ISO14001の規格の要求事項は、4.1から4.6までありますが、マニュアル文書を策定するとき、要求事項に合致していれば、要求事項の項目別にマニュアルを策定せず、適宜、要求事項の項目を統合したマニュアルでも問題ないのでしょうか?
例えば、「4.4.4 環境マネジメント文書」と「4.4.5 文書管理」を統合するとかです。規模が小さいので、要求事項によっては、あまりマニュアルに規定する必要がない場合もあるものですので。
わかりにくい質問文書で恐縮ですが、アドバイスお願いします。

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A 回答 (1件)

そのようなマニュアルを作成する企業は少ないとは思いますが、


要求事項に、「要求事項の項目別にマニュアルを策定せよ」との
記述はないはずですので、問題ないと思います。

例えば、監査官に対して矛盾なく、論理的にその旨を説明できれば
いいのではないでしょうか。

組織の実体にあった管理、運用が大切だと思います。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。やはり、こうしたメニュアル事例は少ないですか。
自分では、要求事項の(かたい)表現にしばられず、理解しやすさ・使い勝手にしたいマニュアルを策定したいと思ってます。

お礼日時:2002/02/22 08:55

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・環境方針はどのように周知していますか
・目的目標   〃
・環境側面に対するルールはどのように啓蒙していますか
(ちなみに私の会社では、環境方針と目的目標を
 名刺サイズの両面焼きを作って社員に携行させてます)

上記はスタンダードの質問ですね。
定期であればその見直しのプロセスを聞かれるところですが初回なので、やはりどのように周知、啓蒙、教育、活動の動機付けをやっているかはアピールが必要ですね。

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どうか宜しくお教え下さい。

時間が無いので、思いつくことを並べます

例えば、

●目標
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●教育
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>1.4.2環境方針・4.3.1環境側面・4.3.4目的及び目標の要求事項で部門責任者(各所属課長)がインタビューされることで多い事は何でしょうか?

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Q中小企業(SIer)の各種ルール策定について

お世話になっております。
標題の件について、ご相談です。

会社の規模は300名程度で、業種はSIer(システム開発、インフラ構築、情報機器の販売等)です。
現在の会社の総務担当になってから1年が経過しました。

総務に配属になってから最初の頃は、庶務的な月次・週次のルーチン業務等を教えていただきながら一つずつ覚えていきました。
領域としては総務庶務・情報システム等が担当です(明確には決まっていませんがだいたいそのようなことをやっています)。
半年くらいたったころから、やり方が決まっていない業務(他部署の同意を取ったり、上長に判断してもらいながら進めていく仕事)が増えてきました。

1年間やってきて最近ふと思うことは、人事労務会計等の法律に直結する範囲の規定やルールはそれなりに定められていて、特に困ると感じたことはないのですが、法律にあまりかかわらない範囲のルール(車両管理、文書管理、社内広報などなど)が脆弱で、決まっていないことが多すぎてその都度検討が必要になって業務負荷がかかりすぎていると感じています。
その中でも、特にセキュリティポリシーやライセンスの管理等の社内情報システムに関するルールが特に弱いと感じています。

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会社としては、業務改善や規定の策定等、少数の選任者を立てて推進してはおりますが、実際に案を考えて形にするのは現場です。

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中小・大手同業種等々、様々な企業の内側がどのような仕組みで動いているかを知る機会を得られればと思っています…。

上記について、どのようなご意見でも結構ですのでアドバイスいただけないでしょうか。

どうかよろしくお願いいたします。

お世話になっております。
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現在の会社の総務担当になってから1年が経過しました。

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半年くらいたったころから、やり方が決まってい...続きを読む

Aベストアンサー

 
 大手企業に30年間勤めて仕事をするための仕組みの整備とその実施運用の励行(つまり広い意味での品質保証)などの業務に携わったあと、脱サラして経営コンサルティングの会社を興し14年になります。経営コンサルティングの仕事は、仕事をするための仕組み(会社のマネジメントシステム)作りや仕事をするルール(一般に手順と言われます)を構築・整備する支援したり、全員がそのとおりに忠実に実施し結果が出せているかの審査(ISO認証取得のための審査)をしています。

 成功裏にルール(手順)作りをする秘訣の第一は、経営者や管理者を含めて全員の納得(同意)があるか、です。それなしにルール作りをしても、それを無視し、それに外れた手順で仕事をする人がいれば役に立ちません。決めごとを定めると窮屈になると嫌がる人も多いので、内部でよく話し合ってください。

 ルール(手順)作りをすることが決まったら、重要性の高いルール、頻繁に使うルールなどから優先的に手掛けます。作り方は、まずはその仕事のフロー(流れ)を図式的に描いてみます。業務フロー図の作成です。不明な点や曖昧な点は、ベテランなどに確かめます。
 フロー図は、□、◇、→、□(ただし下だけ~で描いたもの)などを用いて表現します。□は活動、◇は判断、→は流れ、□(下は~で描いたもの)は伝票(帳票)などの記録 を意味します。フロー図の作り方の詳しくはネットで調べて勉強してください。

 フロー図は次のようにして徐々に完成度を高めます。すなわち活動、判断、記録に必要なインプット、そこから出されるべきアウトプットを明確に定め、その5W1H(+1A1R)も明らかにします。工夫をしてフロー図にこれらを書き込んでください。5W1Hとは:
Who(誰が)それを実施すべき人
What(何を)対象とするモノ・事項
When(いつ、いつまでに)実施のタイミング・実施期限
Where(どこに、どこで)場所・部署
Why(なぜ)理由・目的
How(どのようにして)手順・やり方・方法・要領
A(承認)上長や責任者の承認の必要性
R(記録)記録に残す必要性

 完成度を高めるときに重要なことは、曖昧さをなくすことです。たとえば「重要な場合は上長に判断を委ねる」とするのはよくありません。重要性の判断基準とその対応手順が要ります。とくに判断基準は曖昧にしないように注意してください。また「~の場合の取扱いは別途定める」としているのに、別途の定めがないのもいけません。

 ひととおりフロー図が出来上がったら、関係者全員に周知し、そのとおりに実施できるか運用してみます。運用してみると不具合点や気が付かなかった点が必ず出てきますから、それらがある程度まとまった時点でフロー図の改訂をします。
 フロー図には、必ず新規制定・改訂の日付とバージョン(版)番号を入れるようにします(できれば承認された証も入れておきます)。

 組織の大きさや業務の複雑さにもよりますが、300人規模の会社であれば、フロー図だけで十分です。いわゆる手順書やルールブックにする必要はありません(必要性を感じたときに手掛けてください)。

 
 大手企業に30年間勤めて仕事をするための仕組みの整備とその実施運用の励行(つまり広い意味での品質保証)などの業務に携わったあと、脱サラして経営コンサルティングの会社を興し14年になります。経営コンサルティングの仕事は、仕事をするための仕組み(会社のマネジメントシステム)作りや仕事をするルール(一般に手順と言われます)を構築・整備する支援したり、全員がそのとおりに忠実に実施し結果が出せているかの審査(ISO認証取得のための審査)をしています。

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ところがこのたびいきなりISO14001、9001の内部監査委員長に任命されたのです。JACOに統一するため一人で二つのことをやらなければいけません。幹部は僕がなることにできないからと反対してくれたみたいですが次期社長の専務が「ほかに人もいないしカレにやってもらわないと困る」と消去法で決められたのです。
講習にも行くことになってるのですがどんなことをするのかもわからないし不安で仕方ありません。
もともと内気で緊張しがちで口下手なので会議を司会したこともありませんし、ISOの内容は難しく書いていて分かりにくいし。。。
誰か経験のある方または同じ境遇の方コツまたはアドバイスいただけたら幸いです・
困ってます。

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>私が受講するのは内部監査人養成コースの1日コースになります。

>グループ討議・発表もあるのでしょうか?また講習を受けたらある程度理解できるのでしょうか?

私が受けた内部監査人養成コースは2日間コースでした。
ご質問様者の場合は1日ということなのでグループ討議・発表があるかは微妙ですね。
講習会である程度理解したうえで、監査人、被監査人とも実務の中で経験しながら習得していくというのが実態ではないでしょうか。


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