社長と話し合う、社長に説明するのは難しい

社長に書類作成などよく頼まれます。その際どういうふうに書けば誰も分かる書類になるかも聞かれます。
なので、このようにつくれば誰が見てもよく分かると思います、と私は説明します。私自身、丁寧に分かるように話しているつもりです。
しかし、自分の考えていることと私の意見とを頭の中で比較しておられるようで、混乱されます。何度も説明しますが、分かって頂けません。
実際に書類を作り見せても、自分のと比較して混乱され、理解してもらうのにとても時間がかかります。
たとえば、
●●商品の経費の金額合計の欄に（Ａ）をつけ、
▲▲商品の経費の金額合計の欄に（Ｂ）をつけ、
××商品の経費の金額の合計の欄に（Ｃ）をつけたとします。
全合計の欄に（Ａ）＋（Ｂ）＋（Ｃ）と書いたとします。
全合計の（Ａ）＋・・・・を説明するのにすごく時間がかかるという状態なのです。
私は今まで沢山書類を作ってきました。今までの会社でも書類作成は私の係りでした。その際も、説明も書類自体も分からないといわれることはなかったのですが、自信喪失しました。
分かるように説明するのって難しいですね。
なかなか分かっていただけない時、みなさんは、どのようにされているのでしょうか？

No.2 ベストアンサー 回答者： rubipapa 回答日時： 2007/10/03 22:23

こんばんわ。

経理経験者です。
自分が判っていることを、判らない第三者に説明するってすごく難しいですよね。
私も、経営者に書類の作成を頼まれて、しかし、本人の意図するものと
違うので、あーでもない、こーでもない。それならどうすれば納得
いくのか説明してくれと何度もぶちきれたことがあります。(笑)

相手がど素人なら納得もできるのですが、相手がそれなりに知識がある
場合は、妙なこだわりがあって、その壺を押すのが大変なのです。

教科書通りにいえば、相手のレベルに合わせて、大量に書類を作成
するほうがいいのか、ごくごくシンプルに作成するほうがいいのか、
意見は分かれるところですが、最終的に相手が欲するところは
なにかというのを、突き止める以外にはありません。

もしかしたらＡ商品はごっつい儲かってます。Ｂ商品は原価が高くて売上の割に儲かっていません。
そんな書類が欲しいのかもしれませんね。頑張ってくださいませ。

この回答への補足

回答ありがとうございます。
確かに、あーでも、こーでもないとなりますね。
請求書をいちから作成するために説明をきくのに１時間、作成から出しなおしの繰り返しに１時間かかったりもします。
説明中も煮詰るようなので、私が話の途中でタイミングを見て、「こうすれば分かりやすいと思います」とか「こうするのはどうですか」とか言うのですが、自分の考えで頭がいっぱいいっぱいのようで、私の話を理解していただくのは一苦労です。
私の書類が見づらいのかと思って日々分かりやすい書類作りを心掛けています。ですが、何度も作り直しているうちに、社長はまた煮詰ってくるようで、私が作った書類を見て頭を抱えてしまわれます。同じような書類を営業から依頼されてお客様に出すことはありますが、今までお客様からは「見に行くい」とか「分からない」とか言われたことはありません。
相手が欲する所を突き止める、大変難しいですね。
大変だなあ。がんばらなきゃいけませんね。

補足日時：2007/10/03 22:40

No.3 回答者： giashi 回答日時： 2007/10/03 22:34

社長の考え方を最初に具体的に示してもらい、その方法に則って

説明を考えるしかないと思います。

その社長の考え方を知るためには、「例えば○○の場合、社長はどのように計算されますか？」
といったように、簡単な例を提示して、聞いたほうが、より理解しやすいと思います。

まずは社長の思考回路の解読から進めてみませんか？

この回答への補足

私も算数は苦手で、情けないですが学生のころは何％増しとか何％減とかの計算は嫌いでした。でも、働き出してそれでは困るのでちゃんと覚え直しました。
ですが、社長は今だに苦手のようです。
社長は好きではないことは一切覚えようとしない方なのかもしれませんが、私に２％増しの計算は方法はどうやるんだと聞かれました。
別にできるできないはどうでもいいのですが、すべてにおいてそういうことから説明をしないといけない為、大変なんです。
時間がかかる、分かってもらうのが大変、なのはそういうことも原因があります。
社長の思考回路の解読出来るでしょうか？がんばってみます。

補足日時：2007/10/03 22:55

No.1 回答者： noname#45642 回答日時： 2007/10/03 19:41

社長に分からないところを聞いて、社長が分かるような説明をされたらいかがでしょうか？

貴方が具体的に説明し、社長の理解が得られるかは、貴方の能力開発には役に立つと思いますよ。

この回答への補足

回答ありがとうございます。
社長に分からない所を聞いても余計に混乱されてしまいます。

補足日時：2007/10/03 22:23