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会社で、コスト削減策の一環として、遅まきながら「出張旅費の実費精算」の導入を検討しています。

この中で、航空券の運賃に関して。
領収証または半券の添付を義務づけようと考えていますが、
実際には早割などで半額程度で購入したと思われるのに
「領収証も半券も紛失した。
カード決済ではなく現金払いなので、証明できるものがない。」
と言って普通運賃を請求してくるような場合に対して、
どのような規定を作っておいたらよいのでしょうか?

実際に実費精算を導入されている会社の方の、航空運賃精算の実例などを
教えて頂けると助かります。

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A 回答 (4件)

ウチの会社では発券端末を持つ特定の旅行代理店と契約していて、web もしくは fax で手配依頼をかけて宅配便もしくはバイク便などで配達してもらっており、社員個人で立て替えなくても良いようにしています。



手配を忘れていて急遽個人で手配しても良いのですが、その際はエビデンス(証拠)となる領収書の類の提出を必須としています。
エビデンス無き精算請求を認めると、悲しいかな不正請求を試みる輩が出てくるため、例外なしに認めないように規定しています。

蛇足ですが、以前に勤務していた会社では長距離の国際線利用が多く、航空会社と契約してディスカウントしてもらう代わりにマイレッジが付かなかったですね。
米国の会社では出張時に獲得したマイレッジは社員でなく会社に帰属するので個人旅行で使うと規定違反でペナルティにふされるところもあります。
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この回答へのお礼

旅行会社と契約してしまう、というのも良い方法ですね。今後、検討してみます。
マイレッジの話も参考になりました。私の直の上司が先日、東京~沖縄出張に、自身の出張で貯めたマイル特典で航空券を手配し、往復とも普通運賃で精算して7万円近くを全額小遣いにしたと豪語しているような、お恥ずかしい会社ですので、当社でもペナルティも制定していきたいです。
回答ありがとうございました。

お礼日時:2006/03/26 16:37

私の会社では交通費は実費精算で、航空券の半券を清算書に添付することを義務付けています。

正規価格外や格安チケットのチェックをすることも出来ますが、提出させる本来の目的は、帰宅時間の証明です。仕事が早く切り上がっても、出社しないことを防止するという建前で規定化できると思います。

この半券には、実はチケットの情報が記号化されて印字されていますので、分析するとどんなチケットを使ったのか知ることが可能です。
いつもいつもチェックしなくても、たまに監査してみればよいでしょう。

また、カード決済でも、現金決済でも領収書は必ず受領できますので、領収書を出さないのは論外の違反行為だと思います。領収書を抑えれば、問題は半分以上解決できます。

しかしながら、交通費、宿泊費、日当および出発と帰宅当日の帰着時間外手当てなどのバランスが上手く支払われないと、出張者は結構自分のお金の持ち出しになる傾向があり、不正が出ることもありますので、バランスを取ることが大事だと感じています。

私の会社では、航空券は実費にしても、宿泊費は自助努力で枠を持てる領収書なし清算(渡し切り)にしています。日当も出発、帰着の時間外手当もなく、唯一のオアシスです。
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この回答へのお礼

当社では、宿泊費と日当は渡しきり、出張時の時間外手当も上司のハンコ1つでかなりルーズに認められているし、事務職から見たらおかしいと思うような高額の交際費や食事代、同僚同士での出張先での居酒屋代などもガンガン経費で出している(もちろん事前仮払いも20万くらいまでOK)という、ルーズでお恥ずかしい状況ですので、やはり手始めに、おっしゃるとおりに、領収証の添付から始めたいと思います。
半券での運賃種別判読についても、参考になりました。
是非取りいれたいと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時:2006/03/26 16:47

単純に領収書の添付を義務付ける規定にすればよいのではないのでしょうか。

「飛行機代の清算については領収証の添付を要する」みたいな感じで。

もっとも、早割等で購入してくれるからこそコスト削減につながるのであって、社員が普通運賃で購入して普通運賃で清算するのではコスト削減にはつながりません。
しかしながら、どうせ実費精算なら、便の変更が容易に出来る普通運賃で購入してしまうでしょうから、「早割などで購入するのを原則とする」・「事情により便変更する必要がある場合には取消手数料・払戻手数料は領収証の提出により実費精算する」のような感じの規定を入れてもいいかもしれません。
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この回答へのお礼

やはり領収証添付は必須ですね。購入する運賃種別(原則として早割で買う、とか)についても、御意見を参考に、規定に取りいれたいと思います。
回答ありがとうございました。

お礼日時:2006/03/26 16:32

紛失した場合は、他の何でもそうであるように、支払いはできない、支出者の責任で会社はその経費を支払うことはないという規定はどうでしょう。



紛失したとか、現金払いだなんて言い訳ですし。
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この回答へのお礼

おっしゃるとおり、紛失の際は一切支払わない、くらいに厳しくしないと、改善できなさそうですね。
実際、故意に差額分を小遣いにしようとしているわけですから。。。救済の必要は、ないですよね。
回答ありがとうございました。

お礼日時:2006/03/26 16:25

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私は大学の教員です。学会参加のため年に何回も出張があり、出張旅費は自分が獲得した研究費から支出しています。この際、旅行会社の格安パックを利用したり、貯めたマイレージで無料の特典航空券を手配すると、支給される出張旅費よりも安く済ませることが可能です。このようなことは多くの人が行っていますが、果たして大丈夫なのでしょうか?
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基本的な考え方ですが、不正使用とはどういう定義になるのでしょう?
役所(独立行政法人?)のシステムは判りませんが、実費主義であれば、発生した旅費交通費を請求し清算(領収書添付又は、清算書にて清算)することになりますね。ご質問の主旨からすると、出張先への旅費交通費は、定められた行程に基づく定額の支給となり、領収書の添付が義務づけられていないシステムではないかと思います。その場合には、
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Q出張時の交通機関の変更は横領?

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往復分チケットを支給しています。
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もちろん出張には行きますし、差額は自腹ですし、出張先の時間も厳守
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どうでもいいような質問ですが、よろしくお願いします。

Aベストアンサー

「特定の新幹線を利用することを義務づけている場合」
これはその移動時間中「業務指示があった」と見なすことができるので、労働時間としてカウントしなければなりません。したがって、この場合は、御質問のような行為をすることは一切できません。(もっとも機密事項の輸送とかそういうもの位しかこのケースは想定しえませんが)

移動手段が自由ならば、労働時間にはなりません。会社は移動手段も指定できませんから、どんな方法で行こうと自由です。では、どうなるかと言えば就業規則の旅費支給規定によると思います。

ここはNO3さんの回答で正解でしょう。

なお、労災ですが、出張の時間は業務上扱いにはなりますが、それが「常識的な移動手段」であれば、労災にならないということはありません。飛行機や深夜バスなら想定しうる手段だとは思いますので、大丈夫だと思います。

Q航空運賃の精算

先日、出張にいって、会社に対して運賃を精算しようと思ってるのですが、
気がついたらエビデンスとして、ANAeチケットお客様控えしかもっていませんでした。
そこに合計運賃は載っているのですが、これでエビデンスとして通用するのでしょうか。

Aベストアンサー

>これでエビデンスとして通用するのでしょうか。

<一般論として>
eチケットは、ただの紙です。受取書としての法的効力もチケットとしての効力
もありません。(権利行使の証憑にすぎません)
 ※搭乗券の場合、搭乗した事を証明できますが、eチケットは搭乗券ではあり
  ませんので、実際に搭乗した事すら証明できません。
つまり、eチケットをエビデンスとする事は一般的では無いと思われます。
 ※eチケットの場合、転売は極めて困難(個人間売買は除く)です。しかし
  払い戻しは出来ます。(払い戻しも、結構面倒ですが・・・・)

<eチケットをエビデンスにしたい>
 ◯eチケット
 ◯出張を証明できる御社書類(出張命令書等)
 ◯搭乗券(半券)→搭乗を証明できます。
これだけのエビデンスがあれば、余程杓子定規な運用をしている会社でない限り
(領収書が無くても)エビデンスとして認められると思われます。

但し、御社には御社の会計方針があると思いますので、御社の会計責任者
(担当者)にお尋ねください。


因みにNHの場合、クレジットカードで購入していても領収書は
http://www.ana.co.jp/dom/reservation/receipt/index.html
このように対応出来ますので、次回よりご利用下さい。

>これでエビデンスとして通用するのでしょうか。

<一般論として>
eチケットは、ただの紙です。受取書としての法的効力もチケットとしての効力
もありません。(権利行使の証憑にすぎません)
 ※搭乗券の場合、搭乗した事を証明できますが、eチケットは搭乗券ではあり
  ませんので、実際に搭乗した事すら証明できません。
つまり、eチケットをエビデンスとする事は一般的では無いと思われます。
 ※eチケットの場合、転売は極めて困難(個人間売買は除く)です。しかし
  払い戻しは出来ます。(払い戻し...続きを読む

Q航空券の領収書について

当社は、実費請求ではなく、旅費規程に定められた内容で生産しております。
ここで質問ですが
海外旅費規程に社長の航空代はビジネスクラスとなっております。
そのビジネスクラスの金額ですが、例えば「JALの成田-NY」の金額に決まりはあるのでしょうか?
会計処理は、旅費精算書で費用計上してるだけです。(領収書は提出はありません)
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安い方法をとって差額を懐に入れるとよく聞きますが…。
航空券の金額の算出はどうなるのでしょうか?

Aベストアンサー

質問者様、こんにちは。
航空・空港関係の仕事をしている者です。
精算について、ご回答いたします。

まず、他の回答者様も仰っているように経費精算の方法に大いに問題ありです。
そのうえで回答申し上げますが、航空運賃の種類には、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 正規運賃
2. IATAペックス運賃
3. 航空会社限定の正規割引運賃
4. 格安航空券

以下、それぞれの運賃について説明を記しますが、特に注記のないものは全日空の平日ビジネスクラス往復運賃を記しています。
いずれも、燃油サーチャージ・諸税は含まれていません(航空運賃のみです)。

1. 正規運賃
国連が設けた機関の1つである「IATA(国際航空運送協会)」が指定している国際的なルールに基づく運賃です。
これは、すべての航空会社共通の運賃で、予約もどの航空会社に対してもできる、制約の一切ない運賃です。
例えば、JALで購入して、アメリカン航空を利用するなどということも可能です。
参考運賃 1,335,000円

2. IATAペックス運賃
上記IATAが定めた割引運賃で、こちらもどの航空会社でも利用できます。ただし、有効期限などに制限がある場合があります。
参考運賃 1,042,400

3. 航空会社限定の正規割引運賃
航空会社が、自社の運航便の利用に限って設けた割引運賃です。
他の航空会社は利用できません。
また、有効期限、予約変更の自由性などによって、運賃が異なります。
参考運賃 427,400~757,000円

4. 格安航空券
航空会社が、パッケージ旅行商品向けなどに設けている団体割引運賃「IT運賃」を、一般の旅行者に提供している運賃です。
原則として予約変更はできず、購入した際に指定した便しか利用できません。旅行期間も短く設定されています。
参考運賃 中国東方航空:157,500円

上記のような具合になります。
旅費精算で基準にされる運賃は、会社によって異なりますが、一般には「正規割引運賃」だと思います。
つまり、上記2または3に該当します。
実費精算でないのだとしたら(昔はそういう会社や役所も多かったです)、御社の出張規定などで、どの運賃を利用すべきか指定されているのではないかと思います。

なお、運賃の差は、最大で133.5万から15.7万まで、およそ118万円です。
もし、御社の社長が、正規運賃で旅費精算をしながら、実際は格安航空券を利用していたとしたら、単純に100万円以上の損失を会社に対して与えていることになります。
早急に、旅費規程および旅費精算を改定されることをお勧めします。

なお、税務上は国内移動については領収書がなくても経費として認められるケースがままありますが、業務による海外出張の場合は、領収書の添付が必須のはずです。
税務署が今まで何も言わなかったとは信じられませんが!

質問者様、こんにちは。
航空・空港関係の仕事をしている者です。
精算について、ご回答いたします。

まず、他の回答者様も仰っているように経費精算の方法に大いに問題ありです。
そのうえで回答申し上げますが、航空運賃の種類には、大きく分けて以下の4つがあります。

1. 正規運賃
2. IATAペックス運賃
3. 航空会社限定の正規割引運賃
4. 格安航空券

以下、それぞれの運賃について説明を記しますが、特に注記のないものは全日空の平日ビジネスクラス往復運賃を記しています。
いずれも、燃油サーチャージ・...続きを読む


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