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事務のアルバイトをしております。
今までは簡単な入力作業をやっておりましたが、最近ワードやエクセルで
社内やお得意様向けの文書を作る事も頼まれるようになりました。
いつも上司には「あなたの好きなように作っていいよ」と言われるのですが、
実は私はオリジナリティーが無く、見本(あらかじめ文書が入っている
フロッピー等)がないと、自分ではロクに文書を作る事ができません。
今まで文書を作った経験が無いので、もし自分で好きなように作って
それが常識外れのものだったら…と思うと不安になってしまってダメなのです。
なのでいつもどなたかのフロッピーをお借りして、予め入っているワードや
エクセルの文書を消して、頼まれた文書を作っています。

私が悩む点は、
・行・列間隔
・上下左右をどのぐらい余白を取るか
・文字の大きさ、フォント
・見やすいデザインを考える事

などが挙げられます。
例えばワードで文書を作るとして、一般的にこの様な感じで作るとか決まり事はあるのですか?
それとも極端におかしいものではなければ、自由なのでしょうか?

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A 回答 (3件)

「Word (ビジネス)文例集」でGoogle等で検索しては。


http://www.houho.com/business/top.html
http://allabout.co.jp/career/clerk/subject/msubs …
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この回答へのお礼

ご紹介ありがとうございます。
有料で閲覧できる文書もあったのですが、何故か普通に見れてしまいました。

お礼日時:2006/08/20 11:26

ワードから話がそれますが・・・。



対外文書の文頭のあいさつ文は一応上司に確認しておいたほうがいいと思います。
出す前でしたら後からでも簡単に入れ替えられますが・・・。

私が会社に入社したてのころ、上司から対外文書を書くように言われ、文例集
から適当に選んで、
「貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。」
などと書いたら、
上司から、
「内は、『貴社ますますご隆昌の段大慶に存じます。』と決まってるんだ。}
、といわれたことがありました。
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この回答へのお礼

ありがとうございます。
言葉が足りなくてすみません!
文書の原稿は上司から手書きのメモを頂いておりまして、
文字の大きさ、レイアウトを自由にしていいと言われていたのでした。
文頭の挨拶もいろいろあるのですね。
うちの会社はいつも「貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます」
ばかりですよ(苦笑)

お礼日時:2006/08/20 11:23

お得意様向けの文書であれば気を使いますね。


余白はWordのデフォルトでいいと思います。
行間隔は文書完成後、下の余白が大きかったらページ設定で行数を変更して、バランスを調整します。
文字の大きさは文書全体のバランスを考えて、文字数が多ければデフォルト(10,5)で、文字数が少なければ12くらいまで大きくしてはいかがでしょうか?
(当然見出しは大きく)
フォントはお得意様向けであれば明朝が基本でしょう、あまりくだけた書体は止めた方がいいと思います、強調部分はMSゴシックくらいで
(ただ、業種がわかりませんので一般的なビジネス文書が前提です)
デザインに関しては難しいですが文書全体の雰囲気を感じ取って考えましょう。
他社から来た文書を読むとき、文書内容だけ読むのではなくそういった目で見るクセをつけるといいと思います。
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この回答へのお礼

教えて頂きましてありがとうございました。
勉強になりました。

お礼日時:2006/08/20 11:17

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