が昨年から行われていますが、この文書管理に適したソフトウェアを探しています。accessや桐などのマクロを利用したものでもいいですが、独自に動作するデータベースソフトが理想かなと思っています。

自分でもあれこれ設計しているのですが、分類番号とかファイル化の手順等について関係者の解釈がバラバラで、完成にこぎ着けられないところです。

要求としては、
・情報公開法の各種の要件(件名リストやファイル名の出力、印刷、検索)を満たしていること
・通常の文書の接受や検索等の管理にも便利に使えること
・欲を言えば、LAN環境で共有できるフリーソフトであること
です。

なにか、ご存じの方がいらっしゃいましたら、教えてください。

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A 回答 (1件)

 システム設計の前に、役所内部の意思統一が前提になるでしょう。

文書に対する認識を新たにして、保存方法や保存年限、文書目録の作成方法、文書保存のルール、分類方法と分類番号のつけ方、などについての意識統一が必要です。それでなければ、システムを導入する意味がなくなってしまいます。

 その上で、では、どのように各課・係りで処理をするかということになります。又、庁舎内LANが構築されているのであれば、各課の端末から処理することができるでしょうし、サーバーを持っている場合にはイントラ環境を使って保存することも可能でしょう。1つの簿冊に対して、どれだけの情報を持たせた保存をするのか、ということも検索をするにあたってポイントになります。保存方法も、タイトルだけにするのか、全てをスキャナーを併用した電子化にするかどうかも、検討材料でしょう。

 それらが解決をして、方向が見えた段階で、その方向にあったシステムを構築すると良いと思います。

この回答への補足

こんばんわ。

どこのお役所に尋ねても苦労しているみたいで...

システム化に関しましては仰るとおりです。私も一応プログラマの端くれなので、「ユーザをシステムに合わせる」というのが最も避けるべき事態ではないかと思っています。

とはいいながら、毎日山ほど発行され、受領されている文書を手をこまねいてみているわけにも行かず、とりあえずデータの入力・その後の活用だけでも何とかならないか、と思案しているところです。

この際、エクセルでは設計が変わるとデータ自体が無駄になる可能性があるのに対し、データベースではデータとシステム設計を独立で扱えますから、そちらの方向で何とかならないものか、と1年来探しているのですが....。

補足日時:2002/02/22 23:34
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