現在の会社に転職してから1年がたちます。社長と顧問の秘書業務を独りでしておりますが、社長室は3F、顧問のお席はお隣という状況です。顧問はスケジュールの管理を
まかせてくれますが、社長は伺ってもなかなかお教えいただけません。また、別フロアーに社長室があるため、社長室に誰が入っているのか、社長が席をはずしているのかということが把握できません。また、席がお隣ということもあり、顧問のフォローが先行してしまい、お二人が事務所いいるときは、お二人に満足してもらえているのかどうか、不安にかられます。
秘書としてこれでいいのか、秘書の責任を果たせているのか、どうしたら上司と信頼関係を築くことができるのかと疑問ばかりが渦巻いております。どうすれば、現状を打破できるのか、アドバイスを宜しくお願いいたします。

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A 回答 (2件)

私も長い間数社にわたり秘書をしておりましたので、お気持ちはよく判ります。


アドバイス出来る事は、それぞれ社長も顧問も人間だと言う事。
まず秘書をおとりになる際に社長室と顧問室を別にして、どちらに秘書を置くかなどよく考えた上で今の状況になった筈です。
職種や、企業規模にもよるとは思いますがきっと社長様はご自分ですべてを把握し、企業機密を出来る限り外にもらしたくないのかもしれません。
それくらい繊細な方が会社を経営されているというのはとても心強いと思い、要求された事は完璧にこなす程度に留めて置く方が社長様の求めている秘書なのかもしれません。
無理に信頼関係を築くより、どういったお人柄かということをよく考えて行動をなされば自然と時間をかけて信頼関係が築かれていくものだと私は思います。

ただ、きっと外部からお忙しい社長様でしたら社長様のスケジュールを聞かれた時にお答えできないという辛さや業務的に滞る事態もあるでしょうから、ワークフローを社内ネットに入れる事をお勧めします。
万が一ネットワーク等に弱い社長様でしたら、お手伝いする事によって自然に接する機会も増えますしコミュニケーションや社長のお考えに触れる機会もあることでしょう。
一度社内のシステム管理者などにご相談されるのもいいかもしれません。

私もchoketさんのように気持ちが真っ直ぐなあまり、視線を1つにしか持っていけない時期がありました。
でもそれぞれのニーズに答えるのが大事なので、ケースバイケースを考えただすべてを把握するのが秘書業務ではないと言う事を念頭に置いて頑張ってください。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。12月~2月上旬まで、本当に仕事が上手くいかず、憂鬱な日々を過ごしておりました。
「今までのやりかたで評価されないのであれば、別の手を考えよう」と、社長のスケジュールがわからないので遠慮がちにとってきたコミュニケーションを、逆に積極的にとるようにしてみました。(うるさすぎる位に)連絡→報告を繰り返していくうちに、少しずつ距離が縮まってきました。また、歯車が狂い出したら、別の手を考えて、試行錯誤を繰り返そうと思います。
最低限の社長の指示を完璧に処理し、その後のフォローを気をつけ、お仕事をしていこうと思っています。
心のこもったアドバイス、ありがとうございました。

お礼日時:2002/02/15 12:37

 一応秘書をもつ側の立場の者です。


 こんな素晴らしい秘書をもって社長氏が羨ましいです。
 お伺いする限りで思いつきますが、姿はみえなくとも社長氏が呼んだときにすぐ出向いていけるような通信手段を提案してはいかがでしょう。
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この回答へのお礼

温かいお言葉、ありがとうございました。
まずは、社長とのコミュニケーションを取る努力を続けていこうと思います。

お礼日時:2002/02/15 12:39

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Q社長と女秘書が不倫!こんな会社を辞めるべきか?

社長と女秘書が不倫していそうなんです。社長60代妻子有り、太って眼鏡をかけ禿げています。女秘書は40代バツイチ独身子持ち、歳のわりには均整の取れた美人です。

社長がこの女秘書を偏に贔屓し可愛がります。

客先接待の時必ず彼女を随行させ高価なレストランでお客様と一緒に食事をさせます。ある意味ホステス役です。会社が引けても休日でも彼女の携帯に電話して、呼び出したりしているようです。

出張の時は必ず彼女を随行させます。営業スタッフが同行するので秘書は不要と思うのですが。。。。。?同じホテルに泊まるのでとても怪しいです。

彼女はどう推測しても大した給料じゃないのに3DKの広いアパートに住んでいます。どうやら社宅扱いで会社から家賃が出ている様なんです。当社は小さい会社なので福利厚生なんて全く無い会社です。加えて、彼女の携帯電話はどうも会社が費用を出しているようです。社員には携帯電話なんか支給されていません。会計は社長と税理士と彼女しか見られません。

彼女が社長の意見に従ったり社長が彼女の提案に同調したりする時(例えば新入社員歓迎会会場設定の時等で)は、しらけてとても腹が立ちますが、みんな黙ってしまい自分の意見を言えません。これが原因で若い社員が辞めていきました。

反面、彼女は秘書業務以外に総務会計全般をも担当し、とても会社の為に成っていて欠かせない人材です。社内で社長にベタベタする様な事は見た事有りません。

以上の事は全社員解っている事なんですが、給料は安いですが業績も順調で安定しいる会社なので、クビを恐れて誰も社長に文句を言えませんし、話すのもタブーになっています。


そこで質問ですが、
私は、会社を辞めるべきでしょうか?道徳や倫理に反する社長と女秘書の関係がたまらなく嫌です。辞める時は社長にその話をするつもりですし、場合によってはご家族に告発する事も考えます。
一方、仕事は嫌ではないし、社長もそれ以外では良い方で、私を信頼してくれているので、ここは大人になり我慢をし、引き続き勤め続けるべきでしょうか?
とても迷っています、ご意見を宜しくお願い致します。

社長と女秘書が不倫していそうなんです。社長60代妻子有り、太って眼鏡をかけ禿げています。女秘書は40代バツイチ独身子持ち、歳のわりには均整の取れた美人です。

社長がこの女秘書を偏に贔屓し可愛がります。

客先接待の時必ず彼女を随行させ高価なレストランでお客様と一緒に食事をさせます。ある意味ホステス役です。会社が引けても休日でも彼女の携帯に電話して、呼び出したりしているようです。

出張の時は必ず彼女を随行させます。営業スタッフが同行するので秘書は不要と思うのですが。。。。。?...続きを読む

Aベストアンサー

個人経営なら、会社の金をどこにつかおう、社長の勝手でしょう。
しかし、不倫は道徳的にも許されるものではありませんし、私も許せません。
彼女の待遇が良いのが問題ではなく、不倫しているのが 問題と考えます。
私なら、そんな社長の下で働きたくありません。自分の労働力と時間をそんな経営者に売りたくはありませんので、辞めますね。

Q女性社長の秘書をなさっている方

こんにちは。

女性社長の秘書をなさっている方がいらっしゃいましたら、その仕事の苦労・注意点等教えてください(現在転職を検討しています)。

Aベストアンサー

こんにちは!
すいません社長ではないのですが、部長秘書でしたらあります。

問題点は、これは、その方の性格によってしまうと思うのですが、同性なので容赦ない指摘など男性よりはやはりどこかしらきつくなる所はありました。

また私の上司はかもしれませんが、感情の起伏が激しかったので、それに付き合うのは大変でしたね。。。

でも逆に、至らぬ心配はないので楽は楽ですが!(セクハラとか!)あと実力が結構試されます。女だからとこれまた容赦はないので。
性格によりますが、相性次第だと思います★

Q秘書官とは

秘書官とは一体どういう方をいうのですか?
昨日、レッツゴー永田町をみていると、大臣になると秘書は秘書官と呼ばれると言っていました。秘書官というのは大臣になると新たに省庁などから派遣されるものかと勝手に思っていましたが、もともと事務所で個人がやとってる秘書(政策・公設・私設秘書などがいますが)がそう呼ばれるようになるのか、どちらなのでしょう。もし、大臣になってから新たに秘書官がつくとしたら、これまでいつもお付きをしていた秘書の方はどうしてるんでしょう。いつも行動を共にしている方はどなたですか? 秘書官も普段は事務所につめているのですか? その仕組みがよくわかりません。どなたか教えて下さい。
 それから、事務所の秘書たちが政治家のことを「代議士!」と呼んでいました。じゃあ、参議院の政治家のことは秘書たちは何と呼ぶのでしょう。議員が大臣になったら、秘書たちも「大臣」と呼ぶのでしょうか?? 「先生」と呼ぶのは議員同士? 
 

Aベストアンサー

わかる範囲でお答えします。
大臣秘書官には政務の秘書官と事務の秘書官の2種類があります。
政務の秘書官は元々議員の秘書をしている人(政策秘書のケースが多いですが)が内閣より秘書官辞令をもらって大臣秘書官となります。(たまに違うケースもあります)
一方、事務の秘書官は役所の職員で、役所にもよりますが本省課長級~補佐級の職員が同じく内閣より秘書官辞令をもらって秘書官となります。
ちなみに、テレビ等で大臣の後ろにカバンを持ってくっついている人を見かけたことがあるかと思いますが、事務の秘書官だと思って間違いないです。
大臣任期中は公務(大臣としての仕事)も政務(1国会議員としての仕事)も特段の支障がない限り事務の秘書官が随行します。
(毎週地元まで一緒について来る秘書官はまれだと思いますが)
秘書官は普段どこに詰めているかですが、政務の秘書官は大臣秘書官室にほぼ常時詰めている人、ほとんど議員会館にいる人など様々です。事務の秘書官は当然役所が基本です。
なお、議員会館にいる秘書は、議員が大臣任期中は暇になるのかと思いきや陳情やらなにやらが大量にやってくるので結構大変です。週末の地元日程の調整等もありますし。
呼び方は、大臣と呼ぶことが多いと思いますが、名字で呼ぶ人もいるようです。

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Q社長秘書業務を上手くするために・・・

こんにちは。某上場企業の社長秘書を派遣社員として始めました。こちらの会社に秘書を置くようになって1年目。私で2人目です。(仕事中に眠ったり、私用電話ばかりしていたり・・・と前任者の評判はすごぶる悪いものです)
私を雇った責任者は契約上総務部の部長です。この方も変な方で、会社のほとんどの方から嫌われています。
前置きが長くなりましたが、秘書業務を私が責任を持って進めていきたいのですが、「こんな電話のことは聞いていない」とか「社長のスケジュールを配れ」とか、総務部長のちゃちがよく入ります。「○○をしてほしい」と用事も良く頼まれるのですが、社長が出張から帰ったばかりでバタバタしているので「社長業務があるので・・・今日中でいいですか?」と伺うと「早くやって欲しいにきまっているだろう!あたりまえのことを聞くな!」と「社長業務よりも自分のことを優先させたい雰囲気です。」
また、日報まではいかないのですが、「日々の電話のやりとり等のノートをつけて見せろ」といってきます。でも、全てを書いていると時間通りに終わらないし、残業はさせたくないようです。
顧客名簿もないし、前任の方の退職の仕方もうまくいかなかったようで、いろいろと書類の整理等もしていきたいのですが、今の状態だとそれもいつになることやら。また、総務部長と上手くやれるかどうかも自信がありません。社長とは上手くいっているのですが・・・
ポイントレスの質問ですが、秘書業務が上手く行くように、また人間関係が上手く行くようにアドバイスをいただけたら幸いです。

こんにちは。某上場企業の社長秘書を派遣社員として始めました。こちらの会社に秘書を置くようになって1年目。私で2人目です。(仕事中に眠ったり、私用電話ばかりしていたり・・・と前任者の評判はすごぶる悪いものです)
私を雇った責任者は契約上総務部の部長です。この方も変な方で、会社のほとんどの方から嫌われています。
前置きが長くなりましたが、秘書業務を私が責任を持って進めていきたいのですが、「こんな電話のことは聞いていない」とか「社長のスケジュールを配れ」とか、総務部長のちゃちが...続きを読む

Aベストアンサー

こんにちは。

部長と社長の間、というのはなかなか難しいですよね。
私も、組織上の上司である部長と、仕事の支持を受ける社長との間で悩んだことがあります。

ご質問のケースだと、派遣社員ということですから、まずは契約書を見てみてください。
契約書上の業務は何と書いてありますか?
そこに「社長秘書業務」とあったり、書面には「事務」としかなくても、口頭で派遣会社の担当者から「社長秘書の仕事」と言われていれば、それを派遣会社の担当者に相談してみてください。

そうでない場合も、仕事が遂行しにくいのであれば、まずは担当者に相談されるのがいいと思います。担当者が×の場合は、その会社の相談窓口へ。
いきなり社長に直訴して総務部長がへそを曲げると、次の更新を渋られる可能性もありますから、まずは筋を通す意味で、派遣会社に聞いてみてください。

立場が難しいと思いますが、やりがいのある仕事だし、がんばってくださいね。

Q外資系企業の秘書になるには

外資系企業の秘書になりたいと思っていますが、いくつか質問があるので、どれか1つでもお答え頂けるとありがたいです。

・大学の学部は外国語学部と経営学部ではどちらの方がいいのでしょうか?
・外資系企業なので一流大学出の方がいいのでしょうか?
・大学よりも秘書科コースのある専門学校へ行く方がいいのでしょうか?
・日本の大学よりも海外の大学へ行く方がいいのでしょうか?

あと、秘書というのはずっと秘書をやっているのではなく、秘書課にいる間やっているだけで、営業や経理などに配属されることもあるのですか?

外資系企業じゃなくても秘書の経験のある方に秘書業務についてお話を伺えれたらうれしく思います。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

現在、外国人2名の秘書をしています。
秘書科コースのある専門学校より、大学のほうがいいと思います。秘書の仕事は、わざわざ秘書科で学ぶようなことではなく、一般常識や気遣いなどが大事です。
私は、日本にある大学(英文科)卒です。

外資の秘書さんは、派遣の方が多いと思います。(私はグローバルに展開しているところに勤めていますが、外資系ではなく、また派遣でもないです。国内企業でも、秘書さんの一部を派遣にしているところは多いです。)

外資の秘書さんは、上司が転職すると、上司について一緒に転職する、ということもあります。

「外資系の」秘書、というふうに、特定するのは何か理由がありますか?それとも、「外国人の」秘書、というふうに思い描いていますか?

英語力はかなり必要とされますので、頑張りましょう♪

Q社長秘書を上手くするために・・・#2

皆様にさらにご協力をお願いいたします。
当方は現在上場企業の社長秘書を派遣社員としてしております。秘書室はなく、総務部に所属しています。この会社は秘書を1年前まで置いたことがないので、あまり「秘書」というものを理解していないようです。
さて、現在社長のスケジュール表を役員+経理部、総務部長、副部長、係長にメールにて配信させられています。
一応、詳しいことは記入しないようにておりますが(例えば○○でゴルフ等)、このようなことは一般的に行われているのでしょうか?例えば、「契約書に社長決裁が欲しい」等の理由であれば、この日は会社に「いるorいない」のみで良いと思うのですが・・・
また、社長の動きを把握する必要がない人も含まれています。(総務副部長、係長)私が席にいるのですから、何かあれば、私に聞けばすむからです。逆に言うと、「社長のスケジュールを知る必要がある仕事をしていない」ということです。
お返事お待ちしております。

Aベストアンサー

こんばんわ。
私も秘書業務をしています。
社長ですが、社長と言うのはそもそもプライベートがありません。寝ているときもトイレにいるときも社長なのです。社長の行動はすべて見せてもかまわない、見れるというのがよい会社なのではないでしょうか。
たまに秘密なことはありますが、ゴルフはそれには含まれないと思います。

Q議員秘書

国会議員秘書といわれるときに指されるのは一般的に
公設第一秘書、公設第二秘書、政策秘書のどれにあたるのでしょうか?

Aベストアンサー

いずれも相当します。
http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1210862892

公設秘書については公務員扱いです。
国会議員には
公設第一秘書
公設第二秘書
政策秘書

の3人が公務員扱いとして採用されます。

Q商社の社長秘書に必要なスキルを教えて下さい。

語学力以外にどんな知識、マナーが必要でしょうか?

Aベストアンサー

yuri7399jp様
カウンセラーの笹木と申します。
どうぞよろしくお願いします。
商社社長の社長秘書として必要な知識、マナーについてのご質問です。
また中途採用の場合、応募資格要件、職務内容等が明確化されているので詳細はその書類で確認願います。
社長秘書経験者の話等を参考にして整理しましたのでご参照願います。

1.主な仕事
スケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、社長の仕事がスムーズに進むようサポートをする。
<電話応対>
社長にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぐ。
<メール・手紙の処理>
社長宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告する。
<スケジュール管理>
会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整する。レストランや航空券などの予約業務も行う。
<来客対応>
来客の案内やお茶出しなどを行います。同席を求められることもある。
<文書作成>
会議や商談などに必要な文書を作成する。
<その他>
慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わること(情報収集・準備、代理出席)も秘書の仕事です。

2.必要な知識
・社長の知りたいこと、社長が聞くであろうことを、常に予測しながら動く。聞かれたら、待たせずにすっとそれが出せる状態にしておく。そのために、多くの経済雑誌、新聞に目を通し、ありとあらゆる情報をまとめて表にし、常に近くに置いておく。

3.必要なマナー
・社長の心を和ませる笑顔を心掛ける。
・謝るのが仕事。社長に代わり謝ることが多い。この場合、自分の感情とは切り離して、表面上は非常に申しわけなさそうに謝る事。
・周りの人が話しているビジネスの内容、お客さんの雑談なども、何気なく,すべて聞いておく。自分から積極的に、「盗み聞き」すること。
・宴会、お土産、お祝いに使える、センスの良いお店、お菓子、高級な品物等を、常にアンテナを高くして探しておく。
最後にyuri7399jp様のご健闘期待します。

yuri7399jp様
カウンセラーの笹木と申します。
どうぞよろしくお願いします。
商社社長の社長秘書として必要な知識、マナーについてのご質問です。
また中途採用の場合、応募資格要件、職務内容等が明確化されているので詳細はその書類で確認願います。
社長秘書経験者の話等を参考にして整理しましたのでご参照願います。

1.主な仕事
スケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、社長の仕事がスムーズに進むようサポートをする。
<電話応対>
社長にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電...続きを読む

Q自民党の秘書さんは今?

自民党の秘書さんは今?

昨年政権交代した時、自民党の多くの秘書さんが職を失いましたね。
そして、民主党は秘書不足(特に新人議員)でしたが、自民党議員の秘書を雇うのは問題、と民主党本部から通達(だったか記憶は曖昧)が出ていたかと。

特に民主党は親族の秘書化も確か制限していたかと、、。

あれから1年経って、今 どんな状況なのでしょうか?
  自民党秘書は 自民党本部、支部の職員にでもなっている?
    →民主党の秘書は結局素人がやっている?
  それとも民主党の秘書に元自民の秘書が多くなっている?

個々の人ではなく、大体の状況で結構なのでその後をご存知の方お願いします。

Aベストアンサー

政党にこだわらなければならないのは政治家で、
秘書は党には関係ありませんので
○○党の秘書と言う表現は適切ではありません。
秘書は政治家のスケジュール管理が大きな仕事です、
その政治家が落選すれば別の政治家にかわるだけです。
前回、100人以上の秘書が自民党の秘書から民主党の政治家へ、
今回の選挙ではその逆で民主党から元の自民党の政治家へと移動しています。

Q秘書室の仕事

こんにちは!国内の大手証券会社に内定をいただいている大学4年生(♀)です。昨日配属の通知がきて、4月から秘書室で働くことになりました。
本社で働けることになってとても嬉しいのですが、秘書室というものがどういうものなのかよくわからなくて質問させて頂きました。
別件で会社に電話したときに少しだけ聞けてわかったことは、
・英語は必須
・朝が早い
ということだけです笑
ただ、選考過程や配属面接などで会社側が受け取った私のやりたいこと、特質、志向など考慮して決めてくれたようなので、楽しみだし、精一杯頑張りたいと思います。
そこで質問です。
・証券会社の秘書室の仕事とは?
やっぱり4月までの間気になるし、少しでも仕事内容をイメージしたいので、わかる範囲で教えてください。
・今のうちにやるべきことは?
あと1ヵ月半ですが、もしも何かあれば・・・
・服装・装備品・身だしなみなどについて
支店配属の場合制服があるのですが、秘書室は・・・ないですよね!?
今はリクルートスーツしか持っていなくて、入社前に最低1-2組は用意したいので、何かアドバイスいただけると嬉しいです。

こんにちは!国内の大手証券会社に内定をいただいている大学4年生(♀)です。昨日配属の通知がきて、4月から秘書室で働くことになりました。
本社で働けることになってとても嬉しいのですが、秘書室というものがどういうものなのかよくわからなくて質問させて頂きました。
別件で会社に電話したときに少しだけ聞けてわかったことは、
・英語は必須
・朝が早い
ということだけです笑
ただ、選考過程や配属面接などで会社側が受け取った私のやりたいこと、特質、志向など考慮して決めてくれたようなので、楽し...続きを読む

Aベストアンサー

初めまして。元秘書室のスコンチョです。(^_^)

まずやっておいた方がよいのは、ビジネスマナーや秘書検定の本を2~3冊
読んでおいてください。会社によって異なる部分はありますし、本の通り
でないこともたくさんありますが、基本線を知っているか否かで飲み込み
がずいぶん違ってきます。

次に、通信連絡手段の習得ですね。手紙やEメールを書く練習、そして
機会をつくって電話もかけてみましょう。(←友達同士で練習が可能です)
それと、情報収集の習慣づけとして、新聞を読んで所属する業界や政治
経済について、最低限の知識を持ちましょう。

実際の業務に入ったら「新人は何でもやる」という気概で頑張ってくだ
さい。掃除やコピー取りといった雑務をしながら、少しずつ先輩の仕事を
理解していきましょう。

服装は男性サイドの意見で恐縮ですが、やはり清潔で機能的(すぐ動ける)
なことが最優先かと思います。次に、上着とパンツ・スカートでは圧倒的
にパンツ・スカートの方が汚れます。ですから、パンツとスカートがセット
になっているものもよいかもしれませんね。枚数が少ないうちに汚してし
まうと、クリーニングに出している間なんともなりませんから。(^_^;)
ワードローブの内容は入社後に先輩からアドバイスをもらうとよいと思い
ます。暗黙のルールもあるでしょうから。

頑張ってください。(^_^)

初めまして。元秘書室のスコンチョです。(^_^)

まずやっておいた方がよいのは、ビジネスマナーや秘書検定の本を2~3冊
読んでおいてください。会社によって異なる部分はありますし、本の通り
でないこともたくさんありますが、基本線を知っているか否かで飲み込み
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機会をつくって電話もかけてみましょう。(←友達同士で練習が可能です)
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