不着だったりして、調べるときにこのままではいけないのでは、と心配になりました。
今更ですが、他の会社では郵便物の管理をどうしているのか知りたくて質問してみました。
宜しくお願いします。

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A 回答 (3件)

何社か勤めた経験上ですが、差し出す郵便物は全部控えを取ってます。


日付と宛先と、簡単な内容物。

届いた郵便物を記録していた会社もありました。
届いた日付と差出人、内容物です。

投函は郵便局へ行く用事がある時以外はポストに投函しています。

郵便物の事故は、誤配が多いような気がします。
実際自分の会社宛や自宅宛に他人の郵便物がまぎれていることも多いので。

これはこちらがいくら気をつけても仕方ないですよね。

請求書や納品書をわざわざ書留や配達記録では送ったことは無いです。
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この回答へのお礼

差し出す郵便物の控え、届いた郵便物の記録。
やはりきちんとされている会社が多いのかな。見習わねば。

投函はポストで大丈夫なんですね。
事故は仕方が無いですが、毎回の請求・納品書は書留には経費がかかりすぎるので現実的じゃないですね。

有難うございました!

お礼日時:2006/02/27 20:42

事務担当しています。



何かを送る時は、
ノートに日付・送り先・内容物(後から見てわかる程度)・送付方法をメモ書きしてます。
到着物は…書いてません。。

基本的に宅急便か郵便ですが…
他社へ送る物で、大事な物ならば簡易書留かメール便で送るようにしてます。
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この回答へのお礼

>何かを送る時は、
>ノートに日付・送り先・内容物(後から見てわかる程度)・送付方法をメモ書きしてます。

「郵便ノート」を用意しておけば、私以外の人にもわかりやすくてよいですね。
ナイスアイデアです!
(ビジネス上の常識なら自分の無知っぷりが恥ずかしい…)

簡易書留も使いますが、窓口に行くのが不便ですよね。
信書は宅配便が使えないというのも不便。
Eメールで荷物も送れればいいなと思う今日この頃…。

有難うございました!

お礼日時:2006/02/27 20:58

対策にはならないかもしれませんが、郵便物の事故があっているのでしたら


郵便局へ事故調査の依頼を出されることをお勧めします。
簡易書留や配達記録などでしたら、すぐに配達状況がわかりますが、普通郵便の場合は、誤配ならば配達する集配担当の記憶だよりになります。
しかし事故は誤配だけでなく、郵便局間の輸送途中に発生する場合もありますから、事故調査依頼を出せは、差出場所から配達まで全過程を調査されます。
事故調査は普通郵便でも可能です。(ただし事故に対しての保障はありません)

2度も事故があっているのならば、担当集配局に苦情をいうつもりで、事故調査をだされてはいかがでしょうか?
ネット上からでも可能ですよ。
https://www.kansa.japanpost.jp/pi_omouside/inter …

なお、自分も仕事関係の書類を郵送しますが、投函は基本的にはポストが多いですし、ポスト投函、窓口差出でも集荷にはほとんど差はありません。
また、よほど重要な書類でないかぎり、請求書や納品書を書留や配達記録で送ることはないですね。

参考URL:https://www.kansa.japanpost.jp/pi_omouside/inter …
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この回答へのお礼

今回は、こちらにやましい事が無いことを伝える意味でも、相手先の会社から調査依頼をしてもらうようお願いしたんです。
結局迷子郵便物の行方は不明でしたが、今後また何かあれば、今度はこちらで注意したいと思います。

やっぱりポスト投函、普通郵便で送ること自体は普通ですよね。
ちょっとほっとしました。
有難うございました!

お礼日時:2006/02/27 20:47

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(指示がございましたので)、メール文をそのまま貼りつけて
送らせていただきます。
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(何か線など引いて原文貼り付け)
 ・・・・・・
 ・・・・・・
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以上、よろしくお願い致します。

自分の署名


とこんな感じですかね。


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