現在の会社に転職してから1年がたちます。社長と顧問の秘書業務を独りでしておりますが、社長室は3F、顧問のお席はお隣という状況です。顧問はスケジュールの管理を
まかせてくれますが、社長は伺ってもなかなかお教えいただけません。また、別フロアーに社長室があるため、社長室に誰が入っているのか、社長が席をはずしているのかということが把握できません。また、席がお隣ということもあり、顧問のフォローが先行してしまい、お二人が事務所いいるときは、お二人に満足してもらえているのかどうか、不安にかられます。
秘書としてこれでいいのか、秘書の責任を果たせているのか、どうしたら上司と信頼関係を築くことができるのかと疑問ばかりが渦巻いております。どうすれば、現状を打破できるのか、アドバイスを宜しくお願いいたします。

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A 回答 (2件)

私も長い間数社にわたり秘書をしておりましたので、お気持ちはよく判ります。


アドバイス出来る事は、それぞれ社長も顧問も人間だと言う事。
まず秘書をおとりになる際に社長室と顧問室を別にして、どちらに秘書を置くかなどよく考えた上で今の状況になった筈です。
職種や、企業規模にもよるとは思いますがきっと社長様はご自分ですべてを把握し、企業機密を出来る限り外にもらしたくないのかもしれません。
それくらい繊細な方が会社を経営されているというのはとても心強いと思い、要求された事は完璧にこなす程度に留めて置く方が社長様の求めている秘書なのかもしれません。
無理に信頼関係を築くより、どういったお人柄かということをよく考えて行動をなされば自然と時間をかけて信頼関係が築かれていくものだと私は思います。

ただ、きっと外部からお忙しい社長様でしたら社長様のスケジュールを聞かれた時にお答えできないという辛さや業務的に滞る事態もあるでしょうから、ワークフローを社内ネットに入れる事をお勧めします。
万が一ネットワーク等に弱い社長様でしたら、お手伝いする事によって自然に接する機会も増えますしコミュニケーションや社長のお考えに触れる機会もあることでしょう。
一度社内のシステム管理者などにご相談されるのもいいかもしれません。

私もchoketさんのように気持ちが真っ直ぐなあまり、視線を1つにしか持っていけない時期がありました。
でもそれぞれのニーズに答えるのが大事なので、ケースバイケースを考えただすべてを把握するのが秘書業務ではないと言う事を念頭に置いて頑張ってください。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。12月~2月上旬まで、本当に仕事が上手くいかず、憂鬱な日々を過ごしておりました。
「今までのやりかたで評価されないのであれば、別の手を考えよう」と、社長のスケジュールがわからないので遠慮がちにとってきたコミュニケーションを、逆に積極的にとるようにしてみました。(うるさすぎる位に)連絡→報告を繰り返していくうちに、少しずつ距離が縮まってきました。また、歯車が狂い出したら、別の手を考えて、試行錯誤を繰り返そうと思います。
最低限の社長の指示を完璧に処理し、その後のフォローを気をつけ、お仕事をしていこうと思っています。
心のこもったアドバイス、ありがとうございました。

お礼日時:2002/02/15 12:37

 一応秘書をもつ側の立場の者です。


 こんな素晴らしい秘書をもって社長氏が羨ましいです。
 お伺いする限りで思いつきますが、姿はみえなくとも社長氏が呼んだときにすぐ出向いていけるような通信手段を提案してはいかがでしょう。
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この回答へのお礼

温かいお言葉、ありがとうございました。
まずは、社長とのコミュニケーションを取る努力を続けていこうと思います。

お礼日時:2002/02/15 12:39

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Q女性社長の秘書をなさっている方

こんにちは。

女性社長の秘書をなさっている方がいらっしゃいましたら、その仕事の苦労・注意点等教えてください(現在転職を検討しています)。

Aベストアンサー

こんにちは!
すいません社長ではないのですが、部長秘書でしたらあります。

問題点は、これは、その方の性格によってしまうと思うのですが、同性なので容赦ない指摘など男性よりはやはりどこかしらきつくなる所はありました。

また私の上司はかもしれませんが、感情の起伏が激しかったので、それに付き合うのは大変でしたね。。。

でも逆に、至らぬ心配はないので楽は楽ですが!(セクハラとか!)あと実力が結構試されます。女だからとこれまた容赦はないので。
性格によりますが、相性次第だと思います★

Q社長秘書業務を上手くするために・・・

こんにちは。某上場企業の社長秘書を派遣社員として始めました。こちらの会社に秘書を置くようになって1年目。私で2人目です。(仕事中に眠ったり、私用電話ばかりしていたり・・・と前任者の評判はすごぶる悪いものです)
私を雇った責任者は契約上総務部の部長です。この方も変な方で、会社のほとんどの方から嫌われています。
前置きが長くなりましたが、秘書業務を私が責任を持って進めていきたいのですが、「こんな電話のことは聞いていない」とか「社長のスケジュールを配れ」とか、総務部長のちゃちがよく入ります。「○○をしてほしい」と用事も良く頼まれるのですが、社長が出張から帰ったばかりでバタバタしているので「社長業務があるので・・・今日中でいいですか?」と伺うと「早くやって欲しいにきまっているだろう!あたりまえのことを聞くな!」と「社長業務よりも自分のことを優先させたい雰囲気です。」
また、日報まではいかないのですが、「日々の電話のやりとり等のノートをつけて見せろ」といってきます。でも、全てを書いていると時間通りに終わらないし、残業はさせたくないようです。
顧客名簿もないし、前任の方の退職の仕方もうまくいかなかったようで、いろいろと書類の整理等もしていきたいのですが、今の状態だとそれもいつになることやら。また、総務部長と上手くやれるかどうかも自信がありません。社長とは上手くいっているのですが・・・
ポイントレスの質問ですが、秘書業務が上手く行くように、また人間関係が上手く行くようにアドバイスをいただけたら幸いです。

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Aベストアンサー

こんにちは。

部長と社長の間、というのはなかなか難しいですよね。
私も、組織上の上司である部長と、仕事の支持を受ける社長との間で悩んだことがあります。

ご質問のケースだと、派遣社員ということですから、まずは契約書を見てみてください。
契約書上の業務は何と書いてありますか?
そこに「社長秘書業務」とあったり、書面には「事務」としかなくても、口頭で派遣会社の担当者から「社長秘書の仕事」と言われていれば、それを派遣会社の担当者に相談してみてください。

そうでない場合も、仕事が遂行しにくいのであれば、まずは担当者に相談されるのがいいと思います。担当者が×の場合は、その会社の相談窓口へ。
いきなり社長に直訴して総務部長がへそを曲げると、次の更新を渋られる可能性もありますから、まずは筋を通す意味で、派遣会社に聞いてみてください。

立場が難しいと思いますが、やりがいのある仕事だし、がんばってくださいね。

Q社長秘書を上手くするために・・・#2

皆様にさらにご協力をお願いいたします。
当方は現在上場企業の社長秘書を派遣社員としてしております。秘書室はなく、総務部に所属しています。この会社は秘書を1年前まで置いたことがないので、あまり「秘書」というものを理解していないようです。
さて、現在社長のスケジュール表を役員+経理部、総務部長、副部長、係長にメールにて配信させられています。
一応、詳しいことは記入しないようにておりますが(例えば○○でゴルフ等)、このようなことは一般的に行われているのでしょうか?例えば、「契約書に社長決裁が欲しい」等の理由であれば、この日は会社に「いるorいない」のみで良いと思うのですが・・・
また、社長の動きを把握する必要がない人も含まれています。(総務副部長、係長)私が席にいるのですから、何かあれば、私に聞けばすむからです。逆に言うと、「社長のスケジュールを知る必要がある仕事をしていない」ということです。
お返事お待ちしております。

Aベストアンサー

こんばんわ。
私も秘書業務をしています。
社長ですが、社長と言うのはそもそもプライベートがありません。寝ているときもトイレにいるときも社長なのです。社長の行動はすべて見せてもかまわない、見れるというのがよい会社なのではないでしょうか。
たまに秘密なことはありますが、ゴルフはそれには含まれないと思います。

Q商社の社長秘書に必要なスキルを教えて下さい。

語学力以外にどんな知識、マナーが必要でしょうか?

Aベストアンサー

yuri7399jp様
カウンセラーの笹木と申します。
どうぞよろしくお願いします。
商社社長の社長秘書として必要な知識、マナーについてのご質問です。
また中途採用の場合、応募資格要件、職務内容等が明確化されているので詳細はその書類で確認願います。
社長秘書経験者の話等を参考にして整理しましたのでご参照願います。

1.主な仕事
スケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、社長の仕事がスムーズに進むようサポートをする。
<電話応対>
社長にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぐ。
<メール・手紙の処理>
社長宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告する。
<スケジュール管理>
会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整する。レストランや航空券などの予約業務も行う。
<来客対応>
来客の案内やお茶出しなどを行います。同席を求められることもある。
<文書作成>
会議や商談などに必要な文書を作成する。
<その他>
慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わること(情報収集・準備、代理出席)も秘書の仕事です。

2.必要な知識
・社長の知りたいこと、社長が聞くであろうことを、常に予測しながら動く。聞かれたら、待たせずにすっとそれが出せる状態にしておく。そのために、多くの経済雑誌、新聞に目を通し、ありとあらゆる情報をまとめて表にし、常に近くに置いておく。

3.必要なマナー
・社長の心を和ませる笑顔を心掛ける。
・謝るのが仕事。社長に代わり謝ることが多い。この場合、自分の感情とは切り離して、表面上は非常に申しわけなさそうに謝る事。
・周りの人が話しているビジネスの内容、お客さんの雑談なども、何気なく,すべて聞いておく。自分から積極的に、「盗み聞き」すること。
・宴会、お土産、お祝いに使える、センスの良いお店、お菓子、高級な品物等を、常にアンテナを高くして探しておく。
最後にyuri7399jp様のご健闘期待します。

yuri7399jp様
カウンセラーの笹木と申します。
どうぞよろしくお願いします。
商社社長の社長秘書として必要な知識、マナーについてのご質問です。
また中途採用の場合、応募資格要件、職務内容等が明確化されているので詳細はその書類で確認願います。
社長秘書経験者の話等を参考にして整理しましたのでご参照願います。

1.主な仕事
スケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、社長の仕事がスムーズに進むようサポートをする。
<電話応対>
社長にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電...続きを読む

Q秘書室の仕事

こんにちは!国内の大手証券会社に内定をいただいている大学4年生(♀)です。昨日配属の通知がきて、4月から秘書室で働くことになりました。
本社で働けることになってとても嬉しいのですが、秘書室というものがどういうものなのかよくわからなくて質問させて頂きました。
別件で会社に電話したときに少しだけ聞けてわかったことは、
・英語は必須
・朝が早い
ということだけです笑
ただ、選考過程や配属面接などで会社側が受け取った私のやりたいこと、特質、志向など考慮して決めてくれたようなので、楽しみだし、精一杯頑張りたいと思います。
そこで質問です。
・証券会社の秘書室の仕事とは?
やっぱり4月までの間気になるし、少しでも仕事内容をイメージしたいので、わかる範囲で教えてください。
・今のうちにやるべきことは?
あと1ヵ月半ですが、もしも何かあれば・・・
・服装・装備品・身だしなみなどについて
支店配属の場合制服があるのですが、秘書室は・・・ないですよね!?
今はリクルートスーツしか持っていなくて、入社前に最低1-2組は用意したいので、何かアドバイスいただけると嬉しいです。

こんにちは!国内の大手証券会社に内定をいただいている大学4年生(♀)です。昨日配属の通知がきて、4月から秘書室で働くことになりました。
本社で働けることになってとても嬉しいのですが、秘書室というものがどういうものなのかよくわからなくて質問させて頂きました。
別件で会社に電話したときに少しだけ聞けてわかったことは、
・英語は必須
・朝が早い
ということだけです笑
ただ、選考過程や配属面接などで会社側が受け取った私のやりたいこと、特質、志向など考慮して決めてくれたようなので、楽し...続きを読む

Aベストアンサー

初めまして。元秘書室のスコンチョです。(^_^)

まずやっておいた方がよいのは、ビジネスマナーや秘書検定の本を2~3冊
読んでおいてください。会社によって異なる部分はありますし、本の通り
でないこともたくさんありますが、基本線を知っているか否かで飲み込み
がずいぶん違ってきます。

次に、通信連絡手段の習得ですね。手紙やEメールを書く練習、そして
機会をつくって電話もかけてみましょう。(←友達同士で練習が可能です)
それと、情報収集の習慣づけとして、新聞を読んで所属する業界や政治
経済について、最低限の知識を持ちましょう。

実際の業務に入ったら「新人は何でもやる」という気概で頑張ってくだ
さい。掃除やコピー取りといった雑務をしながら、少しずつ先輩の仕事を
理解していきましょう。

服装は男性サイドの意見で恐縮ですが、やはり清潔で機能的(すぐ動ける)
なことが最優先かと思います。次に、上着とパンツ・スカートでは圧倒的
にパンツ・スカートの方が汚れます。ですから、パンツとスカートがセット
になっているものもよいかもしれませんね。枚数が少ないうちに汚してし
まうと、クリーニングに出している間なんともなりませんから。(^_^;)
ワードローブの内容は入社後に先輩からアドバイスをもらうとよいと思い
ます。暗黙のルールもあるでしょうから。

頑張ってください。(^_^)

初めまして。元秘書室のスコンチョです。(^_^)

まずやっておいた方がよいのは、ビジネスマナーや秘書検定の本を2~3冊
読んでおいてください。会社によって異なる部分はありますし、本の通り
でないこともたくさんありますが、基本線を知っているか否かで飲み込み
がずいぶん違ってきます。

次に、通信連絡手段の習得ですね。手紙やEメールを書く練習、そして
機会をつくって電話もかけてみましょう。(←友達同士で練習が可能です)
それと、情報収集の習慣づけとして、新聞を読んで所属する業界や...続きを読む


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