就職が決まり、いきなり秘書の仕事をすることになったのですが、その会社では
秘書を置くのも初めてというので、全くすべてがゼロの状態でとても不安です。
更に、スケジュール管理が重要な仕事だと言われ、携帯なども含めて必要なものを準備するように言われたのですが、何が良いのかわかりません。
スケジュール管理のできる機器って一体どんなものがあるのでしょうか?

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A 回答 (3件)

追加質問について。



そうですね、私もZAURUSを持っていて、会議の議事録を作ったりしていますが、スケジュール管理には使っていません。
スケジュールを入れておけば、時間になって知らせてくれたりしますが、会議の予定時間通知には良いのですが、あまり使い勝手は良くないですね。
あの種の電子端末は、結局のところメモ帳代わりなんですよね。
ならば、いっそのことメモ帳や日記帳に手書きしたほうがペンで入力するより早いんです。
文房具屋さんや本屋さんに売っている、ビジネス用日記帳やシステム手帳が一番便利だと思います。

ポイントを整理して、仕様として列記してみましょう。
(1)約束の時間をアラームなどで知らせて欲しい。
(2)やらなければならない仕事を期限や担当などで管理したい。
(3)会議の議事録や、会話メモがしたい。
そういった書き方で、一度要求仕様をまとめてみてください。
そうすると、何が最適かが見つけやすくなります。

言われている「スケジュール管理」とは、上記のようなことだと思います。
(1)はアラーム機能を持ったスケジューラーが良いですね。ZAURUSやPalmでもできます。
(2)は「ToDoリスト」という機能です。ZAURUSやPalmにもあります。
(3)は単純なメモ帳や録音でよいですね。清書は別とすればICレコーダーが良いと思います。
でも、ZAURUSやPalmなどの電子機器は入力がしにくいことや、見たいときにすぐに目的のものを見つけにくいのが欠点です。
その点、紙に書いた、つまり、日記帳やシステム手帳は、ペラペラとめくれば直ぐに見つかります。

私の結論としてはシステム手帳ですね。
中の紙は色々なフォーマットがありますので、「スケジュール」「住所録」「メモ帳」「ToDoリスト」などを揃えると良いでしょう。

↓たとえば、こんなのです。リファイルを色々見てください。

参考URL:http://www.c-company-ltd.co.jp/
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この回答へのお礼

なるほど。システム手帳の方が使い勝手が良いということですね。
早速システム手帳を見に行ってきます。
いろいろと教えていただいてありがとうございました。

お礼日時:2002/03/19 20:01

研究所で秘書を15年続けている者です。



私の部署では、スケジュール管理には機器は使っていません。ビジネスダイアリーというA5サイズのダイアリーを使っています。予定を入れたり変更したりする場合に迅速に対応出来るし、秘書が休んだり、離席中にスケジュールの問い合わせがあった場合に、他の秘書が替わりにスケジュールをチェックすることが可能というメリットもあります。

機器を使う場合は、PDAを使うという方法もあります。パソコンとリンクできるPDAもあるので、上長にPDAを持ってもらい、時々自分のパソコンにリンクさせて情報を共有します。
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この回答へのお礼

やはりスケジュール管理には手書きの方が適しているという事なんですね。
ビジネスダイアリーというものもあるんですか。
探してみます。ありがとうございました。

お礼日時:2002/03/19 20:08

個人的なスケジュール管理をするものは色々あります。


しかし、秘書となると、自分のスケジュール管理ではなく、秘書をする相手(社長とか院長とか)のスケジュール管理がメインですよね?
どんな秘書なんでしょう?
それによっても違います。
エグゼクティブセキュリタリーですか?
それならば、移動中でも、出張先でもスケジュールを管理する必要があり、一般的には大きな日記帳を使っていますね。
パソコンのスケジュールソフトというのもありますが、聞かれるたびに、「パソコンを見ないとわかりません」とか、「席に戻ればわかります:では仕事になりません。
ハンドバックに入る日記帳が一番便利ですよ。
それをいつももっていることだと思います。通勤時も、出張も、会議も、夜の飲み会も・・・
携帯電話も日記帳も業務で使用するのですから、会社の総務に言って、会社の費用でそろえてもらってくださいね。、
電卓、印鑑、ボールペン、名刺などもハンドバックの必需品です。
もし、相手がタバコを吸う人なら、ライター、携帯灰皿もあれば「気が効くな」と感心すると思います。
また、細かいものですが、携帯裁縫セット、はさみ、のり、バンドエイドなども持っていると良いと思います。
秘書とは、そういった細かいところに気を使い、相手が仕事に専念できるようにしてあげるのが仕事だと思います。

それから、もう一つのポイントですが、色々なところに同行すると思いますが、その時、その秘書をする相手(社長としておきましょう)が逢った相手の特徴やその時の話のメインテーマを覚えておいたり、会議では議事録を取ったりすることも重要です。
後日、社長から、「キミ、あの時逢ったあの人は、え~っとなんだっけ?」と言われた時に、「メガネをかけた、背が高めで、低い声でお話をされる方ですか? ○○商店の高橋専務ですね?」などと答えてごらんなさい、そりゃあもう、感心しますよ。
ICレコーダを持っていると良いですよ。10時間くらい録音できるもの。
3万円くらいで買えます。初めて会った人の特徴などを、自分でこっそり録音します。「○○商店高橋部長。メガネ、てっぺんハゲ、高い、声が低い、グレーの背広に青の縞ネクタイ」などと記録します。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。
それにしても、秘書ってかなり細かいことまでしなければいけないものなんですね。ますます不安になってきました・・・。
ちなみに社長ではなくて福祉施設の園長なんです。
まだ仕事も始まっていないし、面接をして話を聞いただけなので、まだまだ私には仕事内容がピンときていないんです。
ただ、スケジュールは現在携帯電話を利用しているそうで、わかりにくい(見づらい)ため、何か良いのはないだろうかと聞かれました。
ザウルス(例えばですが)のような機器って使い勝手としてはどうなのでしょう?
もしご存知でしたら教えてください。

お礼日時:2002/03/14 19:56

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Qスケジュール完璧に決めれば、残業無し仕事が回る考えている管理職方へ

製造業、開発部の社会人4年目の男です。
この不況で受注が減り影響を受けるのはあくまでも製造、量産部隊であり開発部はさらに売れるものを開発しろと以前よりも過酷になっています。
蛍光灯は休憩時間には消し、エレベーター、給茶機、自販機は電気代の無駄と止め、派遣のリストラが相次ぎ、残業なし、給料カット、休日が増え、さらに今まで以上に売れるものを作り、納期を守りなさいと・・・。

一ヶ月前に部署内のグループが一斉に分散、再統合され上司ががらりと変わりました。
現在属しているグループに一番嫌われている3人の上司が一緒になったのです。管理職です。
私(4年目)、同期、3年目、1年目。頼れる20代後半から30代の先輩がいません。
まずこのメンバー編成がおかしいです。回りからはお前のグループ死んだなとか俺やったら辞めるね、と言われる始末。
今までどうにかこうにか回っていた仕事を、担当する仕事が圧倒的に増え、しかも4人で回しています。1年目は私によく質問してきますので教えています。1年目がかわいそすぎます。

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先のスケジュールをしっかり決めていれば、定時内に終わる。
残業は定時内に無駄作業が多いだけだ。
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例えば一つのことを集中して5日で終わる仕事がある場合、納期まで3日しかない時、紙に3日で終わるように書くことは簡単です。
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修正し持っていくとまた別のところを指摘され、修正。また会議、電話。ものの10分で承認がもらえていた伝票も上司が変わったことにより、半日、一日経過。
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製造業、開発部の社会人4年目の男です。
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Aベストアンサー

できないスケジュールを立てるのは無能な管理者の仕事です
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それだけの事なら、携帯のカレンダーやアラーム機能で事足りるのではないでしょうか?
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Q目標管理(役員秘書の目標)

役員秘書をしているものです。
会社で成果主義(目標管理)を導入してしばらくになります。年に2回上期と下期にそれぞれ目標を3個決めなければならないのですが、そろそろネタが尽きてきました。
いくら考えても、いいアイディアが浮かばないのですが、どなたかアドバイス頂けないでしょうか。
よろしくお願いします。

Aベストアンサー

わかります!私も役員秘書をしています。

少し前に導入された目標管理って、数字で成果が図れる仕
事や日々変化に富む仕事をなさる方にはいいかもしれません。
でも、毎日の定型業務を間違えなくこなすことが一番
大事な職種には、あまり合ってない制度ですよね。

特に秘書という仕事は、ボスが気持ちよく仕事してくれる
ように、また、お客様や社員とのパイプ役になるべく気配
り心配りするのが一番大事な仕事です。
変に高尚な目標を立て、気配り心配りがおざなりになった
ら本末転倒ですよね?
私は上司に毎年、そのことを理解してもらえるように相談
して、その上で目標管理を立てるので目標はほぼ毎回一緒
です(笑)
「秘書業務の遂行(定型業務のことです)」「マニュアル
の更新」「住所録管理の徹底」などなど。
「あなたの仕事は目標管理で非常に評価しずらいから。」
と言って、私の上司(秘書室長)は理解してくれます。
brookeさんの上司の方は相談してもわかって頂けないで
しょうか?

ただしその分、言葉遣いやお茶の所作、目上の方だけでな
く他部署後輩への気配りなどには人一倍気を使っているつ
もりです。
細かいところでは有休はなるたけボスがいない日しか取ら
ない、ボスの外出が昼休みにかかる時は昼食時間をずらす
など、日々の仕事をキチンとこなすことでアピールしてい
るつもりです。

この制度自体、すでに時代遅れとの声もあがっています。
もう少ししたら必ず変ると信じ、頑張りましょう!

わかります!私も役員秘書をしています。

少し前に導入された目標管理って、数字で成果が図れる仕
事や日々変化に富む仕事をなさる方にはいいかもしれません。
でも、毎日の定型業務を間違えなくこなすことが一番
大事な職種には、あまり合ってない制度ですよね。

特に秘書という仕事は、ボスが気持ちよく仕事してくれる
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Q目標管理の設定について(秘書)

役員秘書をしていております。
下期の目標を5個も決めなければならず、毎回違う内容なので、ネタが尽き果ててしまいました。
所属している総務部の事業方針は、下記となります。
1 人事制度の効果的な運営
2 社員教育・研修の短期、中期的な計画の作成と実施
3 業務改善・総務関連経費のコスト削減
秘書という職務上、上記の事業方針からは、いくら考えても、いいアイディアが浮かばないのですが、どなたかアドバイス頂けないでしょうか。
来週の月曜日まで提出しなければなりませんので、切羽詰っています。
どうぞよろしくお願いします。

Aベストアンサー

確かに、秘書業務でのMBO(目標管理)は取組みテーママンネリ化しそうですね。

とはいえ、目標の設定をしなければいけないので・・・
ここは原則に則り貴部門の今期施策(事業方針ですか)に連動するものが望ましいので、考えてみると・・・

1の<人事制度の効果的運営>には【秘書業務】は関係なさそうです。
2の<社員教育・研修の短期・中期的な計画の作成と実施>を考えて見ると、例えば秘書専門職関係の外部研修受講とか資格関係で秘書検定1級取得などはいかがでしょう。
3の業務改善・総務関連経費の削減では、秘書手順書(マニュアル)の作成)・労働時間の効率的削減(フレックスの有効活用)ですか。でも、秘書という職務内容から就業時間が役員に左右されてしまうので労働時間の効率的削減は難しそうですね。

このように考えてみると、【資格取得】と【手順書の作成】を目チャレのテーマとするのが良いと思います。
総務部門施策とも連動してますし・・・
いかがでしょう。


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