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6月が決算で、今私にとって2回目の決算を迎えています。
いつも思うのですが、
形の違う領収書をうまく整理する方法が分かりません。

昨年度は領収書があまり多くなかったせいもあり、
月別に強引に大型のホッチキスで留めました・・・
今年は、さっき2か月分を数えたところ、
1ヶ月70~90枚ほどなので、
全部で900枚前後あると思います。

たちまち今は領収書の左上にパンチで穴を開けてリングで止めています。
これだと、後から出てきた領収書の整理には便利なのです。
昨年度のホッチキスは無理があったので、
今年度はそれでやってみました。
でも、まとめるとなるとリングだと紙が動いて難しいのです。
厚手の領収書もあれば、レシートに判を押したものもあって、
そろえられません。

うまく整理する方法があれば教えてください。
よろしくお願いします。

A 回答 (5件)

決算が終わるまでは、多少ずるずるしても今のリング状態を継続して、領収書の並べ替えが簡単な状態を維持した方がいいと思います。



で、決算が終わった後は、法的には最低でも5年間は保存しなければいけないので、スクラップブックを使っています。
会社を始めた当時はお金がなかったので、裏紙がたくさんでるA4に2穴のパンチで穴をあけて、コクヨの70円とかで売っている紙のバインダーに挟んで、それに張っていました。
今はスクラップブックです。サイズを同じにして、毎年買い足して行って不要になったところから捨ててます。

もし、会社にたくさん人がいらっしゃるなら、同じ体裁のスクラップ用の紙を作って、精算の時にそれに張って提出してもらうと、楽かもしれません。で、後で、ファイリングします。
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この回答へのお礼

アドバイスありがとうございます。

A4の裏紙はうちでもたくさん出るし、
紙のファイルもたくさんあるので、
買いに行かなくてもよさそうです。

今回思いついた「リング」状態は自分ではヒットかなと思ってます。
(皆さんは当たり前にされているかもしれませんが・・・)
けっこう後から領収書が出てくるので、
以前はクリップで挟んでいたのですが、
ずれて挟み損なったりして、また揃える時に一苦労でした・・・

早速してみようと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2002/08/06 13:34

大学ノートを使っています。



大学ノートは30枚(60ページ)あるものを使い、
1冊で2ヶ月分使えます。(=1年で6冊)。

ページの左上又は右上に月日を記入して糊で貼り付けます、
月により31日まである月の場合(7・8月など)は
表紙の裏と裏表紙の裏も使います。

携帯電話やNTTの請求書など毎月決まっている書類は
別のファイルなどしておけば
大学ノートがあまり分厚くなりません。
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 領収書を保存する目的はまず、税法により7年、商法により10年の期間に渡って保存することが義務づけられていることです。

さらに決算時の違算調査、税務調査時の必要性、経営管理のうえでの必要性などが大きな目的となるかと思います。

 以下は私がやっていた方法です。台紙に張って整理するという手段もいいのですが、後から大きな金額の領収書が出てきたりすると、税務調査のときにあれこれ詮索されたりする可能性もないではありませんので、綴じずにそのまま重ねて自作の封筒の中に入れてました。ただし、用があって取り出すときは順番は狂わないようにしないとなりません。

 税務調査を気にせず、パソコンの会計ソフトをお使いなら、仕訳伝票に自動発番される伝票番号というものを使うという手段があります。仕訳伝票を発伝するときにその伝票番号を証憑のどこかに書き写すか、ナンバリングで伝票番号を押印しておき、この伝票番号の最後の1桁の違う10枚をホッチキスで留めるという方法もあるかと思います。月が変わると伝票番号の大きな桁も変わるようにしておくと、月ごとのまとめもできます。さらに証憑の処理が終わったかのチェックにもなります。

 こうやって月ごとにまとめた証憑は封筒に入れ、表にはプリントアウトした仕訳日記帳を貼り付けておくとよいかと思います。
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この回答へのお礼

今、パソコンの会計ソフトを使っていますので、
自動の伝票番号を使うのは、確認したりするのに良いですね。
参考にさせていただきます。

ありがとうございました。

お礼日時:2002/08/06 13:42

文房具店に売っているスクラップブックに、日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けていくのが一番楽です。


これを1年毎にまとめて、表紙に「**年度領収書」と書いておきます。

もう一つの方法は、いらない紙に日付順に貼り付けるか、セロテープで貼り付けて、ある程度の厚さになったら、上部にパンチで穴を開けて、厚紙で表紙を作り綴じ紐で綴って、表紙に「**年度領収書」と書いておきます。
枚数が多い場合は、1ケ月か2月で一冊にして、表紙に**月分と書いておくと、後で探しやすいです。
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私たちの所ではA5用紙に全部貼り付けています。

その後ファイルしています
厚くはなりますが、後で見るときに便利です。。
また、大きさがそれより大きな領収書があった場合は折っています。(A5に貼って)
ご参考まで
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この回答へのお礼

早速のアドバイスありがとうございます。
やはり紙に貼り付けるのが1番いいと思いました。
A5だとNTTなどほかの領収書などと大きさが違うので、
A4の用紙に貼り付けてファイルしようと思います。
ありがとうございました。

お礼日時:2002/08/06 13:26

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